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Beachten Sie: Bis zum 31.12.2020 gelten die gesenkten USt.- bzw. MwSt.-Sätze von 16 % und 5 %.

Lohnabrechnung von Minijobs: Die wichtigsten Daten und Fakten für Arbeitgeber

Die Lohnabrechnung für Minijobs unterliegt anderen gesetzlichen Vorschriften als die Abrechnung von Voll- oder Teilzeitbeschäftigten. Mit einem professionellen Lohnabrechnungsprogramm sind Sie für alle Regelungen diesbezüglich bestens gewappnet und immer up-to-date, was Gesetzesänderungen betrifft.

Bei uns erfahren Sie, worauf Sie bei der Minijob-Gehaltsabrechnung achten müssen, welche Abgaben beim Minijob anfallen und welche rechtlichen Regelungen im Allgemeinen gelten.

Vorschau

Das Wichtigste zur Abrechnung von Minijobs auf einen Blick

  • Minijobber sind Beschäftigte, die maximal 450 Euro im Monat verdienen. Mehr Infos dazu hier
  • Da Minijobber nicht sozialversicherungspflichtig sind und für Sie als Arbeitgeber Besonderheiten bei den Abgaben gelten, weicht die Entgeltabrechnung von denen einer Voll- oder Teilzeitkraft ab.  Mehr erfahren
  • Auch Beschäftigte in der Gleitzone bzw. im Übergangsbereich dürfen eine bestimmte Einkommensgrenze nicht überschreiten. Sie sind zwar sozialversicherungspflichtig, dennoch profitieren sie von Steuererleichterungen.  Mehr lesen

Wer gilt als Minijobber und erhält eine entsprechende Lohnabrechnung?

Als Minijobber gelten Erwerbstätige, die einer geringfügigen Beschäftigung nachgehen. Das bedeutet, dass sie weder in Vollzeit noch in Teilzeit angestellt sind. Minijobber dürfen nach gesetzlicher Vorgabe monatlich nicht mehr als 450 Euro verdienen. Sobald das Jahresgehalt die Grenze von 5.400 Euro überschreitet – wenn auch nur um wenige Euro – handelt es sich offiziell nicht mehr um ein geringfügiges Beschäftigungsverhältnis.

Info

Das Besondere an einem Minijob:

Im Gegensatz zu einem Angestelltenverhältnis in Voll- oder Teilzeit, müssen Minijobber keine Sozialversicherungsbeiträge zahlen, sondern lediglich einen Eigenanteil zur Rentenversicherung, wenn sie sich nicht befreien lassen. Diese Vorgaben müssen Sie entsprechend in der Lohnabrechnung für die bei Ihnen angestellten Minijobber beachten.

Minijobs werden oft von folgenden Personengruppen ausgeübt:

  • Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigte, die eine Nebentätigkeit ausüben (z. B. stundenweises Putzen)
  • Familienmitglieder, die über das Einkommen der Ehepartner in der Familienversicherung der Krankenversicherung mitversichert sind
  • Minijobber ohne weitere Einkünfte, die vom Jobcenter im Rahmen des Arbeitslosengelds II (Hartz IV) unterstützt werden
  • Rentner und Studenten

Grundsätzlich hat jeder Minijobber Anspruch auf eine ordnungsgemäß ausgestellte Minijob-Lohnabrechnung. Diese muss ihm in regelmäßigen Abständen ausgehändigt werden.

Was passiert, wenn der Lohn eines Minijobbers einen Monat die Grenze überschreitet?

Grundsätzlich wird ein Minijob zu einem sozialversicherungspflichtigen Midijob, wenn der Lohn die 450 Euro überschreitet. Eine Ausnahme gilt dann, wenn die Minijob-Grenze gelegentlich unvorhersehbar übersteigt. Das ist der Fall, wenn einer Ihrer Minijobber beispielsweise einen erkrankten Kollegen vertritt.

Hinweis

Beachten Sie beim Überschreiten der Minijob-Grenze!

Das Überschreiten der Minijob-Grenze ist maximal 3 Mal pro Jahr möglich. In diesen 3 Monaten gelten die Regelungen für die Lohnabrechnung von Minijobbern, obwohl der Lohn mehr als 450 Euro beträgt.

