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Lohnabrechnung nach Muster erstellen

Unternehmer oder Mitarbeiter, die bisher noch keine oder nur wenig Erfahrung auf dem Gebiet der Lohnabrechnung haben, können zum Einstieg hilfreiche Muster verwenden. Bei uns erfahren Sie leicht verständlich, wie Sie anhand eines Musters die Lohn- und Gehaltsabrechnungen Schritt für Schritt erstellen und was Sie dabei beachten müssen.

Vorschau

Das Wichtigste auf einen Blick

  • Insbesondere für Einsteiger in der Lohnabrechnung lohnt es sich ein Muster als Vorlage zu Hilfe zu nehmen. Mehr lesen
  • Auf jeder Gehalts- und Lohnabrechnung gibt es zahlreiche Abkürzungen. Wir erklären, was sie bedeuten. Zu den Erklärungen
  • Bei der Neueinstellung von Mitarbeitern hilft eine Checkliste, um alle nötigen Personaldaten zu sammeln. Mehr erfahren
  • Für die Lohnabrechnung von Sonderfällen wie Minijobber müssen spezielle Muster verwendet werden. Mehr lesen
  • Die einfachste und sicherste Art, Entgeltabrechnungen zu erstellen, ist der Einsatz eines Lohnprogramms. Denn dieses berechnet alles automatisch. Hier mehr

Gehaltsabrechnung-Muster als Vorlage nutzen

Eine Lohnabrechnungs-Vorlage ist perfekt geeignet, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Auf diese Weise haben Sie einen guten Anhaltspunkt, welche Pflichtangaben Lohn- und Gehaltsabrechnungen enthalten müssen und wie das Endergebnis aussehen sollte. Besonders für frisch gebackene Unternehmer oder Selbstständige, die bisher allein tätig waren, jetzt aber Mitarbeiter angestellt haben, ist die Lohnabrechnung in der Regel absolutes Neuland. Ein Muster ist genau dann eine enorme Hilfe.

Gehalts-und Lohnabrechnung nach Muster erstellen

Das Muster zeigt anschaulich: Bei Angestellten mit einem festen monatlichen Gehalt muss das festgelegte Bruttogehalt auf der Entgeltabrechnung stehen. Essenziell für ein Lohnabrechnungsformular sind auch die Beiträge zur Sozialversicherung und Lohnsteuer. Anhand des Lohnabrechnungs-Musters zeigen wir Ihnen, welche Beträge Sie wie berechnen müssen, um eine komplette Entgeltabrechnung zu erstellen.

Bruttolohn bzw. Bruttogehalt

Zur Ermittlung des Bruttogehalts bzw. des Bruttolohns müssen Sie alle Bestandteile addieren, die zur Bemessungsgrundlage notwendig sind. Beim Bruttolohn sind das an erster Stelle die geleisteten Arbeitsstunden multipliziert mit dem vereinbarten Stundenlohn. Beim Bruttogehalt ist es das vertraglich vereinbarte Monatsgehalt. Hinzu kommen weitere mögliche Bruttobestandteile:

  • vermögenswirksame Leistungen
  • Urlaubs- und Weihnachtsgeld
  • geldwerte Vorteile, Sachbezüge
  • Zahlungen wie Abfindungen oder Prämien
  • Zuschläge für Feiertage, Wochenenden, Nachtarbeit, Überstunden
  • Jubiläumszuwendungen
  • Tantiemen

All diese Positionen müssen addiert werden. Als Ergebnis erhalten Sie das entsprechende Bruttogehalt bzw. den entsprechenden Bruttolohn.

Info

Bruttoentgelt = Bemessungsgrundlage für Abzüge

Der Betrag des Bruttoentgelts bildet die Bemessungsgrundlage für Steuern und die Sozialversicherungsbeiträge. Aus diesem Grund wird die erste Zwischensumme auch steuer- und sozialversicherungspflichtiges Bruttogehalt bzw. steuer- und sozialversicherungspflichtiger Bruttolohn genannt.

Steuerabzüge

Nach Berechnung des Bruttoentgelts wird die Höhe der anfallenden Steuern ermittelt. Auf dem Lohnabrechnungs-Muster sind dementsprechend Felder für die Lohnsteuer, Kirchensteuer und den Solidaritätszuschlag vorgegeben. Hinzu kommen Freibeträge wie zum Beispiel Versorgungsfreibeträge und Altersentlastungsbeträge.

