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Entgeltumwandlung: Das sollten Sie als Arbeitgeber wissen

Damit Arbeitnehmern mehr Netto vom Brutto bleibt und sie gleichzeitig für die Rente vorsorgen können, haben sie die Möglichkeit der sogenannten Entgeltumwandlung. In Deutschland ist dies eine Art der betrieblichen Altersvorsorge, die vom Bund staatlich gefördert wird. Als Arbeitgeber sind Sie Ihren Mitarbeitern gegenüber dazu verpflichtet, eine solche Entgeltumwandlung zu ermöglichen. Alles Wissenswerte zu diesem Thema haben wir für Sie zusammengestellt. Ein Beispiel veranschaulicht die Auswirkungen auf die Lohnabrechnung.

Vorschau

Das Wichtigste zur Entgeltabrechnung auf einen Blick

  • Die Entgeltumwandlung ist eine Form der betrieblichen Altersvorsorge (baV), die vom Staat gefördert wird und die Sie als Arbeitgeber auf Wunsch eines Mitarbeiters verpflichtend anbieten müssen. Mehr lesen
  • Eine Entgeltumwandlung rechnet sich in der Regel nur für den Mitarbeiter, wenn Sie sich als Arbeitgeber mit mindestens 20 % beteiligen. Mehr erfahren
  • Eine Entgeltabrechnung, in der die gewünschte bAV beispielhaft dargestellt wird, zeigt dem Mitarbeiter anschaulich, ob sich das Modell für ihn rentiert. Hier mehr

Definition: Was ist eine Entgeltumwandlung bzw. Gehaltsumwandlung?

Die Entgeltumwandlung, auch Gehaltsumwandlung genannt, ist eine staatlich geförderte Form der betrieblichen Altersvorsorge (bAV). Seit 2002 sind Sie als Arbeitgeber dazu verpflichtet, dem Wunsch eines Mitarbeiters nach dieser Art der Altersvorsorge nachzukommen. Die Entgeltumwandlung bietet Arbeitnehmern die Möglichkeit, einen Teil ihres Bruttogehalts bzw. Bruttolohns in Beiträge zur bAV umzuwandeln.

Viele Arbeitnehmer nutzen z. B. das Urlaubsgeld, das Weihnachtsgeld oder eine Gehaltserhöhung, um es in die Entgeltumwandlung zu investieren. Dieser Teil des Bruttogehalts wird von Ihnen als Arbeitgeber einbehalten und gemäß § 1a Betriebsrentengesetz (BetrAVG) in eine betriebliche Altersvorsorge eingezahlt. Welche Möglichkeiten es gibt, lesen Sie hier.

Hinweis

Seit 2019 Pflicht: 15 % Zuschuss

Seit Januar 2019 sind Sie als Arbeitgeber außerdem dazu verpflichtet, bei neuen bAV-Verträgen 15 % Zuschuss auf die Beiträge Ihrer Mitarbeiter zu gewähren. Ab 2022 müssen Sie diesen Zuschuss auch für bestehende Verträge bezahlen. Grund für diese Entscheidung ist, dass Sie als Arbeitgeber mit jedem vom Arbeitnehmer umgewandelten Euro rund 20 Cent an Sozialabgaben einsparen. Daher hat der Gesetzgeber festgelegt, dass diese Einsparungen in Form eines Zuschusses in Höhe von 15 % zu einem Großteil an die Angestellten weitergegeben werden müssen.

Welche Möglichkeiten bietet die Gehaltsumwandlung?

Als Arbeitgeber sind Sie zwar dazu verpflichtet, Ihren Mitarbeitern eine Bruttoentgeltumwandlung zu ermöglichen. Den Durchführungsweg können Sie jedoch selbst festlegen. Hier stehen Ihnen zum Beispiel diese Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Direktversicherung: Sie als Arbeitgeber schließen mit einer Versicherungsgesellschaft eine Lebensversicherung zugunsten eines Mitarbeiters ab.
  • Pensionsfonds: Anders als beispielsweise in den USA sind Pensionsfonds in Deutschland eigenständige Einrichtungen. Sie erbringen Vorsorgeleistungen für Sie als Arbeitgeber zugunsten eines Mitarbeiters. Im Gegensatz zur Pensionskasse dürfen Pensionsfonds mehr Risiko bei der Anlage eingehen. Das bedeutet für Ihre Mitarbeiter höhere Renditechancen, aber gleichzeitig auch höheres Risiko.
  • Pensionskasse: Eine Pensionskasse wird von einem Unternehmen oder mehreren Firmen zusammen gegründet – mit der Aufgabe, den Mitarbeitern eine betriebliche Altersvorsorge anzubieten. Diese Form der bAV wird vor allem von großen Unternehmen genutzt.

