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Arbeitszeiterfassung: Methoden, Regeln und Gesetze

Definition

Was bedeutet Arbeitszeiterfassung?

Der Begriff „Arbeitszeiterfassung“ steht für diverse Methoden, mit denen die Arbeitsstunden von Mitarbeiter:innen erfasst werden können. Dabei müssen mindestens Beginn und Ende jedes Arbeitstages im Rahmen eines Stundenkontos festgehalten und dem oder der entsprechenden Arbeitnehmer:in zugeordnet werden. Mithilfe moderner Software-Systeme können Arbeitgeber:innen die Anwesenheit Ihres Personals noch bequemer erfassen, speichern und bei Bedarf auswerten und analysieren. Infolgedessen lassen sich relevante Aussagen über die Produktivität eines Betriebes treffen und strukturelle Optimierungen in Abteilungen oder für Arbeitsprozesse managen.  Zeiterfassung und das Anlegen übersichtlicher Arbeitszeitkonten ist eine Aufgabe, die für jedes Unternehmen – unabhängig von seiner Größe oder Branche – wichtig ist. Mit einer korrekten Arbeitszeiterfassung zeigen sich Arbeitgeber:innengesetzeskonform und können jederzeit belegen, dass sie sich an die komplexen Regelwerke aus dem Arbeitsrecht bzw. Arbeitszeitgesetz halten. Denn die Beweislast liegt in bestimmten Fällen stets beim Unternehmen.

Der Umgang mit Zeit: Methoden und Technologien zur Arbeitszeiterfassung

Digitalisierung, Globalisierung und komplexe High-Speed-Technologien lassen die Aussage von Benjamin Franklin „Zeit ist Geld“ in einem neuen Licht erscheinen. Wirtschaftsunternehmen scheinen heute, mehr denn je, einer großen „Zeitarmut“ ausgesetzt zu sein, was sie zwingt, mit der „Währung Zeit“ achtsam umgehen.

Deshalb entscheiden sich große Firmen, mächtige Konzerne und auch Betriebe mittlerer Größe für eine angemessene Erfassung der Arbeitszeit ihres Personals. Folgende praktische Features einer Arbeitszeiterfassung bieten sich Arbeitgeber:innen an:

  • Elektronische Arbeitszeiterfassung
  • Arbeitszeiterfassung per Fingerabdruck auf Geräten
  • Mobile Zeiterfassung
  • Online Arbeitszeiterfassung
  • Arbeitszeiterfassung mithilfe moderner Software-Lösungen
  • Pflege von Zeitkonten im Excel-Format zur Arbeitszeiterfassung
  • Handschriftliche Arbeitszeiterfassung auf Formular oder Stundenzettel
Info

Wichtige Faktoren bei der Wahl des Zeiterfassungssystems

Jede Art von Zeiterfassung hat Vor- und Nachteile, die von Entscheidungsträgern im Unternehmen zu bedenken sind. Bevor sich Unternehmen auf eine Art der Zeiterfassung einigen, sollte klar sein, welche Ziele mit der Arbeitszeiterfassung bzw. detaillierten Arbeitszeitkonten verfolgt werden. Folgendes zeichnet eine moderne Zeiterfassung aus:

  • Arbeitsstunden, also Plus- sowie Minusstunden der Belegschaft sind schnell bzw. automatisch zu berechnen
  • Zeiterfassungssysteme helfen Kosten zu sparen
  • Arbeitsstunden für Projekte und Co. sind mit einer Zeiterfassung leichter zuzuordnen
  • Abteilungen wie Zeitwirtschaft, Personalwesen sowie Lohnbuchhaltung profitieren von einer Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeiterfassung bei Vertrauensarbeitszeit?

Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass Arbeitnehmer:innen ihre Arbeitszeit nahezu selbstverantwortlich gestalten können. Arbeitgeber:innen legen hierfür nur das Volumen der Wochen- oder Monatsarbeitszeit fest, nicht aber den Arbeitsbeginn und das Ende der täglichen Normalarbeitszeit. Wenn es um die Arbeitsleistung geht, ist dieses Konzept von Vertrauen und nicht von Kontrolle geprägt. Wann die Beschäftigten arbeiten, bleibt ihnen also selbst überlassen, es sei denn eine interne Besprechung macht zu bestimmten Zeiten eine Erreichbarkeit nötig. Vertrauensarbeitszeit ist gesetzlich nicht geregelt. Arbeitgeber:innen können die Option auf Vertrauensarbeit und die Frage wie diese auszulegen ist, am besten in die jeweiligen Arbeitsverträge oder Betriebsvereinbarungen aufnehmen. Auch mündliche Absprachen mit dem Hinweis, dass Vertrauensarbeit gelten soll, haben Gültigkeit.

