Lohnabrechnung online erstellen
Infos und Vorteile

Wenn du in deinem Unternehmen Mitarbeitende beschäftigst, bist du dazu verpflichtet, eine Lohnabrechnung für diese zu erstellen. Wie du diese Pflicht erfüllst, bleibt jedoch zu einem großen Teil dir selbst überlassen. Laut Gewerbeordnung bist du als Arbeitgeber lediglich zur Abrechnung in Textform verpflichtet. Eine einfache und günstige Methode ist die Erstellung der Entgeltabrechnung mittels eines entsprechenden Lohnabrechnungsprogramms.

Im Gegensatz zu einem ausgelagerten Lohnbüro, das diese Aufgabe für dich übernimmt, bleiben die Vorgänge im Unternehmen. Außerdem ist es eine kostensparende Alternative, da die meisten Vorgänge schnell erlernt und innerhalb kürzester Zeit routiniert durchgeführt werden können. Welche Vorteile dir die digitale Lohnabrechnung im Vergleich zur Abrechnung mit einer klassischen Lohnabrechnungssoftware bietet, erfährst du in diesem Beitrag.

Lohnabrechnung online: Das musst du beachten

Wenn du deine Lohnabrechnung zukünftig online erstellen möchtest, solltest du im Vorfeld einige Dinge beachten. Gerade wenn du zuvor noch nicht mit Lohnabrechnungsprogrammen gearbeitet hast, solltest du dich informieren, welche Anbieter den passenden Funktionsumfang für deine interne Lohn- und Gehaltsabrechnung bieten.Bei Cloud-Lösungen, mit denen du die Lohnabrechnung online erledigst, gibt es zudem spezielle Faktoren zu berücksichtigen, wie Datenspeicherung und Datenschutz oder die Verfügbarkeit von Servern für die technische Sicherheit.

Lohn- und Gehaltsabrechnung in der Cloud

Da du bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung alle Daten online in der Cloud speicherst und auf die Daten via Browser zugreifst, sind selbstverständlich Themen wie Datenschutz, Datensicherheit und Datensicherung nicht außer Acht zu lassen. Folgendes solltest du zur Gehaltsabrechnung in der Cloud wissen oder berücksichtigen:

• Achte bei der Wahl des Online-Programms auf einen zuverlässigen Anbieter mit hohen Sicherheitsstandards.
  
• Sinnvoll ist eine Datenspeicherung auf deutschen Servern, um dem deutschen Datenschutzrecht zu entsprechen.
  
• Eine gut erreichbare Kundenservice-Hotline ist zusätzlich ein praktischer Helfer in Notfällen.
  
• Du musst keine eigene Infrastruktur für die Server bereitstellen, sondern miete diese direkt bei dem oder der Anbieter, was dir Aufwand und hohe Kosten erspart.
  
• Die Server des Rechenzentrums werden regelmäßig upgedatet und die Sicherheit geprüft und überwacht.
  

Ansonsten bietet eine Cloud-Lösung für die Lohnabrechnung Ihrer Mitarbeiter vor allem viele Vorteile, wie den Zugriff von unterwegs oder von mehreren PCs aus.

Technische Voraussetzungen für die Gehaltsabrechnung online

Um aus technischer Sicht keine bösen Überraschungen zu erleben, solltest du dich vorab auch über dieses Thema informieren. Jedoch gibt es bei der Gehaltsabrechnung online nur wenige Anforderungen, die dein technisches Equipment erfüllen muss.

Da die Anwendung direkt im Webbrowser stattfindet, musst du für die Erstellung von Lohnzettel & Co. lediglich ein internetfähiges Endgerät wie etwa einen Laptop, ein Tablet oder ein Smartphone mit aktiver Internetverbindung besitzen. So kannst du dich jederzeit von unterwegs in die Software einloggen und aktuelle Daten in Echtzeit abrufen. Hat ein Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung gerade eine Änderung vorgenommen, so wird diese direkt angezeigt.