Mindestlohngesetz und Minijobber: Lohnabrechnung korrekt anlegen

Seit dem 1. Januar 2020 gilt ein gesetzlicher Mindestlohn von 9,35 Euro. Das bedeutet: Arbeitnehmer, die einen Minijob ausüben, dürfen pro Monat maximal 48,128 Arbeitsstunden leisten.

Info

Diese Anzahl an Stunden setzt sich wie folgt zusammen:

9,35 Euro x 48,128 Stunden = 450,00 Euro

Für ein seriöses Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Minijobber ist es empfehlenswert, die monatliche Arbeitszeit auf der Lohnabrechnung nicht exakt an der Untergrenze auszurichten. In dem Fall reduziert sich die Anzahl der Arbeitsstunden entsprechend.

Wann dürfen Arbeitnehmer nur einen Minijob ausüben?

In Deutschland ist es so geregelt, dass Arbeitnehmer auch zwei Minijobs nachgehen dürfen. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass das Einkommen beider Nebenjobs zusammen die Einkommensgrenze von insgesamt 450 Euro nicht überschreitet. Sobald dies der Fall ist, sind beide Arbeitsverhältnisse nicht mehr geringfügig, sondern sozialversicherungspflichtig.

Arbeitnehmer, die einem sozialversicherungspflichtigen Voll- oder Teilzeitjob nachgehen, dürfen hingegen nur einen Minijob nebenbei ausüben. Ein zweiter Minijob wäre dann direkt versicherungspflichtig (Arbeitslosenversicherung ausgenommen).

Hinweis

Beachten Sie die Stundenaufzeichnungspflicht für Minijobber

Gemäß Mindestlohngesetz sind Sie als Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Arbeitsstunden Ihrer Minijobber zu dokumentieren. Das heißt: Sie müssen für jede Arbeitswoche Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit pro Tag aufzeichnen. Die Aufbewahrungsfrist für diese Stundenaufzeichnungen beträgt 2 Jahre. Wenn eine Betriebsprüfung in Ihrem Unternehmen stattfindet, müssen Sie diese vorlegen.

Anmeldepflicht bei Lohnabrechnung für Minijobber beachten

Als Arbeitgeber haben Sie eine sogenannte Bringpflicht hinsichtlich der Anmeldung von geringfügig Beschäftigten in der Minijob-Zentrale. Dabei müssen Sie abklären, inwiefern Ihr zukünftiger Minijobber einer weiteren Tätigkeit nachgeht und in welchem Umfang dies dann entsprechend anzugeben ist. Erfolgt keine offizielle Minijob-Anmeldung, machen Sie sich durch diese ordnungswidrige Handlung strafbar. Hierfür können je nach Fall hohe Geldstrafen verhängt werden.

Voraussetzungen für die Minijob-Anmeldung

Um einen gewerblichen Minijobber offiziell bei der Minijob-Zentrale anzumelden, ist eine digitale Datenübertragung erforderlich. Dabei muss Folgendes übermittelt werden:

  • die Meldung des Minijobbers zur Sozialversicherung
  • ein Nachweis über die jeweiligen Beitragsabgaben des Arbeitgebers

Die Übermittlung darf ausschließlich mit geprüften und dafür zugelassenen Programmen erfolgen, wie z. B. Lexware lohn+gehalt.

Zudem gibt es für Arbeitgeber auch gewisse Ausfüllhilfen, die von den Krankenkassen genau zu diesem Zweck entwickelt wurden. Damit ist es Unternehmen möglich, alle Meldungen und Nachweise zu den Beiträgen an die Minijob-Zentrale zu übermitteln, die für die Lohnabrechnung Ihrer Minijobber nötig sind. Eine Übermittlung in schriftlicher Form oder mittels anderer Datenträger ist generell nur in Ausnahmefällen und auch nur auf speziellen Antrag möglich.

