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Lohnabrechnung auslagern: Ja oder nein?

Es gibt gute Gründe, die Lohnabrechnungen der Mitarbeiter:innen nicht selbst zu erstellen, sondern diese von dem oder der Steuerberater:in oder einem Lohnbüro vornehmen zu lassen. In der Regel sind zwei Faktoren ausschlaggebend, wenn Unternehmen die Gehaltsabrechnungen auslagern: fehlende technische Grundausstattung, die Komplexität dieser Aufgabe.

Es gibt jedoch auch gute Gründe, die gegen das Auslagern der Lohnbuchhaltung sprechen. Dazu gehören z. B. die Kosten für das Outsourcing und eine gewisse Abhängigkeit von dem oder der externen Dienstleister:in. Zudem gewähren Sie dem oder der Steuerberater:in bzw. Lohnbüro Einblicke in vertrauliche Daten und Betriebsinterna.

Erfahren Sie in diesem Beitrag, ob es sich für Ihr Unternehmen lohnt, die Lohnabrechnungen auszulagern oder ob es für Sie sinnvoller ist, diese selbst zu erstellen.

Vor- und Nachteile vom Outsourcing der Lohnabrechnung

Wie eingangs erwähnt, gibt es beim Thema „Lohnabrechnung auslagern“ einige Vor- und Nachteile, die Sie unbedingt in Ihre Überlegung einbeziehen sollten. Denken Sie zudem stets daran, dass die Lohnbuchhaltung ein stringentes Einhalten von gesetzlichen Vorgaben sowie eine effiziente und vor allem korrekte Erledigung voraussetzt. Wir haben die wichtigsten Vor- und Nachteile für Sie zusammengestellt.

Vorteile

  • Zeitersparnis: Wenn Sie die Lohnbuchhaltung an eine:n externe:n Dienstleister:in auslagern, sparen Sie sich intern die Zeit für den gesamten bürokratischen Prozess, der damit zusammenhängt. Der oder die Steuerberater:in oder das Lohnbüro erstellen gesetzeskonforme Entgeltabrechnungen und kümmern sich um die fristgerechten Meldungen ans Finanzamt und die Sozialversicherungsträger.
Hinweis

Achtung: Aufwand trotz Auslagerung

Sie müssen dennoch jeden Monat einige Daten, wie die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter:innen, an den oder die externe:n Dienstleister:in weitergeben. Auch das kostet Zeit.

  • Fachwissen: Das Thema Lohnrecht ist komplex und erfordert hohe Anforderungen an den oder die Lohnbuchhalter:in – unabhängig davon, ob dieser intern angestellt ist oder extern engagiert wird. Zudem ändern sich Gesetze ständig, sodass man unabdingbar up-to-date bleiben muss. Lohnbüros und Steuerberater:in haben das nötige Fachwissen und halten sich von Berufs wegen ständig auf dem Laufenden.
  • Fachgerechte Unterstützung: Bei vielen Fragen oder Problemen kann Ihnen Ihr:e Steuerberater:in oder Lohnbüro weiterhelfen und mit Rat und Tat zur Seite stehen, z. B. bei einer Betriebsprüfung oder bei Fragen von Mitarbeiter:innen rund um Lohn und Gehalt.

Nachteile

  • Kontrollverlust: Nicht jede:r Unternehmer:in kann sich mit dem Gedanken anfreunden, sensible Daten an eine:n externe:n Dienstleister:in weiterzugeben und damit die Kontrolle und Sicherheit der Daten in dessen Hände zu geben.
  • Datenschutz: Da Sie Ihre Mitarbeiter:innendaten nach extern geben, müssen Sie gewährleisten, dass diese nach den aktuellen Datenschutzregelungen gespeichert und verwahrt werden.
  • Haftung: Auch wenn die Lohnbuchhaltung von einem oder einer externen Dienstleister:in erledigt wird, sind Sie dennoch nicht aus jeglicher Haftung ausgeschlossen. Letzten Endes müssen Sie weiterhin für die Richtigkeit der Angaben auf den Entgeltabrechnungen sorgen.
  • Kosten: Insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen sowie Startups sprengen die Kosten, die für das Auslagern der Lohnabrechnung anfallen, oft das Budget. Vor allem das Honorar für eine:n Steuerberater:in ist nicht zu unterschätzen. Mehr zu den Steuerberater:innen-Kosten hier.

Lohnabrechnung von dem oder der Steuerberater:in erstellen lassen

Die Anforderungen an die Lohnbuchhaltung steigen kontinuierlich und die gesetzlichen Vorgaben ändern sich jedes Jahr. Da ist es verständlich und nachvollziehbar, dass sich nicht jede:r Unternehmer:in fortlaufend damit auseinandersetzen kann oder möchte. Ein:e gute:r Steuerberater:in oder Lohnbuchhalter:in befasst sich von Berufs wegen mit den jeweils aktuellen Vorschriften und Gesetzesänderungen und verpflichtet sich, sämtliche Prozesse fristgerecht umzusetzen. Daher lohnt sich die Überlegung, ob Sie die Lohnabrechnung an eine:n Steuerberater:in outsourcen oder nicht.

Lohnabrechnung mit dem oder der Steuerberater:in teilen – geht das?