Gibt es eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

In Deutschland existiert keine generelle Pflicht zur Dokumentation von Arbeitszeit. Trotzdem gibt es Ausnahmen. Weil im Arbeitsleben Überstunden vorkommen, müssen Unternehmer:innen nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) erbrachte Arbeitsstunden ihrer Angestellten in Form von Arbeitszeitkonten dokumentieren. Gesetzliche Regelungen zur Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes werden von Seiten der Behörden – zum Beispiel dem Gewerbeaufsichtsamt oder der Sozialkasse – überwacht. In Unternehmen ist ein Arbeitszeitkonto sogar für Minijobs zu führen. Dies ist für die Lohn- und Gehaltsabrechnung von geringfügig Beschäftigten Pflicht. Hier greift das Gesetz für den Mindestlohn (MiLoG) mit § 17 Abs.1 sowie das Sozialgesetzbuch (SGB) IV, § 8 Abs. 1. Wer als Unternehmer:in dagegen verstößt, macht sich strafbar. Deshalb sind Stundenzettel und Co. zur Personalzeiterfassung für bestimmte Branchen und Tätigkeitsprofile unverzichtbare Instrumente.

Info

Arbeitszeiterfassung für Freiberufler:innen, Gründer:innen und Selbstständige

Auch eine Arbeitszeiterfassung für Freiberufler:innen ist sinnvoll. Gründer:innen bzw. Selbstständige nutzen Zeiterfassungssysteme einerseits, um einen Überblick über die eigene Arbeitszeit zu behalten. Andererseits eignen sich diese auch für ein übersichtliches Projektcontrolling für Kund:innen. Für Freiberufler:innen, die im Team arbeiten, gibt es spezielle Systeme mit einer praktischen Workspace-Funktion. So können gleich mehrere Nutzer:innen völlig übersichtlich ihre Stunden dokumentieren. Wer mit der reinen Zeiterfassung auskommt, findet online einige Anbieter:innen kostenloser Tools dieser Art. Möchten Selbstständige die Form der Arbeitszeiterfassung ändern, um Analysen oder Berichte zu generieren, müssen sie Software-Lösungen meist gebührenpflichtig abonnieren. Dabei überzeugen häufig automatische All-in-One-Lösungen, die Zeiterfassung und Rechnungslegung in einem leisten.

Europäischer Gerichtshof fordert Zeiterfassung für alle Firmen in Europa

Nach den Forderungen des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) wird künftig die Arbeitszeiterfassung in Betrieben auf allen Ebenen zu regeln sein. Laut des EuGH-Urteils sollen Arbeitgeber:innen europaweit die Arbeitszeit in Unternehmen objektiv und transparent erfassen.  Wie genau die Vorgehensweise aussehen soll, ist noch nicht geklärt. Ein erarbeiteter Regelungsvorschlag zur Umsetzung dieses EuGH-Urteils liegt den deutschen Parlamentariern wohl bisher nur in Form eines Rechtsgutachtens vor. Nach Einschätzung von Expert:innen wird es wohl wieder Ausnahmen für bestimmte Arbeitsbereiche geben. In Deutschland regeln bereits jetzt diverse Gesetze das Thema Arbeitszeiterfassung. Folgende sind gemeint:

  • Arbeitszeiterfassung gemäß DSGVO: Die Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union löste das deutsche Bundesdatenschutzgesetz ab. Es bildet die Basis für ein einheitliches Datenschutzrecht in Europa, das die Rechte des Einzelnen bezüglich der Verarbeitung von personenbezogenen Daten deutlich stärkt. Dies betrifft auch Unternehmen, in deren Verantwortung der sichere Umgang mit den Daten ihrer Mitarbeiter:innen liegt.
  • Arbeitszeitgesetz: Hier werden alle gesetzlichen Bestimmungen rund um das Thema Arbeitszeit, Mehrarbeit bzw. Überstunden und Freizeitausgleich geregelt. Auch die Vergütung von genehmigten Überstunden wird hier kommentiert.
  • Arbeitsschutzgesetz: Hier regelt der Gesetzgeber die tägliche Arbeitszeit an Werktagen, an Sonn- und Feiertagen sowie Urlaubstage oder Pausen und Ruhezeiten. Immer stehen Gesundheit und Schutz von Arbeitnehmer:innen im Vordergrund.

Zusammenfassung

Arbeitszeiterfassung – Alles Wichtige auf einen Blick

  • Arbeitgeber:innen sind relativ frei in der Wahl ihrer Methode, wie sie Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter:innen korrekt und übersichtlich erfassen möchten.
  • Vor- und Nachteile der diversen Methoden sollten gegeneinander abgewogen werden.
  • Manuell geführte Stundenzettel sind meistens nicht mehr zeitgemäß und verführen zu Manipulation.
  • Intelligente Software-Systeme eignen sich nicht für alle Bereiche und Branchen.
  • Die wesentlichen Faktoren eines Zeiterfassungssystems sind immer Transparenz und Übersichtlichkeit.
  • Auch für die Lohnverrechnung, das Projektmanagement und die Zeitwirtschaft ist eine professionelle Arbeitszeiterfassung effizient.
  • Handelt es sich um Zeiterfassung für einen Schichtdienst, Auftragsarbeiten oder um Kund:innenservice, dann braucht es eine genaue Datenerhebung zu den jeweiligen Kernzeiten der Tätigkeit. Hier sind digitale Lösungen sinnvoll.
  • Größe des Unternehmens und das Geschäftsmodell legen Art und Umfang der Methode zur Arbeitszeiterfassung fest. Häufig sind dann analoge Stundenzetteln nicht mehr ausreichend.