Minijob: Diese Abgaben fallen in der Lohnabrechnung an

Genau wie Arbeitnehmer in Teilzeit- und Vollzeitanstellung haben auch Minijobber einen Anspruch auf eine Lohnabrechnung. Minijobber müssen keine bzw. kaum Abgaben auf den Nebenverdienst leisten. Es fällt lediglich ein relativ geringer Beitrag zur Rentenversicherung an. Der Beitragssatz beträgt aktuell lediglich 3,6 Prozent vom Verdienst. Diesen Anteil führen Sie als Arbeitgeber direkt vom Lohn an die Minijob-Zentrale ab. Ansonsten ist der Minijob von allen anderen steuerlichen oder sozialversicherungsrechtlichen Abgaben befreit. Selbst von den Rentenversicherungsbeiträgen können sich Minijobber befreien lassen. Sie müssen nur bei ihrem Arbeitgeber eine entsprechende schriftliche Erklärung abgeben.

Für Sie als Arbeitgeber fallen bei Minijobbern Arbeitgeberanteile für die Krankenversicherung, die Rentenversicherung und Beiträge zur Unfallversicherung an.

Auch am Umlageverfahren nehmen Sie teil – als eine Art Rückversicherung zur Lohnfortzahlung im Falle von Mutterschaft, Krankheit oder Insolvenz. Dazu erhebt das Finanzamt eine kleine pauschale Steuer. In Summe ergibt sich für Sie rund ein Drittel des Minijob-Monatslohns an zusätzlichen Kosten.

Aktuell sieht eine Abgaben-Tabelle für die Lohnabrechnung eines gewerblichen Minijobs, der rentenversicherungspflichtig ist, folgendermaßen aus:

Beitragsart
Beitragshöhe
Pauschaler Krankenversicherungsbeitrag (KV); vorausgesetzt, der Minijobber ist gesetzlich krankenversichert
13 %
Pauschaler Pflegeversicherungsbeitrag (PV)
Nicht erforderlich
Pauschaler Rentenversicherungsbeitrag (RV) Arbeitgeber
15 %
Anteil RV Arbeitnehmer
3,6 %
Umlage 1 (U1); bei Krankheit des Arbeitnehmers und zum Ausgleich der Aufwendungen des Arbeitgebers (Voraussetzung: das Beschäftigungsverhältnis muss bereits länger als vier Wochen bestehen)
0,9 %
Umlage 2 (U2); bei Schwangerschaft/Mutterschaft des Arbeitnehmers zum Ausgleich der Aufwendungen des Arbeitgebers (ist auch für männliche Arbeitnehmer zu zahlen)
0,19 %
Pauschaler Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung (UV)
Die Beiträge an die zuständigen Versicherungsträger können unterschiedlich ausfallen
Pauschaler Beitrag zur Arbeitslosenversicherung (AV)
Nicht erforderlich
Umlage (Insolvenzgeldumlage)
0,06 %
Pauschaler Steuerbetrag, sogenannte „Pauschsteuer“ (in diesem Fall wird auf eine Besteuerung entsprechend individueller Lohnsteuermerkmale verzichtet)
2 %
Tipp

Mit einer Software geht alles automatisch

Moderne Lohnprogramme berechnen diese Abgaben automatisch. So ist die Lohnabrechnung für Minijobs in kürzester Zeit erstellt.

Der Gesetzgeber unterscheidet bei der Lohnabrechnung für Minijobs zwischen gewerblichen Arbeitgebern und Privathaushalten. Letztere kommen bei den Sozialabgaben etwas günstiger davon.

Lohnabrechnung für Minijobber erstellen: Ein Muster ist hilfreich

Arbeitgeber, die sich bisher nicht mit der Erstellung der Lohnabrechnung für Minijobs beschäftigen mussten, wünschen sich oft eine Arbeitserleichterung. Ein Muster für die Lohnabrechnung von Minijobbern kann hier eine große Hilfe sein. Denn damit können Sie sich einen Eindruck davon verschaffen, welche Angaben nötig sind. Gerade für den Einstieg in die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Minijobs sind solche Muster ideal. Eine Vorlage zur Lohnabrechnung von Minijobbern inklusive Beispielabrechnung finden Sie hier.

Midijob: Das müssen Sie bei der Lohnabrechnung eines Arbeitnehmers in der Gleitzone beachten

Neben der Kategorie des Minijobs gibt es den sogenannten „Midijob“. Wie die Bezeichnung bereits vermuten lässt, handelt es sich dabei nicht direkt um eine geringfügige Beschäftigung. Bei einer Gehaltsabrechnung für den Midijob ist die Einkommensgrenze höher als beim Minijob, darf jedoch ebenfalls nicht überschritten werden. Auch hier gibt es Vergünstigungen in Bezug auf die Sozialabgaben. Häufig ist in Verbindung mit Midijobs auch die Rede von der sogenannten Gleitzonenregelung.

