Lohnsteuerjahresausgleich
Pflichten und Fristen

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Definition

Der Lohnsteuerjahresausgleich – Was ist das?

Als Lohnsteuerjahresausgleich wurde früher die freiwillige Steuererklärung bezeichnet. Heute handelt es sich beim Lohnsteuerjahresausgleich um eine Korrektur der tatsächlich abgeführten Lohnsteuer am Ende eines Ausgleichsjahres. Der Lohnsteuerjahresausgleich wird von Arbeitgebern ab einem Unternehmen von mindestens 10 Mitarbeitern durchgeführt. Ein Lohnsteuerjahresausgleich erfolgt dabei für Arbeitnehmer der Steuerklasse I.

Was bedeutet Lohnsteuerjahresausgleich?

Arbeitgeber behalten gewöhnlich monatlich bei der Lohnabrechnung ihrer steuerpflichtigen Mitarbeiter bestimmte Abzüge ein. Dazu zählen:

Diese Abgaben führt der Arbeitgeber monatlich an das Finanzamt ab. Kommt es jedoch zu Abweichungen bei den Einkünften der Mitarbeiter, ist der Arbeitnehmer verpflichtet, einen internen Lohnsteuerjahresausgleich für das betroffene Kalenderjahr durchzuführen. Zu den Sonderzahlungen zählen:

Durch Sonderzahlungen kann es passieren, dass der Arbeitnehmer bei der unterjährig abgeführten Lohnsteuer am Ende des Kalenderjahres zu viel einbehalten hat. Im Lohnsteuerjahresvergleich wird nun zum Jahresende hin die Jahreslohnsteuer mit den unterjährig abgeführten Lohnsteuerabzügen verglichen und rückwirkend die Lohnabrechnung durch den Lohnsteuerjahresausgleich korrigiert. Dadurch kann es passieren, dass der Lohnsteuerabzug beim Arbeitslohn des jeweiligen Mitarbeiters im Dezember geringer ausfällt als in den vorherigen Monaten. Es erfolgt eine Lohnsteuerrückvergütung.

Abgabefristen von Steuererklärungen und Lohnsteuerjahresausgleich

Ob Lohnsteuerjahresausgleich oder Einkommensteuererklärung, beide Abrechnungen haben Abgabefristen, die es einzuhalten gilt:

Fristen Lohsteuerjahresausgleich
  • Lohnsteuerjahresausgleich sollte idealerweise schon im Dezember des Ausgleichsjahres durchgeführt werden.
  • Frist für den Lohnsteuerjahresausgleich geht allerdings bis spätestens Ende Februar des Folgejahres.
  • Wenn Sie also den Lohnsteuerjahresausgleich für 2022 machen, ist der 28.02.2023 die maximale Abgabefrist.
Fristen Steuererklärung
  • Die Steuererklärung kann bis zum 31.07 des Folgejahres beim Finanzamt abgegeben werden.
  • Die Abgabefrist verlängert sich bis zum letzten Februartag des übernächsten Jahres, wenn Sie Hilfe durch einen Steuerberater oder einen Lohnsteuerhilfeverein erhalten.
  • Die Frist sollten Sie nicht versäumen, da es sonst zu Sanktionen kommen kann wie

    • Verspätungszuschlag
    • Zwangsgeld
    • Steuerschätzung
    • Zinsen
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Wann ist eine Abgabe des Lohnsteuerjahresausgleichs Pflicht?

Wenn Sie als Arbeitgeber mindestens 10 Mitarbeiter im Ausgleichsjahr beschäftigen, von denen einige in der Steuerklasse I sind, sind Sie zu einem Lohnsteuerjahresausgleich verpflichtet. Übersteigt der Arbeitslohn dieser Mitarbeiter den aktuellen Grundfreibetrag, müssen diese Lohnsteuer zahlen. Das heißt, dass auch bei Werkstudenten, Auszubildenden und Rentnern ein Lohnsteuerjahresausgleich erfolgen kann.

Wann erfolgt kein Lohnsteuerjahresausgleich?

Bei einem Zuschlag für Schlechtwetter- oder Winterausfallgeld oder einem Zuschuss zum Mutterschaftsgeld oder zur Kurzarbeit erfolgt kein Lohnsteuerjahresausgleich. Auch für Mitarbeiter, die:

  • kein ganzes Jahr im Unternehmen beschäftigt waren
  • einen großen Teil im Ausland verbringen (Steuerausländer)
  • im betreffenden Jahr – zumindest zeitweilig – nach der Steuerklasse 2, 3 oder 4 sowie Steuerklasse 4 mit Faktor 5 oder 6 besteuert wurden
  • keinen Lohnsteuerausgleich wollen
  • bei deren Lohnsteuerberechnung ein individueller Freibetrag berücksichtigt wurde

Unterschied zwischen Steuererklärung und Lohnsteuerausgleich

Damals wurde die jährliche freiwillige Steuererklärung Lohnsteuerjahresausgleich genannt. Diese heißt nun freiwillige Einkommenssteuererklärung. Bis Anfang der 1990er-Jahre wurde vom Finanzamt am Ende des Jahres automatisch ein Lohnsteuerjahresausgleich durchgeführt. Seit dieses Prozedere abgeschafft wurde, können Arbeitnehmer durch die freiwillige Steuererklärung Lohnsteuer zurückerstattet bekommen.

