Lohn und Gehaltsabrechnung Software-Vergleich
Lohn und Gehaltsabrechung Software

Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst erstellen – die passende Software wählen

Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit Software selbst zu erstellen, hat viele Vorteile. Auch für Inhabern kleiner und mittlerer Unternehmen. Anfangs erscheint es Unternehmern vielleicht etwas kompliziert, sich mit den Prozessen der Lohnbuchhaltung zu befassen. Doch mit etwas Übung arbeitet man sich schnell rein ins Thema Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst erstellen.

Kompetenter Ansprechpartner in Sachen Lohn und Gehalt

Wenn Sie eine professionelle Software für die Lohnabrechnung einsetzen, führt Sie das Programm Schritt für Schritt durch die notwendigen Eingaben und erstellt Berechnungen zum großen Teil gleich selbst. Der Einstieg ist recht einfach, wenn Sie zunächst mit wenigen Mitarbeitern starten. Sind erst einmal alle Datenbanken angelegt, müssen Sie nur noch in jedem Monat die aktuellen Werte zur Berechnung eingeben. Mit den erfassten Werten arbeitet ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramm dann selbstständig.

Je nach gewähltem Leistungsumfang erfolgen beispielsweise die Meldungen an Steuerbehörden und Sozialversicherungen auf Knopfdruck.

Wenn Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungen selbst erstellen, entfallen Wartezeiten wie bei der Zwischenschaltung eines Dienstleisters. Mögliche Änderungen nehmen Sie schnell selbst vor und sind nicht darauf angewiesen, dass telefonische Informationen beim Steuerberater schnell und zuverlässig verarbeitet werden.

Falls Ihre Mitarbeiter Fragen zum Verständnis der letzten Abrechnung haben, müssen Sie nicht erst Ihren Steuerberater fragen, sondern werfen einfach einen Blick in das Programm. In kurzer Zeit beantworten Sie so die Fragen Ihrer Mitarbeiter und zeigen sich als kompetenter Ansprechpartner in Sachen Löhne und Gehälter.

Lohn- und Gehaltsabrechnung Software

Lohnabrechnung-Software: Vielfältige Funktionen, einfache Bedienung

Wenn Sie zwischen der Lohnabrechnungs- und Gehaltsabrechnungs-Software einen Vergleich durchführen werden Sie feststellen, dass Ihnen diese Programme viel mehr bieten, als einfach nur die Berechnung der Gehälter für Ihre Angestellten im Festgehalt und Mitarbeiter im Stunden- oder Leistungslohn.

Die Funktionen einer guten Lohn- und Gehaltssoftware gehen weit darüber hinaus. In wenigen Minuten erstellen Sie wichtige Meldungen an Finanzbehörden und Sozialversicherungen. Mit einem ELSTER-Modul für das Finanzamt nehmen Sie die Lohnsteueranmeldung gleich online vor und stellen Ihren Mitarbeitern im Handumdrehen Lohnsteuerbescheinigungen aus.

Mit den gespeicherten Arbeitgeber- und Arbeitnehmerstammdaten verwalten Sie einfach die monatlichen Abgaben an die Krankenkasse, betreuen die verschiedenen Lohnarten als Brutto- oder Nettolohn oder verschaffen sich schnell einen Überblick über die Krankenkassen- und Betriebsstätten-Verwaltung. Mit einem Klick auf das entsprechende Ikon sehen Sie die Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter und die im letzten oder aktuellen Monat geleisteten Arbeitsstunden.

Was bietet die Software für die Lohnabrechnung?

Die Lohnabrechnung-Software stellt Rechner zur Ermittlung von Lohn-, Gehalt, Krankenkassenbeiträgen, Steuern usw. zur Verfügung. Hierbei werden nicht nur Voll- und Teilzeitbeschäftigte berücksichtigt, sondern auch Personen, die auf 450-Euro-Basis oder in der Gleitzone arbeiten. Schnittstellen zu Krankenkassen und Finanzamt erleichtern die Arbeit weiter.

  • Durch zahlreiche Checklisten rund um das Arbeitsrecht bleiben Sie rechtlich immer auf der sicheren Seite.

  • Tabellen zu Lohnsteuer, Sozialversicherung und Reisekosten, um nur einige Beispiele zu nennen, ermöglichen Ihnen einen schnellen Überblick.

  • Die meisten Formulare, die für Anträge bei der Krankenkasse, der Rentenversicherung, der Künstlersozialkasse oder der Agentur für Arbeit benötigt werden, sind in der Lohnsoftware integriert. Damit erleichtern Sie sich selber und Ihren Beschäftigten das Leben erheblich.

Abgerundet wird dieses Software-Paket durch Mustertexte und Musterverträge aus allen relevanten Bereichen des Arbeitsrechts sowie durch zahlreiche Praxisbeispiele.