Grundsätzlich können Sie den Durchführungsweg der Entgeltumwandlung vorgeben. Ansonsten steht es Ihren Mitarbeitern zu, die Umsetzung über eine Direktversicherung zu verlangen.

Wann ist eine Entgeltumwandlung sinnvoll?

Der Staat fördert das Modell der betrieblichen Altersvorsorge als Entgeltumwandlung bis zu einer Höhe von monatlich 268 Euro (Stand 2019). Auf alle Beiträge der Gehaltsumwandlung bis zu dieser Summe müssen Arbeitnehmer keine Sozialabgaben leisten. Komplett steuerfrei sind die Beträge sogar bis zu 536 Euro pro Monat. Doch wann ist eine Entgeltumwandlung für die Rente überhaupt sinnvoll?

Natürlich müssen Arbeitnehmer am Ende mehr Nutzen aus der Entgeltumwandlung ziehen können, als ihnen Nachteile entstehen. Was bedacht werden muss: Wenn die Betriebsrente höher als 155,75 Euro pro Monat ist, müssen gesetzlich krankenversicherte Rentner den vollen Beitrag zur gesetzlichen Krankenversicherung und den Beitrag zur Pflegeversicherung zahlen. Diese Abzüge sollten durch die eingesparten Sozialabgaben, die Steuervergünstigungen sowie die Arbeitgeberzuschüsse kompensiert werden.

Sind die Abzüge später höher als der finanzielle Nutzen, lohnt sich eine bAV womöglich gar nicht. Manche Sparer müssen schon ein immens hohes Alter weit über 90 erreichen, um die damaligen eingezahlten Beiträge wieder herausbekommen zu können.

Info

Unterstützung vom Arbeitgeber erforderlich

Im Regelfall ist die Entgeltumwandlung für die Rente nur sinnvoll und rentabel, wenn Sie als Arbeitgeber sich mit mindestens 20 % an den Sparbeiträgen beteiligen.

Wie profitieren Sie als Arbeitgeber von der Gehaltsumwandlung?

Der Hauptvorteil für Sie als Arbeitgeber besteht bei einer Entgeltumwandlung darin, dass Sie sich einen Teil der Lohnnebenkosten sparen. Denn wandelt der Angestellte einen Teil seines Bruttogehalts um, fällt dieses geringer aus und die Lohnnebenkosten sinken automatisch mit. So sparen Sie bei den Sozialversicherungsbeiträgen ein. Doch wie oben bereits erwähnt, müssen Sie sich mit mindestens 15 % an der Entgeltumwandlung Ihrer Angestellten beteiligen. Das schmälert die Einsparung erheblich.

Ein weiterer Vorteil: Erfahrungsgemäß sind Unternehmen, die eine betriebliche Altersvorsorge anbieten, für Mitarbeiter und Fachkräfte interessanter. Wer sich also als Arbeitgeber recht großzügig an der Gehaltsumwandlung für die Altersvorsorge der Mitarbeiter beteiligt, bindet diese noch effektiver und bietet für neue Mitarbeiter einen überzeugenden Anreiz.

Entgeltumwandlung in der Lohnbuchhaltung am Beispiel privater Altersvorsorge

Eine Gehalts- bzw. Lohnabrechnung am Beispiel eines konkreten Modells der betrieblichen Altersvorsorge kann einem interessierten Mitarbeiter verdeutlichen, ob sich die Entgeltumwandlung für ihn rentiert. Auch zeigt das Beispiel, welcher „neue“ Netto- bzw. Auszahlungsbetrag sich aufgrund der Gehaltsumwandlung ergibt. Mit einem Lohnabrechnungsprogramm wie Lexware lohn+gehalt gelingt dies mit wenigen Klicks. Ein Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch alle nötigen Eingaben.