Definition

Die Gleitzonenregelung – was genau ist das?

Die „Gleitzone“ bezeichnet den Bereich, der sich zwischen einem Minijob und einer regulären sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung befindet. Den sogenannten Midijob üben Arbeitnehmer aus, die zwischen 450,01 Euro und 1.300 Euro (bis 30. Juni 2019 850 Euro) verdienen. Inzwischen spricht man statt von der „Gleitzone“ vom „Übergangsbereich“.

Der Unterschied zwischen Minijob und Midijob besteht darin, dass Midijobber sozialversicherungspflichtig sind. Ihr Sozialversicherungsbeitrag ist allerdings vom Bruttoarbeitsentgelt abhängig: Je weniger ein Beschäftigter in der Gleitzone verdient, desto größer ist die Entlastung beim Sozialversicherungsbeitrag.

Beispiel:
Verdient ein Midijobber einen Monatslohn von 825 Euro, müssen mehr Abgaben geleistet werden als würde er 570 Euro verdienen. Die Beitragshöhe steigt in dieser Gleitzone also progressiv an. Darüber hinaus werden die Arbeitnehmerbeiträge auf Basis einer reduzierten Beitragsbemessungsgrundlage berechnet.

Durch die Anhebung der Obergrenze auf 1.300 Euro zum 1. Juli 2019 werden deutlich mehr Geringverdiener entlastet als zuvor. Denn Arbeitnehmer müssen erst mit einem Monatseinkommen ab 1.300,01 Euro die vollen Sozialabgaben zahlen.

Ausnahmen
Von der Midijob-Regelung komplett ausgenommen sind:

  • Auszubildende
  • Praktikanten

Berechnung der Beiträge für Arbeitgeber und Midijobber

Ihre Anteile als Arbeitgeber an den Sozialversicherungsbeiträgen werden wie bei Vollzeit-Mitarbeitern berechnet. Das heißt, sie ergeben sich aus dem vollen Arbeitsentgelt.

Die Anteile eines Mitarbeiters in der Gleitzone bzw. im Übergangsbereich ergeben sich aus einer reduzierten Bemessungsgrundlage, also einem reduzierten Arbeitsentgelt. Die Bemessungsgrundlage berechnen Sie mithilfe einer Formel, die jährlich vom Gesetzgeber jeweils zum 1. Januar aktualisiert wird. Daher gestaltet sich die Lohnabrechnung eines Midijobbers erheblich komplizierter als die eines Minijobbers.

Tipp

Mit einer Software geht alles automatisch

Mit einem Lohnprogramm funktioniert die Berechnung der Sozialabgaben für Arbeitgeber und Midijobber automatisch – auf Basis der jeweils aktuellen Formel.

Midijob-Lohnabrechnung: Das müssen Sie bei Entgeltschwankungen beachten

Liegt der Lohn eines Midijobbers in einem Monat unter- oder oberhalb der Gleitzone, gilt Folgendes:

  • Entgelt im Minijob-Bereich: Wenn der Lohn unter 450,01 Euro liegt, berechnen Sie die Arbeitnehmeranteile, indem Sie den tatsächlichen Lohn mit dem Faktor F multiplizieren. Faktor F ist Bestandteil der Formel zur Berechnung der Beitragsbemessungsgrundlage für die Sozialabgabe. Seit 1. Januar 2020 hat er den Wert 0,7547.
  • Entgelt oberhalb der Midijob-Grenze: Wenn der Lohn 1.300 Euro übersteigt, müssen Sie sowohl Ihre Beiträge als Arbeitgeber als auch die Ihres Mitarbeiters nach dem tatsächlichen Lohn berechnen. Die reduzierte Beitragsbemessungsgrundlage gilt hier also nicht.

Auch diese Besonderheiten werden automatisch berücksichtigt, wenn Sie die Lohnabrechnung Ihrer Mitarbeiter inklusive Midijobber und Minijobber mit einer Lohnsoftware wie Lexware lohn+gehalt oder lexoffice Lohn & Gehalt abrechnen.