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Mit einem Lohnabrechnungsprogramm die Lohnbuchhaltung selbst in die Hand nehmen

Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit einer Software zu erstellen, hat viele Vorteile. Auch und vor allem für Inhaber kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU). Anfangs erscheint es vielleicht etwas kompliziert. Doch mit einem Lohnabrechnungsprogramm sind Sie schnell mit dem Thema vertraut. Denn die komplizierten Aufgaben nimmt es Ihnen quasi vollkommen ab. So ist sichergestellt, dass Sie alles richtig machen, ohne viel Zeit zu investieren. Erfahren Sie in diesem Beitrag, welche Vorteile Ihnen der Einsatz eines Lohnprogramms bietet und welche Funktionen eine gute Software enthalten sollte.

Vorschau

Das Wichtigste zu Lohnprogrammen auf einen Blick

  • Unternehmen, die die Entgeltabrechnungen ihrer Mitarbeiter mit einem Lohnabrechnungsprogramm selbst erstellen, profitieren von vielen Vorteilen. So sparen Sie z. B. viel Zeit und Kosten ein. Mehr Infos hier
  • Damit die Lohnsoftware Ihrem Unternehmen den gewünschten Nutzen bringt, ist es wichtig, dass sie die nötigen Funktionen beinhaltet. Hier mehr
  • Lohnproramme werden als On-Premise- oder Cloud-Lösung angeboten. Welche Lösung für Ihr Unternehmen die beste ist, hängt von Ihren Anforderungen ab. Mehr lesen

Warum ein Lohnprogramm einsetzen?

Jedes Unternehmen, das Mitarbeiter beschäftigt, ist gesetzlich dazu verpflichtet, für diese entsprechend Entgeltabrechnungen zu erstellen. Sie haben zwei Möglichkeiten, dieser Pflicht gerecht zu werden: Sie lagern die Lohnbuchhaltung an einen externen Dienstleister aus oder Sie erstellen die Lohnabrechnungen mit einer speziellen Software selbst.

Das Auslagern an Ihren Steuerberater oder an ein Lohnbüro bietet den Vorteil, dass Sie sich nicht selbst um diese Aufgabe kümmern müssen. Allerdings hat das auch seinen Preis: Es fallen nicht nur Kosten für jede Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung an. Auch die Anlage neuer Mitarbeiter oder das Erstellen von Auswertungen wird berechnet. Wägen Sie also gut ab, ob die Kosten in Ihrem Budget liegen.

Weitaus kostengünstiger ist es, wenn Sie de Lohnbuchhaltung mithilfe eines modernen Lohnabrechnungsprogramms erstellen. Entscheiden Sie sich für diese Variante, profitieren Sie gleich von mehreren Vorteilen.

Die wichtigsten Vorteile einer Lohnabrechnungssoftware im Überblick

  • Sie sparen die Kosten für einen externen Dienstleister ein. Die jährlichen Kosten für die Nutzung eines Lohnprogramms sind weitaus günstiger.
  • Die Lohnbuchhaltung ist schnell erledigt, da die Software Ihnen die komplexen Aufgaben erleichtert und Sie Schritt für Schritt durch die Entgeltabrechnungen führt. Auch alle nötigen Werte, wie z. B. Steuerabzüge oder Sozialversicherungsbeiträge, berechnet das Lohnabrechnungsprogramm automatisch.
  • Sie können sicher sein, dass Sie korrekte Entgeltabrechnungen erstellen. Denn ein gutes Lohnprogramm ist immer auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung und berücksichtigt daher alle aktuellen Vorgaben.
  • Da Sie die Personaldaten in der Lohnsoftware verwalten, haben Sie alle Daten immer griffbereit und können diese bei Bedarf auch schnell selbst ändern. So sparen Sie sich den Umweg über ein Lohnbüro oder den Steuerberater. Auch die Fragen Ihrer Mitarbeiter rund um das Thema Lohn und Gehalt können Sie direkt beantworten und treten als kompetenter Arbeitgeber auf.
  • Sie sehen auf einen Blick, welche Kosten für Ihre Mitarbeiter anfallen.
  • Sie verschicken mit einem Klick alle Meldungen an die Sozialversicherungsträger sowie alle nötigen Daten und Lohnsteuerbescheinigungen ans Finanzamt.
  • Die Lohnbuchhaltungs-Daten können automatisch in Ihre Finanzbuchhaltungs-Software übertragen werden.

Welche Funktionen sollte ein Lohnabrechnungsprogramm bieten?