Zuschläge und weitere Zahlungen

So wichtig wie der Brutto- und Nettolohn sowie die Abzüge für Lohnsteuern und Sozialversicherungen sind auch mögliche Aufwendungen für Außendienstmitarbeiter und Montagetätigkeiten. Einmalzahlungen wie das Weihnachts- und Urlaubsgeld, steuerfreie Zuschläge, die geldwerten Vorteile von Dienstwagen und anderen betrieblichen Vergünstigungen sowie Gehaltsumwandlungen und viele andere Sonderleistungen bearbeitet eine gute Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ebenfalls mit geringem Aufwand.

Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall und im Fall des Mutterschutzes oder Entgeltkürzungen aus verschiedenen Gründen, die betriebliche Altersvorsorge oder der Umgang mit Lohnpfändungen gehören ebenfalls zum Funktionsumfang. Bei all dem ist es wichtig, dass die Software leicht und ohne großen Aufwand zu bedienen ist.

Lohn- und Gehaltsabrechnung Software Weihnachtsgeld
Lohn- und Gehaltsabrechnung Software Betriebsprüfer-Modul

Lohnabrechnung: Software unterstützt bei der Betriebsprüfung

Ein spezielles Modul für den Betriebsprüfer-Export gestaltet die nächste Betriebsprüfung weniger nervenaufreibend, denn Sie haben alle Daten schnell und sicher zur Hand. Eine gute Lohn- und Gehaltssoftware erstellt alle Meldungen und Abrechnungen rechtssicher und auf dem aktuellen gesetzlichen Stand.

Neben den Abrechnungen für Ihre in Vollzeit beschäftigten Mitarbeiter ermöglicht Ihre neue Gehaltssoftware auch das Abrechnungs- und Meldungsverfahren für geringfügig Beschäftigte, Geringverdiener, wie studentische Hilfskräfte und Aushilfen, sowie für Mehrfachbeschäftigte.

Lohnabrechnung & Gehaltsabrechnung: Software-Vergleich für Ihre Bedürfnisse

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst erstellen, für dieses Vorhaben sollten Sie zunächst mit den verschiedenen Angeboten für Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung einen Software-Vergleich durchführen. Beschäftigen Sie ausschließlich Mitarbeiter auf der Basis von Stunden- oder Leistungslohn, sollten Sie vor allem Wert auf eine gute Lohnabrechnungs-Software legen.

Sind vorwiegend Angestellte mit gleichbleibendem Monatsgehalt Ihre Mitarbeiter, ist die Gehaltsabrechnung der richtige Weg. Im Idealfall entscheiden Sie sich jedoch für ein Programm, das sowohl Löhne als auch Gehälter sicher berechnet und dabei geringfügig Beschäftigte und andere Sonderfälle berücksichtigt. Je vielseitiger Ihre Möglichkeiten sind, desto länger können Sie die neue Software zuverlässig einsetzen. Vielleicht erweitern Sie ja zu einem späteren Zeitpunkt Ihren Mitarbeiterkreis.

Bezüglich der Betriebs- und Firmengröße stehen ebenfalls verschiedene Programme zur Auswahl. Dies bezieht sich einerseits auf die Anzahl der Beschäftigten und andererseits auf die Anzahl der Bearbeitungsplätze. Wenn Sie sich beispielsweise für ein Programm von Lexware entscheiden, haben Sie die Wahl zwischen Versionen für bis zu 50 oder bis zu 200 Mitarbeiter.

Lohn und Gehaltsabrechnung selbst erstellen

Sie können sich für eine Ein-Platz-Version oder eine Mehrbenutzer-Variante entscheiden. Möchten Sie die Abrechnungen auch in absehbarer Zukunft ausschließlich selbst erstellen, reicht eine Einzelplatzlösung aus. Soll aber Ihre Bürokraft zugleich Zugriff auf die Software haben, sollten Sie sich für eine Mehrplatz-Gestaltung entscheiden. So können auch Ihre Mitarbeiter Auskünfte erteilen, wenn Fragen zu Abrechnungen aufkommen und Sie gerade nicht im Büro sind.

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Praktische Schnittstellen zu Ämtern und Institutionen

Im Idealfall verfügt Ihre Lohn- und Gehaltssoftware über Schnittstellen zu allen wichtigen Institutionen. Finanzbehörden bieten mit ihrem ELSTER-Modul den Online-Zugang zu allen wichtigen Steuerangelegenheiten von der eigenen Einkommenssteuer und der Umsatzsteuer bis hin zur Lohnsteuer für Ihre Mitarbeiter.

Verfügt Ihre Software über eine entsprechende Schnittstelle zum ELSTER-Modul, können Sie direkt die Daten aus den Lohnabrechnungen weiterleiten.

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Sozialabgaben, VWL und Online-Banking

Ebenso verhält es sich mit den Abgaben für Sozialversicherungen und Zahlungen für die vermögenswirksamen Leistungen Ihrer Mitarbeiter. Wenn Sie eine betriebliche Altersvorsorge anbieten, ist auch dazu eine Schnittstelle möglich.

Letztendlich sollte eine Verbindung mit dem Online-Banking bestehen, denn dann sparen Sie sich wertvolle Zeit für die Eingabe der Überweisungen. Diese übernimmt Ihre Lohn- und Gehaltssoftware sogleich für Sie.