Weitere Positionen, die sich auf lohnsteuerfreie Bezüge beziehen, sind ebenfalls in unserem Lohnabrechnungs-Muster zu finden. Diese lohnsteuerfreien Bezüge müssen aus der Bemessungsgrundlage herausgerechnet werden, da auf diese weder Lohnsteuer noch Kirchensteuer oder Solidaritätszuschlag entfällt.

Info

Zu den lohnsteuerfreien Bezügen zählen:

  • Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge (bis zu einer bestimmten Höhe)
  • Zuschüsse für Kindergärten und Betriebsveranstaltungen
  • spezielle Zuschüsse zur Kranken- und Pflegeversicherung

Nachdem die betreffenden Positionen mit dem Bruttolohn bzw. dem Bruttogehalt verrechnet wurden, ergibt sich die zweite Zwischensumme: das sogenannte steuerpflichtige Entgelt. Anschließend überprüfen Sie, in welcher Höhe Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag anfallen. Hierzu nehmen Sie folgende Tabellen zur Hilfe:

  • Für unverheiratete Steuerpflichtige die Einkommensteuer-Grundtabelle
  • Für verheiratete Steuerpflichtige die Einkommensteuer-Splittingtabelle
Tipp

Nutzen Sie eine Lohnabrechnungssoftware

Moderne Lohnprogramme berechnen alle Steuerabzüge automatisch, da hier die Formeln aus § 32a I Einkommensteuergesetz(EStG) hinterlegt sind. So sind die Lohn- und Gehaltsabrechnungen schnell erstellt, ohne dass Sie sich um die gesetzlichen Vorschriften kümmern müssen.

Sozialversicherungsbeiträge (SV-Beiträge)

Bei den Sozialversicherungen werden dagegen keine Freibeträge verrechnet. Allerdings gibt es einige Bestandteile, die nicht zur Ermittlung der SV-Beiträge herangezogen werden dürfen. Auf dem Lohnabrechnungs-Muster werden die einzelnen Positionen explizit aufgezählt. Am Ende der Rechenkette ergibt sich das sozialversicherungspflichtige Brutto.

Auf dieser Grundlage können nun die Beiträge zur Krankenversicherung, zur Rentenversicherung sowie zur Arbeitslosen- und Pflegeversicherung berechnet werden. Mehr zur Ermittlung der Sozialversicherungsbeiträge lesen Sie hier.

Nettoentgelt und Auszahlungsbetrag

Nun ist noch der Auszahlungsbetrag für den Mitarbeiter zu ermitteln. Im Muster zur Gehaltsabrechnung ist dafür ebenfalls eine bestimmte Rechenkette vorgesehen.

Vom Gesamtbrutto werden Beträge wie Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag, Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung abgezogen. Daraus ergibt sich der Nettolohn bzw. das Nettogehalt des Arbeitnehmers.

Doch bei diesem Nettobetrag handelt es sich nicht zwangsläufig auch um den Auszahlungsbetrag. Bevor der Lohn oder das Gehalt an den Mitarbeiter ausgezahlt wird, werden unter Umständen weitere Beträge abgezogen. Hat der Arbeitnehmer zum Beispiel einen Vertrag über vermögenswirksame Leistungen abgeschlossen, wird der entsprechende Betrag vom Nettolohn abgezogen. Der Arbeitgeber überweist diesen direkt an den Vertragspartner. Auch Vorschüsse, Arbeitgeberkredite oder Pfändungen werden vom Nettoentgelt abgezogen und, je nach Fall, an die entsprechenden Stellen überwiesen. Erst wenn alle Abzüge berücksichtigt wurden, erhält man in der Lohn-und Gehaltsabrechnung den Auszahlungsbetrag für den Arbeitnehmer.