Ein Lohnprogramm soll Sie bei allen Aufgaben der Lohnbuchhaltung optimal unterstützen, damit diese schnell vom Tisch sind. Daher ist es wichtig, dass es die dafür nötigen Funktionen enthält.

Grundvoraussetzung ist eine leichte Bedienung. Eine gute Lohnabrechnungssoftware führt Sie schrittweise durch die gesamten Eingaben, die für die Erstellung korrekter und vollständiger Entgeltabrechnungen nötig sind. Fehler sind somit so gut wie ausgeschlossen. Achten Sie darauf, dass folgende Funktionen integriert sind:

 Die wichtigsten Funktionen eines Lohnabrechnungsprogramms

Stammdatenverwaltung

Die Basis für die Erstellung der Entgeltabrechnung sind die Stammdaten. Nur wenn diese vorliegen, können Sie auch die Abrechnungen korrekt und vollständig erledigen. Daher muss es mit dem Lohnabrechnungsprogramm möglich sein, alle nötigen Daten zu verwalten, wie z. B. die Mitarbeiter- und Krankenkassendaten. Eine moderne Software ist in der Regel so eingerichtet, dass die Daten nur einmal eingegeben werden müssen, um dann automatisch in allen relevanten Programmbereichen zur Verfügung zu stehen.

Tipp

Mit einer Lexware Lohnsoftware ist die Datenverwaltung besonders einfach

Das Lohnprogramm Lexware lohn+gehalt beispielsweise macht die Datenverwaltung besonders leicht. Denn es enthält Programmassistenten, die Schritt für Schritt dabei helfen, alle Mitarbeiterstammdaten korrekt einzugeben, wie z. B. die Steuerklasse, Lohnart oder das Beschäftigungsverhältnis. Bieten Sie Mitarbeitern Sonderleistungen wie einen Firmenwagen oder Entgeltumwandlung aufgrund betrieblicher Altersvorsorge an? Auch diese Sonderleistungen legen Sie dank der integrierten Assistenten einfach und schnell an.

Alle Bestandteile und Pflichtangaben, die eine Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung enthalten muss, finden Sie hier.

Elektronisches Meldewesen

Damit alle Abgaben pünktlich entrichtet werden, müssen jeden Monat Meldungen und Beitragsnachweise an die Sozialversicherungsträger und an das Finanzamt geschickt werden. Auch bei diesen Vorgängen erhalten Sie nützliche Unterstützung durch eine Lohnsoftware wie z. B. Lexware lohn+gehalt. Denn sie enthält ein dakota-Tool, mit dem die SV-Meldungen per Klick elektronisch übermittelt werden. Dank der integrierten ELSTER-Schnittstelle sind Sie in der Lage, die Lohnsteueranmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen aus dem Programm heraus an Ihr Finanzamt zu versenden.

Ein weiteres Plus: Die Lohnabrechnungssoftware erstellt die Meldungen automatisch, so dass Sie nur noch auf den Knopf drücken müssen. Eine Erinnerungsfunktion weist Sie auf den Versand hin, wenn der Termin für die Abgabe der Meldungen herangerückt ist. So ist es leicht, alle wichtigen Fristen einzuhalten.

Kurz: Sie sollten mit Ihrem Lohnprogramm in der Lage sein, folgende Meldungen und Angaben per Klick zu übermitteln:

  • Beitragsnachweise, Beitragserhebungen für Versorgungswerke und Meldungen an die Sozialversicherungsträger inklusive der Anmeldung für Mehrfachbeschäftigungen
  • Lohnsteuerbescheinigungen und Lohnsteueranmeldungen per integriertem ELSTER-Modul (Elektronische Steuererklärung)
  • Elektronische Erstattungsanträge nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (Umlage U1 bei Krankheit und U2 bei Mutterschaft)
  • Anmeldung von Mitarbeitern und Übermittlung der Lohnsteuerdaten über ELStAM (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale)
  • Bescheinigungen für Mutterschutz, Krankengeld und Krankengeld bei Erkrankung eines Kindes

GKV-Zertifikat

Besonders wichtig ist, dass Ihr Lohnprogramm ein GKV-Zertifikat vorweisen kann. Der Grund: Das Zertifikat bestätigt Ihnen, dass die Software von den gesetzlichen Krankenversicherungen (GKV) zertifiziert wurde und somit alle Meldungen korrekt an die Sozialversicherungsträger übermittelt werden.