Entgeltumwandlung: Beispiel mit einem Bruttogehalt von 2.800 Euro

Jens Mustermann ist 28 Jahre alt, ledig und kinderlos. Damit fällt er in Steuerklasse I. Die Steuern und Abgaben, die von seinem Bruttogehalt in Höhe von 2.800 Euro abgezogen werden, sehen wie folgt aus:

  • 380 Euro Lohnsteuer
  • 20,90 Euro Solidaritätszuschlag
  • 34,20 Euro Kirchensteuer
  • Gesamt: 435,10 Euro

Jens möchte monatlich 250 Euro in eine private Rentenversicherung investieren. Dadurch werden nun statt einem Gehalt von 2.800 Euro nur noch 2.550 Euro versteuert. Somit ergeben sich anstatt 435,10 Euro steuerlicher Abzüge lediglich noch 364 Euro. Diese teilen sich folgendermaßen auf:

  • Lohnsteuer: 318,25 Euro
  • Solidaritätszuschlag: 17,50 Euro
  • Kirchensteuer: 28,64 Euro
  • Gesamt: 364,39 Euro

Ergänzt wird diese Berechnung noch um die Sozialabgaben. Denn auch hierauf wirkt sich die Entgeltumwandlung positiv aus. In Bezug auf unser Beispiel ergibt sich Folgendes:

  1. Netto- und Auszahlungsbetrag ohne Entgeltumwandlung
    Nach Abzug aller Steuern und Sozialabgaben (Renten-, Pflege-, Arbeitslosen- und Krankenversicherung) bleibt bei einem Bruttogehalt von 2.800 Euro folgender Netto- und Auszahlungsbetrag:
    2.800 Euro - 435,10 Euro Steuern - 582 Euro Sozialabgaben = 1.782,90 Euro
  2. Netto- und Auszahlungsbetrag mit Entgeltumwandlung
    Wenn nun allerdings anstatt eines Bruttolohns von 2.800 Euro aufgrund der Gehaltsumwandlung nur 2.550 Euro brutto versteuert werden müssen, ergibt sich folgender Nettobetrag:
    2.800 - 364,39 Euro Steuern - 531 Euro Sozialabgaben = 1.904, 61 Euro

    Abzüglich der 250 Euro für die bAV ergibt sich folgender Auszahlungsbetrag:
    1.904,61 Euro - 250 Euro Entgeltumwandlung  = 1.654,61 Euro

Die 250 Euro zahlen Sie als Arbeitgeber direkt in den entsprechend vereinbarten Sparplan der bAV ein.

In unserem Beispiel für eine Entgeltumwandlung investiert Jens insgesamt 250 Euro als Zukunftssicherung von seinem Bruttogehalt. Netto kostet ihn das letztendlich aber nur 121,71 Euro, also die Differenz zwischen den beiden Nettobeträgen in den beispielhaften Lohnabrechnungen:

1.904,61 Euro – 1.782,90 Euro = 121,71 Euro

Info

Staatliche Förderung

Rund 51 % werden vom Staat in Form von eingesparten Steuern und Sozialabgaben beigesteuert. Dafür muss Jens jedoch akzeptieren, dass fortan etwas weniger auf seinem Girokonto landet.

Viele Arbeitnehmer wissen gar nicht, was durch eine recht einfache Entgeltumwandlung möglich ist. Anhand eines solchen Rechenbeispiels für eine Gehaltsumwandlung samt Möglichkeiten sind Mitarbeiter immer wieder positiv überrascht und denken dadurch aktiv über eine betriebliche Altersvorsorge in dieser Form nach.

Tipp

Brutto und Netto zur Entgeltumwandlung per Klick berechnen – mit einer Lohnsoftware

Mit einer professionellen Lohnsoftware ist ein Beispiel für die Entgeltumwandlung und deren Auswirkung auf die Lohnabrechnung schnell und einfach erstellt. So sind Sie in der Lage, Ihren Mitarbeitern zu veranschaulichen, welchen Effekt eine konkrete Gehaltsumwandlung auf deren Brutto- und Nettolohn hätte. Dadurch können diese viel leichter entscheiden, ob diese Form der betrieblichen Altersvorsorge sich für sie lohnt.

Für Arbeitgeber, die ein mitarbeiterorientiertes Unternehmen führen, ist daher ein modernes Lohnprogramm zu empfehlen. Es gehört quasi zum Inventar für eine professionelle Lohnbuchhaltung. Außerdem können Sie Ihre Mitarbeiter mit einer entsprechenden Software immer optimal beraten und gemeinsam die bestmögliche Lösung finden – wie am Beispiel der Entgeltumwandlung gezeigt.