Gehaltsabrechnung: Das bedeuten die Abkürzungen

Abkürzungen sind auf jeder Gehaltsabrechnung zu finden. Die Kürzel kennzeichnen dabei die jeweiligen finanziellen Aufwendungen, die je nach Arbeitsverhältnis unterschiedlich ausfallen können. Wir erklären Ihnen, was die einzelnen Abkürzungen auf der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu bedeuten haben:

Abkürzung
Definition
Erläuterung
A
Abfindung
Zu einer Abfindung kann es hin und wieder kommen, wenn das Arbeits­verhältnis (meist) ein­vernehmlich aufgelöst, die Betriebszu­gehörigkeit aber dement­sprechend honoriert wird. In manchen Fällen ist eine Abfindung sogar gesetzlich vor­geschrieben. Sich dies­bezüglich zu informieren, kann sich im Ernstfall lohnen.
AV
Arbeits­losen­versicherung
Die Höhe der „AV“ liegt aktuell bei 3 %. Hiervon übernimmt der Arbeitgeber prozentual die Hälfte. Eine Arbeits­losen­versicherung wird für jeden Arbeit­nehmer anteilig bezahlt, damit dieser im Falle der Erwerbs­losigkeit dennoch ein Einkommen hat.
B
Arbeit­nehmer­anteil zur Seekasse
Die Seekasse ist als Renten- und Unfall­versicher­­­ungsträger jedoch mittlerweile mit der Bahn­ver­sicherungs­anstalt fusioniert, die heute unter dem Namen „Deutsche Rentenver­sicherung Knappschaft Bahn-See“ bekannt ist.
BGRS
Beitrags­gruppen­schlüssel
Als numerischer Schlüssel wird der Beitrags­gruppen­schlüssel auf allen Meldungen zur Sozial­versicherung angegeben. Er dient dazu, die ent­sprechenden Beiträge zu ermitteln und ordnungs­gemäß zuzuordnen. Jede Zahl steht dabei für eine bestimmte Sozial­ver­sicherung, für die zudem eine feste Reihenfolge vorgegeben ist:

1. Kranken­versicherung
2. Renten­versicherung
3. Arbeits­losen­versicherung
4. Pflege­versicherung
E
Einmalbezug
Bei den Einmal­bezügen, auch „sonstige Bezüge“ genannt, handelt es sich um nicht regelmäßige Zahlungen wie z. B. das Urlaubs- oder Weihnachts­geld.
F
Frei
Anstatt „F“ kann auch der Buchstabe „P“ für Pauschal­versteuerung auf der Abrechnung zu finden sein. Beide Kürzel stehen dafür, dass das Gesamt­brutto vom sogenannten Steuer-Brutto abweicht.
GB
Gesamt­brutto
Der Gesamt­brutto-Betrag auf der Entgelt­brechnung muss nicht unbedingt dem Steuer-Brutto entsprechen. Das Gesamt­brutto beinhaltet den Bruttolohn bzw. das Brutto­gehalt, Zuschläge und Zulagen, die vermögens­wirksamen Leistungen, Sachbezüge und pauschal versteuerte Lohn­bestandteile.
H
Hinzu­rechnungs­betrag
Befindet sich der Angestellte in mehreren Beschäftig­ung­ver­hältnissen, soll der Hinzu­rechnungs­­betrag verhindern, dass dieser dadurch steuerlich benachteiligt wird bzw. dass die Steuerlast zu groß wird, wenn es sich um ein geringes Einkommen handelt. Um den Hinzu­rechnungs­betrag nutzen zu können, ist eine ent­sprechende Anmeldung beim Finanzamt erforderlich.
J
Bestandteil des Gesamt­brutto
Hierdurch wird in der Abrechnung gekenn­zeichnet, welche Bestandteile zum Gesamt­brutto zählen.
Ki.Frbtr.
Kinder­freibetrag
Dieser sorgt für eine Verringerung der Steuerlast. Der Kinder­freibetrag ist in der Regel bis zum 18. Lebensjahr des Kindes anwendbar.
KiSt
Kirchen­steuer
Je nach Bundesland beträgt die Kirchen­steuer 8 oder 9 Prozent.
KK
Kranken­kasse

Angabe der Kranken­kasse, bei der der Arbeit­nehmer versichert ist.
KK%
Maß­geblicher Beitragssatz zur Kranken­ver­sicherung inkl. Zusatz­beitrag