Berücksichtigung von Zuschlägen und Zusatzzahlungen

Ebenfalls wichtig für die Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind Sonderleistungen, die Sie Ihren Mitarbeitern gewähren, wie beispielsweise:

  • Einmalzahlungen wie das Weihnachts- und Urlaubsgeld
  • steuerfreie Zuschläge wie z. B. für Feiertags- und Sonntagsarbeit
  • geldwerte Vorteile durch Firmenwagen oder Entgeltumwandlungen

Eine gute Software für die Lohnabrechnung bearbeitet diese ebenfalls schnell und korrekt. Dadurch sind Sie in der Lage, mit Ihren Mitarbeitern individuelle Vereinbarungen zu treffen und so deren Motivation zu steigern.

Zum Funktionsumfang einer modernen Lohnabrechnungssoftware gehören außerdem:

  • Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall und im Fall des Mutterschutzes
  • Entgeltkürzungen aus verschiedenen Gründen
  • betriebliche Altersvorsorge
  • der Umgang mit Lohnpfändungen

Abrechnung sämtlicher Lohnarten und Sonderfällen

Für Sie als Arbeitgeber ist es wichtig, dass Sie mit dem Lohnabrechnungsprogramm sämtliche Lohnarten und Sonderfälle abrechnen können. Denn es macht bei der Erstellung der Lohnabrechnung einen Unterschied, ob ein Mitarbeiter ein festes monatliches Gehalt bekommt, für die Anzahl der geleisteten Stunden einen schwankenden Lohn erhält oder z. B. als Minijobber angemeldet ist. Für sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer gelten nämlich andere Regeln als für Minijobber oder Geringverdiener.

Mit einem guten Lohnprogramm können Sie alle gängigen Lohnarten und Sonderfälle abrechnen, sodass Sie für alle Eventualitäten gerüstet sind:

  • Stunden- und Monatslöhne sowie Festbezüge
  • Kurzarbeit
  • Minijobs
  • Gleitzone im Niedriglohnbereich
  • Geringverdiener, wie z. B. studentische Aushilfskräfte
  • Mehrfachbeschäftigte
  • Praktikanten

Berichte und Auswertungen

Wie hoch sind die Kosten pro Mitarbeiter, die monatlich anfallen? Wie viele Zahlungen müssen im aktuellen Monat an welchen Mitarbeiter geleistet werden? Wie viele Arbeitsstunden haben Ihre Mitarbeiter im letzten oder aktuellen Monat geleistet? Ein modernes Lohnabrechnungsprogramm bietet vielfältige Auswertungen und Berichte, wie beispielweise:

  • Lohnjournal
  • Lohnkonten
  • Zahlungs- und Buchungslisten

Integriertes Online-Banking

Ein zuverlässiges Lohnbuchhaltungsprogramm bietet ein integriertes Online-Banking. Damit sparen Sie viel Zeit, denn Sie überweisen die Löhne und Gehälter sowie weitere Zahlungen direkt in der Software.

Bereitstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen an die Mitarbeiter

Eine weitere wichtige Funktion: Sie sollten die Möglichkeit haben, die Entgeltbescheinigungen direkt aus dem Programm heraus zu drucken, um sie den Mitarbeitern anschließend zur Verfügung zu stellen. Noch schneller und unkomplizierter funktioniert der verschlüsselte elektronische Versand an die Mitarbeiter, wie z. B. per E-Mail oder Abholfunktion.

Unterstützung bei der Betriebsprüfung

Eine Betriebsprüfung ist für jedes Unternehmen eine Herausforderung. Damit Sie jeder Prüfung ganz gelassen entgegensehen können, bieten moderne Lohnprogramme wie die Software-Lösungen von Lexware eine Funktion an, mit der Sie die nötigen Unterlagen in Sekunden zusammenstellen können. Achten Sie daher auf eine solche Möglichkeit. Sie sparen damit viel Zeit und Nerven.

info

Weitere hilfreiche Funktionen

Eine gute Lohnabrechnungssoftware bietet neben den Kernfunktionen vielfältige Unterstützung zu wichtigen Themen rund ums Personal, wie beispielsweise:

  • Durch zahlreiche Checklisten zum Arbeitsrecht bleiben Sie rechtlich immer auf dem neuesten Stand.
  • Tabellen mit den aktuellen Werten zu Lohnsteuer, Sozialversicherung und Reisekosten ermöglichen Ihnen einen schnellen Überblick.
  • Formulare, die für Anträge bei der Krankenkasse, der Rentenversicherung, der Künstlersozialkasse oder der Agentur für Arbeit benötigt werden, sind im Lohnabrechnungsprogramm enthalten.
  • Dank Mustertexten und Musterverträgen aus allen relevanten Bereichen des Arbeitsrechts können Sie komplexe Sachverhalte schnell und einfach abwickeln. Mustertexte dienen z. B. als Vorlage für Gehaltsbescheinigungen, betriebliche Altersvorsorge oder Kündigungen. Musterverträge sind z. B. hilfreich bei der Formulierung von Arbeitsverträgen und bei Vereinbarungen zur Nutzung eines Firmenwagens.