Vorteile der Lohnabrechnung online

Um die Lohnabrechnung selbst zu erstellen, Zum einen kannst du zu einer On-Premise-Lösung greifen, die du lokal auf einem Rechner im Unternehmen installierst. Von hier aus kannst du oder die zuständigen Mitarbeitenden die monatlichen Entgeltabrechnungen erledigen.
Allerdings besteht auch die Möglichkeit, die Lohnabrechnung online zu erstellen. In diesem Fall kannst du als Arbeitgeber flexibel mit einer Cloud-Lösung für die Lohnbuchhaltung arbeiten. Der entscheidende Unterschied: Du kannst von verschiedenen Endgeräten – wie Tablet, Smartphone oder Laptop – auch von unterwegs jederzeit auf die Daten zugreifen, die Lohnabrechnung online erstellen oder dir einen Überblick verschaffen. Zudem profitierst du von einer ganzen Reihe an weiteren Vorteilen. Dazu gehören u. a.:

• Höhere Flexibilität dank Nutzung über den Browser
  
• Günstige Alternative zum Lohnbüro
  
• Schnelle Einarbeitung der zuständigen Mitarbeiter
  
• Einfache Handhabung und Bedienung
  
• Überschaubarer Funktionsumfang
  
• Hoher Automatisierungsgrad
  
• Zeitersparnis durch weniger Aufwand
  
• Mobiler Zugriff auch von unterwegs oder aus dem Homeoffice
  
• Keine eigene IT-Infrastruktur notwendig
  

Wenn du die passende Lösung für dich suchst und noch unsicher bist, welche besser zu dir passt, erfahre hier mehr.

Lohnabrechnung online: Auch für Einsteiger geeignet

Wenn du dich dafür entscheidest, die Entgeltabrechnung mittels einer Online-Lohnabrechnungssoftware zu erledigen, kannst du nicht nur Kosten einsparen. Du hast auch den Vorteil, dass du selbst oder deine Mitarbeitenden mit wenigen Vorkenntnissen im Bereich Lohnbuchhaltung direkt mit der Online-Lohnabrechnung starten kannst. Denn die digitale Lohnabrechnungslösung leitet dich Schritt für Schritt durch die einzelnen Prozesse.

Da es sich in der Regel um wiederkehrende monatliche Vorgänge handelt, werden diese automatisiert erledigt und Sie müssen dafür nur wenige Klicks vornehmen. Sollten doch einmal Sonderfälle auftauchen, finden Sie im Hilfebereich nützliche Informationen oder Sie kontaktieren den Kundenservice mit Ihrer Frage.

Automatische Meldungen und Verbuchung der erstellten Lohn- und Gehaltsabrechnung

Wie bei einer On-Premise-Lösung verfügt auch eine Online-Lohnabrechnungssoftware wie z. B. Lexware Office Lohn & Gehalt über integrierte Schnittstellen zu Finanzamt und Steuerberater. Dadurch schaffst du kurze Wege und gesetzlich verpflichtende Meldungen übermittelt die Software automatisch und fristgerecht für dich.

Maßgeschneidert für kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeiter

Gerade wenn Ihr Unternehmen nur wenige Mitarbeiter umfasst, reicht eine Software für die einfache Erstellung der Lohnzettel und Gehaltsabrechnungen. Eine Lösung wie Lexware Office ermöglicht es Ihnen trotz übersichtlichem Funktionsumfang, alle Pflichten zu erfüllen:

• schnell und einfach Löhne und Gehälter abrechnen
  
• monatliche Abwesenheiten (z. B. Krankheit, Urlaub etc.) Ihrer Mitarbeiter erfassen
  
• die Arbeitszeiterfassung erledigen
  
• Zuschläge und Abgaben berechnen
  
• Meldungen an Sozialversicherung, Krankenkasse und andere Institutionen versenden
  
• Gehaltsabrechnung (auch) digital versenden
  

Einfacher Austausch mit dem oder der Steuerberater

Viele Cloud-Lösungen für die Verdienstabrechnung sind über eine Schnittstelle direkt mit der firmeneigenen Buchhaltungssoftware verbunden. Dadurch werden Löhne und Gehälter auch automatisch auf die richtigen Kostenstellen verbucht. Solltest du gerade am Anfang nochmal mit deinem Steuerberater oder deiner Steuerberaterin Rücksprache halten wollen, kannst du ihm oder ihr über den Steuerberater-Zugang der Buchhaltungssoftware Zugriff auf relevante Daten geben. Dadurch können Änderungen oder Anpassungen schnell vorgenommen und direkt wieder gespeichert werden. Dies spart lange Telefonate oder das Warten auf einen Termin mit dem Steuerberater oder der Steuerberaterin.