  • Bei der Steuererklärung werden alle Einkünfte angegeben wie etwa:

    • Vermietung
    • Kapitaleinkünfte
    • Einnahmen aus selbstständiger Arbeit
  • Beim Lohnsteuerjahresausgleich werden nur Lohneinkünfte und die darauf entrichteten Steuern angegeben.
Info

Muss jeder eine Steuererklärung durchführen?

Die Abgabe der Steuererklärung ist freiwillig, wenn Sie nicht per Gesetz zur Abgabe verpflichtet sind. Ihre Abgabe lohnt sich, wenn Sie während eines Jahres zum Beispiel

  • hohe Werbungskosten
  • Sonderausgaben
  • außergewöhnliche Belastungen
  • geheiratet

… hatten. Sie können dadurch rückwirkend Steuer erstattet bekommen. Für diese freiwillige Steuererklärung gilt eine Abgabefrist von vier Jahren.

Wie funktioniert der Lohnsteuerjahresausgleich?

Der Lohnsteuerjahresausgleich kann mit der Hilfe unseres Lohnsteuer-Rechners errechnet werden. Um den Lohnsteuerjahresausgleich zu berechnen, müssen Sie folgende Schritte durchführen:

  1. Ermitteln Sie den steuerpflichtigen Bruttojahresarbeitslohn des Arbeitnehmers. Beachten Sie dabei mögliche Steuerfreibeträge wie den Altersentlastungsfreibetrag (Arbeitnehmer ab 64 Jahren) oder den Versorgungsfreibetrag. Beide müssen vom Bruttojahreslohn abgezogen werden.

    Bruttojahresarbeitslohn – Freibeträge = Maßgebender Jahresarbeitslohn

  2. Lesen Sie für den maßgebenden Jahresarbeitslohn die abzugebenden Steuerbeträge aus der Jahreslohnsteuertabelle ab.  Dabei muss die Lohnsteuerklasse und Zahl der Kinderfreibeträge des Mitarbeiters berücksichtigt werden. Von diesen Beträgen sind die beim laufenden Lohnsteuerabzug einbehaltenen Beträge abzuziehen.

    Jahreslohnsteuer – Gesamtbetrag der laufenden Lohnsteuerabzüge = Differenzbetrag

  3. Der sich daraus ergebende Differenzbetrag müssen Sie dem Arbeitnehmer bei der nächsten Lohnabrechnung erstatten.

    • Mithilfe von Elster erfolgt der Lohnsteuerjahresausgleich online, ohne dass der Arbeitgeber mühevoll die Lohnsteuerabzugsmerkmale seiner Mitarbeiter für den Rechenschritt 2 (s. o.) selbst ermitteln muss.
    • Sie werden dem Arbeitgeber von der Finanzverwaltung zum elektronischen Abruf bereitgestellt.
    • Sie müssen für den Abruf nur Geburtsdatum und Steueridentifikationsnummer Ihres Mitarbeiters nennen können, um Zugriff auf die Lohnsteuerabzugsmerkmale zu bekommen.
    • Voraussetzung für den elektronischen Abruf ist eine Registrierung bei Mein ELSTER.
    • Alle notwendigen Formulare für den Lohnsteuerjahresausgleich sowie wichtige Vordrucke finden sich online auf den Seiten des örtlichen Finanzamtes, dem Bayrischen Landesamt für Steuern oder auf der Website von Elster.
Info

Was ist Elster?

Elster ist ein Akronym für Elektronische Steuererklärung und wurde als Projekt von der Steuerverwaltung des Bundeslandes 1996 ins Leben gerufen. Elster soll elektronisch die Steuerabwicklung für Steuerpflichtige erleichtern. Durch dieses ‚Online-Finanzamt‘ lassen sich sämtliche Prozesse der Steuerverwaltung schnell und einfach abwickeln. Um Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELStAM)schnell abzurufen, müssen Sie sich bei Elster registrieren. Durch Elster können Sie viel Zeit bei Ihrer Steuerverwaltung einsparen.

Zusammenfassung

Lohnsteuerjahresausgleich – Alles Wichtige auf einen Blick

  • Ein Lohnsteuerjahresausgleich erfolgt immer dann, wenn ein Unternehmen mindestens 10 Mitarbeiter hat und sobald einige von diesen in der Steuerklasse I verordnet sind. Der Lohnsteuerjahresausgleich wird vom Arbeitnehmer durchgeführt.
  • Der Lohnsteuerjahresausgleich muss im Dezember eines Kalenderjahres berechnet werden und spätestens bis Ende Februar des Folgejahres beim Finanzamt abgegeben werden.
  • Während die Steuererklärung alle Einkünfte umfasst – Kapitalerträge, Sozialversicherungsbeiträge etc. – werden beim Lohnsteuerjahresausgleich nur die Lohneinkünfte und die darauf entrichteten Lohnsteuern angegeben.
  • Vordrucke für den Lohnsteuerjahresausgleich sowie die Lohnsteueranmeldung oder den Lohnsteuerbescheid finden Sie auf der Website des örtlichen Finanzamtes und dem ‚Online-Finanzamt‘ Elster. Empfehlenswert ist auch, am ELStAM-Programm teilzunehmen, um Lohnsteuermerkmale der einzelnen Mitarbeiter beim Finanzamt abrufen zu können.