Angabe des gesetzlichen Kranken­ver­sicherungs-beitrags, der für den Arbeit­nehmer gilt, inkl. dem ent­sprechenden Zusatz­beitrag.
KV
Kranken­ver­sicherung
Angabe der Kranken­ver­sicherung, bei der der Arbeit­nehmer versichert ist.
L
Laufender Bezug
Regelmäßige Zahlungen des Arbeitgebers wie Gehalt oder Provisionen.
LSt
Lohnsteuer
Lohnsteuer ist auf jeder Abrechnung nicht selbst­ständiger Arbeit aus­zuweisen. Diese kann je nach Steuerklasse variieren. Der Solidaritäts­zuschlag wird auf die Lohnsteuer angerechnet.
M
Mehrjährige Ver­steuerung
Diese Ver­steuerung gilt für mehrjährige Tätigkeiten, deren Ver­steuerung als „sonstige Bezüge“ zu steuerlastig wäre.
N
Nach­berechnung
Eine Neu­berechnung kommt vor, wenn es zu fehlerhaften Angaben in der Lohn- oder Gehalts­abrechnung im Vormonat kam.
MFB
Mehrfach-beschäftig­ung
In diesem Fall ist der Arbeit­nehmer bei mehreren Arbeitgebern gleichzeitig beschäftigt.
P
Pauschal­ver­steuerung
Siehe Punkt „F“.
PGRS
Personen­gruppen­schlüssel
Dieser ist dreistellig und definiert die Details zum Berufsbild des Angestellten (Azubi, Fest­anstellung, Praktikum etc.) sowie befristete Arbeits­verhältnisse.
PV
Pflege­ver­sicherung
Den gesetzlichen Pflege­ver­sicherungs­beitrag übernimmt der Arbeitgeber in der Regel jeweils zur Hälfte.
RV
Renten­ver­sicherung
Auch den Renten­ver­sicherungs­beitrag übernimmt der Arbeitgeber jeweils zur Hälfte.
S
Sonstiger Bezug
Erläuterung siehe „Einmal­bezug“.
St
Steuer-Brutto
Das Steuer-Brutto besteht aus Einmal­bezügen, geldwerten Vorteilen und dem tat­sächlichen Gehalt bzw. Lohn.
Steuer-ID
Persönliche Steuer­identi­fikations­nummer
Diese 11-stellige Nummer wird jedem Bürger einmalig vom Finanzamt zugeteilt.
StKl
Steuer­klasse
Die Steuerklasse ist maßgeblich für die Höhe des Lohn­steuer­betrags.
SV
Sozial­ver­sicherung
Sie beinhaltet die Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeits­losen­ver­sicherung.
Um
Umlage­verfahren
Das Umlage­verfahren dient der Finanzierung der Sozial­ver­sicherungen. Gezahlte Beträge werden direkt an leistungs­berechtigte Empfänger ausgezahlt.
V
Vorjahr

VKZ
Ver­arbeitungs­kennzeichen
Damit werden in der Firma die Buch­haltungs­abläufe zugeordnet. Sie sind generell dreistellig und alpha­numerisch.
W
Wert- bzw. Ent­gelt­guthaben
Wert­guthaben sind z. B. Zeit­wertkonten. Diese dienen den Angestellten bei einer längeren Freistellung, wie es während der Elternzeit oder im Vor­ruhestand vorkommt.
Z
Ein­schlägiger Beitrags­zuschlag zur Pflege­ver­sicherung für Kinderlose
Dieser ist als Zusatz­beitrag zur regulären Pflege­ver­sicherung von Arbeit­nehmern zu leisten, die keine eigenen Kinder haben.

Die entsprechenden Gehaltsabrechnungs-Abkürzungen zu kennen, ist eine der Grundlagen, um eine Entgeltabrechnung ordnungsgemäß durchzuführen. In modernen Lohnprogrammen sind die Kürzel jedoch in der Regel hinterlegt.

Mitarbeiter anlegen: Mit Checkliste Daten für die Lohnabrechnung sammeln

Wenn Sie regelmäßig neue Mitarbeiter einstellen, kann es hilfreich und vor allem zeitsparend sein, wenn eine Checkliste zur Verfügung steht, mit der alle erforderlichen Daten der neuen Mitarbeiter eingeholt werden können. Unsere Checkliste beinhaltet alle notwendigen Grunddaten wie Name und Anschrift, Steuerklasse, Eintrittsdatum, Angaben zu Sozialversicherungen und die zu hinterlegende Bankverbindung für die Auszahlung des monatlichen Gehalts bzw. des Lohns. Ein solches Formular ist ideal, um alle Punkte sukzessive auszufüllen und keine Angabe zu vergessen. Sollte eine Information fehlen, erkennen Sie dies anhand der Checkliste und können die Angaben beim Mitarbeiter anfordern.