Lohnabrechnung: Software mit mobilem Zugang und weiteren Funktionen

Anbindungen an weitere Programme wie MS Office oder der Datenimport und -export zwischen verschiedener Software auf Ihrem PC erleichtern Ihnen zusätzlich die Büroarbeit. Eine wichtige Funktion ist zudem der Ausdruck der Lohn- und Gehaltsabrechnungen direkt aus dem Programm bzw. der verschlüsselte elektronische Versand an die Mitarbeiter z.B. per E-Mail oder Abholfunktion.

Damit Sie auch offline stets gut informiert sind, stehen Ihnen häufig Zahlungs- und Buchungslisten zur Verfügung, die Sie auf dem Bildschirm ansehen oder ausdrucken können. Praktisch sind außerdem verschiedene Auswertungspakete und Journale.

Wenn Sie häufig unterwegs sind und die Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Ihre Mitarbeiter gleich vor Ort auf der Baustelle oder am Montageort bearbeiten möchten, sollten Sie sich für ein Programm entscheiden, das von überall und jederzeit zugänglich ist. In diesem Fall ist eine Software mit mobilem Zugang die richtige Wahl. Diese bietet Ihnen auch die Möglichkeit, eine im Büro begonnene Arbeit später zu Hause fortzusetzen.

Die Software für die Gehaltsabrechnung ist immer auf dem aktuellen Stand

Mit Ihrer Entscheidung für eine professionelle Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung erhalten Sie regelmäßig Updates mit neuen gesetzlichen Regelungen, aktuellen Steuersätzen oder Änderungen im Bereich der Sozialversicherung. Dadurch können Sie Ihre Software über viele Jahre verwenden, denn sie bleibt stets aktuell.

Regelmäßige Programmupdates ersparen Ihnen zudem viel Zeit, die Sie sonst aufwenden müssten, um sich über gesetzliche Neuerungen zu informieren. Ihre Mitarbeiter können auch bei gravierenden Gesetzesänderungen sicher sein, korrekte Abrechnungen auf dem neuesten Stand zu erhalten und Sie ersparen sich unnötige Korrekturen durch verspätete Informationen.

Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst erstellen – die Software hilft

Trotz der relativ einfachen Anwendung einer modernen Lohn- und Gehaltssoftware ist ein wenig Fachwissen über den Umgang mit dem Programm und die Anwendung der zahlreichen Funktionen sinnvoll. Nur mit ausreichenden Informationen sind Sie in der Lage, den vollen Funktionsumfang auszuschöpfen.

Darüber hinaus ist auch etwas Fachwissen über Lohn- und Gehaltsbuchhaltung sinnvoll. So sind Sie in Gesprächen mit Mitarbeitern und außenstehenden Personen immer gut informiert.

Sie sollten daher beim Kauf Ihrer neuen Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung darauf achten, dass sie Ihnen zusätzliches Wissen bietet. In der Regel erhalten Sie dann auch einen Zugang zu einem Lexikon, das Ihnen die wichtigsten Fragen beantwortet.

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Lohnabrechnung: Software-Einsatz mit positivem Nebeneffekt

Wachsendes Fachwissen innerhalb Ihres Betriebs: Eine Software für Lohn und Gehalt sorgt somit indirekt dafür, dass Sie im Learning-by-Doing-Verfahren immer mehr Zusammenhänge kennenlernen. Am Ende resultiert die regelmäßige Nutzung des Programms darin, dass Sie immer mehr eigenes Know-how rund um diese unternehmerische Aufgabe entwickeln. Ihr Umgang mit vielen Themen gestaltet sich zusehends einfacher:

  • Anmeldepflichten bei den Sozialversicherungen und anderen Behörden
  • Lohnsteuerklassen und Bemessungsgrundlagen der Sozialversicherungspflicht
  • Behandlung von speziellen Vergütungsarten: privat genutzte Firmen-PKW, vermögenswirksame Leistungen, Bonus-Zahlungen oder Sachzuwendungen
  • Besonderheiten bei Teilzeitangestellten, Minijobbern und Mitarbeitern mit Gleitzonenregelung
  • Regelungen bei Mutterschutz, Elternzeit und Elterngeld
  • Entgeltfortzahlungen bei längeren Erkrankungen

Für das Vorhaben, Lohn- und Gehaltsabrechnungen selbst zu erstellen, sprechen somit nicht nur Kostenargumente. Generell sollte jeder Betrieb danach streben, diese regelmäßige Aufgabe selbst zu leisten.

Denn es geht am Ende nicht nur um die Erfüllung von Pflichten und gesetzlichen Vorschriften. Es geht auch um die optimale Nutzung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen als Steuerungsinstrument des Personalwesens:

  • Mitarbeiter erwarten eine optimale Netto-Ausbeute ihrer Brutto-Bezüge.
  • Unternehmen, die auf zufriedene Mitarbeiter Wert legen, sollten die gesetzlichen Spielräume nutzen, diese Erwartungen weitgehend zu erfüllen.
  • Eine Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sorgt dafür, dass auch individuelle Vereinbarungen mit Mitarbeitern korrekt und prüfungssicher bearbeitet werden.