Sind Lohnprogramme für Kleinbetriebe und mittlere Unternehmen geeignet?

Vor allem kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) ist das Auslagern der Lohnabrechnung an einen Steuerberater oder ein Lohnbüro meist zu teuer. Daher entscheiden sie sich für die kostengünstigere Alternative und setzen eine Lohnbuchhaltungssoftware ein. Eine gute Entscheidung, denn moderne Lohnabrechnungsprogramme wie die von Lexware erleichtern die komplexe Aufgabe um ein Vielfaches. Das heißt, spezielle Fachkenntnisse sind nicht nötig. Es reicht, wenn Sie sich mit den wichtigsten Grundbegriffen vertraut machen. Den Rest übernimmt das Entgeltabrechnungsprogramm.

Zudem gibt es heute Lösungen, die speziell auf die Bedürfnisse der unterschiedlichen Unternehmensgrößen abgestimmt sind. Ein optimales Lohnabrechnungsprogramm für Kleinbetriebe ist beispielsweise lexoffice Lohn & Gehalt.
Lexware bietet aber auch Lösungen an, die für mittlere Betriebe perfekt geeignet sind, wie z. B. Lexware lohn+gehalt pro. Damit lassen sich bis zu 200 Mitarbeiter abrechnen. Außerdem kann die Software im Netzwerk installiert werden, so dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig darin arbeiten können.

On-Premise vs. Cloud: Welche Lösung passt zu Ihnen?

In der Vergangenheit wurden Lohnabrechnungsprogramme ausschließlich als On-Premise- bzw. Desktop-Lösung angeboten. Darunter versteht man eine Software, die unternehmensintern auf einem Rechner oder bei Netzwerkinstallationen auf mehreren Rechnern installiert wird. Heute gibt es auch immer mehr Cloud-Lösungen. Damit haben Unternehmen die Möglichkeit, die Lohnabrechnung online zu erstellen.

Welche Art von Software für die Lohnbuchhaltung Ihres Unternehmens am besten geeignet ist, hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Um Ihnen die Entscheidung leichter zu machen, finden Sie hier die Unterschiede von On-Premise vs. Cloud im Vergleich:

On-Premise-Lösung
Cloud-Lösung
Installation auf internen Rechnern
Keine Installation nötig, eine Internetverbindung, ein Webbrowser und Zugangsdaten reichen
Lohnprogramm ist Unternehmenseigentum
Lohnsoftware wird gemietet
Updates werden vom Betrieb installiert
Updates werden vom Software-Anbieter installiert
Daten liegen auf eigenen Rechnern
Daten liegen auf externem Server in einem Rechenzentrum
Keine mobile Nutzung möglich
Mobile Nutzung möglich

Wenn Sie unabhängig von externen Providern sein wollen und die sensiblen Mitarbeiterdaten lieber intern verwalten möchten, kommt eine On-Premise-Lösung für Sie infrage. Ist es Ihnen wichtig, dass Sie auch mobil völlig flexibel auf Ihr Lohnabrechnungsprogramm zugreifen können? Dann ist für Sie eine Cloud-Lösung besser geeignet.

Tipp

Lexware bietet On-Premise- und Cloud-Software für die Lohnabrechnung

Lexware bietet für jeden Bedarf das passende Lohnabrechnungsprogramm:

  • die Desktop-Lösung Lexware lohn+gehalt – optimal geeignet für die Abrechnung von 1 bis 50 bzw. 1 bis 200 Mitarbeitern
  • die Cloud-Lösung lexoffice Lohn und Gehalt – optimal geeignet für die Abrechnung von 1 bis 10 Mitarbeitern

Sie unterscheiden sich nicht nur in der Art der Lösung, sondern auch im Funktionsumfang. Beide Programme können jedoch kostenlos getestet werden. Nutzen Sie diesen Vorteil, um herauszufinden, welche Lohnsoftware Ihren Ansprüchen am besten gerecht wird.