Muster für die Lohnabrechnung von Sonderfällen

Es gibt natürlich auch Beschäftigungsverhältnisse, die von jeglichen Abrechnungsstandards abweichen. In diesen Fällen sind herkömmliche Muster zur Lohnabrechnung wenig hilfreich. Bei folgenden Beschäftigungsverhältnissen müssen Sie Besonderheiten berücksichtigen:

Aus diesem Grund kann es ratsam sein, auf verschiedene Muster zur Gehaltsabrechnung als Vorlage zurückzugreifen.

Auf einem Lohnabrechnungs-Muster für studentische Arbeitskräfte wird zum Beispiel nach der Immatrikulationsbescheinigung gefragt, die angefordert werden muss. Außerdem sind Studenten oft familienversichert. Auch das ist ein wichtiger Aspekt, den Sie für die Abrechnung des Lohns kennen sollten.

Ähnliches gilt für Praktikanten und Schüler, die in der Regel noch sehr jung sind und für die deshalb in Sachen Arbeitsschutz und Urlaub besondere Rahmenbedingungen gelten.

Bei Minijobbern sind Sie als Arbeitgeber dazu verpflichtet zu überprüfen, ob ein weiteres Arbeitsverhältnis besteht. Nur so kann die Besteuerung korrekt durchgeführt werden.

Vorlage für Minijobber

Lohnabrechnungen für Minijobber weisen im Vergleich zu konventionellen Lohnabrechnungen ein stets gleiches Muster auf. Voraussetzung ist der gesetzlich vorgesehene Maximalbetrag von 450 Euro als Vergütung. Dann ergeben sich zwei Varianten von Lohnabrechnungen für Minijobber in Unternehmen.

Der Unterschied zwischen den beiden Varianten besteht darin, dass der Beschäftigte wählen kann, ob er einen Beitrag in Höhe von 3,6 % zur Rentenversicherung leisten oder darauf verzichten möchte. Entscheidet sich der Mitarbeiter dagegen, müssen Sie als Arbeitgeber eine entsprechende Befreiung bei der Minijobzentrale beantragen. Diese kann einem solchen Antrag allerdings jederzeit widersprechen.

Info

Eine „Blanko-Lohnabrechnung“ für Minijobber könnte somit folgendermaßen aussehen:

  • Bruttolohn: 450,00 Euro
  • Lohnsteuer: 0 %
  • Solidaritätszuschlag: 0 %
  • Kirchensteuer: 0 %
  • Rentenversicherung: 0 % bzw. 3,6 % (= 16,20 Euro)
  • Krankenversicherung: 0 %
  • Pflegeversicherung: 0 %
  • Arbeitslosenversicherung: 0 %
  • Solidaritätszuschlag: 0 %
Hinweis

Bedenken Sie bei der Lohnabrechnung von Minijobbern!

Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet, für angestellte Minijobber pauschale Arbeitgeberanteile an die sogenannte Knappschaft-Bahn-See, die Rentenversicherung der Minijob-Zentrale, abzuführen.

Tipp: Lohnabrechnungssoftware berechnet alle Daten automatisch

Für die anfängliche Einarbeitung in die Lohnbuchhaltung sind Lohnabrechnungsbeispiele und -muster perfekt, um sich zurechtzufinden. Auch für etwaige steuerliche oder administrative Änderungen kann es praktisch sein, Lohnabrechnungsvorlagen zur Hand zu haben.

Grundsätzlich bietet Ihnen ein professionelles Lohnabrechnungsprogramm jedoch alle Funktionen, die Sie zur einfachen und schnellen Erstellung von Abrechnungen benötigen. Sie geben nur die individuellen Mitarbeiterdaten und das Bruttoentgelt ein. Die einzelnen Daten und Abzüge berechnet die Software dann automatisch, so dass Sie mit wenigen Klicks die Entgeltabrechnungen erstellen.