Fakt ist: Das Abrechnen monatlich wechselnder Auszahlungen ist erheblich aufwändiger als das Abrechnen gleichbleibender Monatsgehälter. Daher spielen Sie womöglich mit dem Gedanken, nur die komplizierten Lohnabrechnungen an den oder die Steuerberater:in auszulagern und den Rest intern zu lösen. In der Praxis ist das nicht möglich, und zwar aus den folgenden Gründen:

  • Am Ende des Monats müssen alle Meldungen bei den jeweiligen Stellen (z. B. beim Finanzamt) eingereicht werden. Das wiederum funktioniert nur, wenn sämtliche Informationen gebündelt an einer Stelle liegen.
  • Auch im Falle einer Betriebsprüfung sollten alle nötigen Daten beisammen sein, um diese zur Verfügung stellen zu können.

Es ist also deutlich sinnvoller und effektiver, wenn die gesamten Daten entweder nur bei Ihnen oder nur bei dem oder der Steuerberater:in liegen.

Kosten für die Lohnabrechnung durch den oder die Steuerberater:in

Wenn Sie die Lohnabrechnung an Ihre:n Steuerberater:in auslagern, ist das eine Erleichterung, keine Frage. Doch beachten Sie dabei, dass dies auch mit relativ hohen Kosten verbunden ist, die monatlich anfallen und die Sie stemmen müssen. Abhängig von der Vereinbarung können die Kosten pro Kopf oder pauschal pro Monat vereinbart werden.

Info

Hier ein Richtwert zur Berechnung der Kosten:

Eine einfache monatliche Abrechnung kostet pro Mitarbeiter:in zwischen 15 und 20 Euro netto. Hinzu kommen weitere Kosten, wie beispielsweise:

  • die An- und Abmeldung eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin: ca. 10 Euro netto pauschal
  • das Anlegen und Führen einer digitalen Personalakte bzw. eines Lohnkontos pro Mitarbeiter:in: ca. 2,50 - 5 Euro pro Monat netto
  • Kosten für die Nutzung von DATEV: ca. 1,50 - 3 Euro netto je Abrechnung

Wenn Sie 10 Mitarbeiter:innen haben, würden Ihnen nach diesem Modell Kosten zwischen 190 und 280 Euro netto pro Monat entstehen. Im Vergleich dazu fallen für ein professionelles Lohnprogramm monatlich ca. 29 Euro netto an.

Das bedeutet: Für Unternehmen mit dem entsprechenden Budget kommt das Outsourcing der Lohnabrechnung auf jeden Fall infrage. Unternehmen, die Kosten einsparen und zudem jederzeit Zugriff auf alle Daten haben wollen, ist eine interne Lösung mit der passenden Software sinnvoll.

Gehaltsabrechnung an Lohnbüro outsourcen

Statt die Gehaltsabrechnungen an eine:n Steuerberater:in auszulagern können Sie auch die Dienste eines Lohnbüros in Anspruch nehmen. Dieses übernimmt ebenfalls die gesamte Abwicklung der fortlaufenden Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Sie stellen dem Lohnbüro lediglich einmal im Monat die sogenannten Bewegungsdaten zur Verfügung, wie beispielsweise:

  • geleistete Stunden
  • Einmalzahlungen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld
  • Ein- und Austritte von Mitarbeiter:innen

In der Regel erfolgt die Übermittlung der Daten digital oder über ein entsprechendes Formular des Lohnbüros. Kurz vor Ablauf der Fristen erfolgt normalerweise ein gemeinsamer Gegencheck. Anschließend müssen Sie die Entgeltabrechnungen nur noch freigeben.

Lohnbüro: Mit welchen Kosten müssen Sie für die Erstellung der Entgeltbescheinigungen rechnen?

Externe Lohnbüros sind völlig frei in der Gestaltung ihrer Preise. Ähnlich wie bei dem oder der Steuerberater:in spielt auch hier die Größe des Unternehmens bzw. die Anzahl der Mitarbeiter:innen und die Komplexität der Entgeltabrechnungen eine entscheidende Rolle. Neben einer einmaligen Gebühr zur Erfassung der Mitarbeiter:innenstammdaten werden oftmals Staffelpreise angeboten: Je größer das zu betreuende Unternehmen ist, desto günstiger wird der monatliche Preis pro Mitarbeiter:in bzw. pro zu erstellender Entgeltabrechnung.

Info

Kosten pro Mitarbeiter:in und weitere Leistungen

Bei den Standardpaketen liegen die Kosten pro Mitarbeiter:in bei durchschnittlich 7 bis 10 Euro netto. Die Standardpakete können durch diverse Premiumleistungen aufgewertet werden, wie z. B. Jahresentgeltmeldungen an die Berufsgenossenschaft oder das Erstellen von individuellen Auswertungen und Statistiken.

Tipp: Lohnabrechnung mit Software selbst erstellen statt auslagern

Wenn Sie das Erstellen der Lohnabrechnungen nicht auslagern möchten, weil Ihnen das Budget dafür fehlt oder Sie grundsätzlich Kosten sparen wollen, können Sie diese Aufgabe auch mithilfe einer Lohnsoftware intern erledigen. Diese Alternative ist in der Regel deutlich günstiger. Dabei verzichten Sie keineswegs auf Leistungen, Möglichkeiten oder Know-how.

Moderne und intuitive Lohnprogramme wie Lexware lohn+gehalt oder lexoffice Lohn & Gehalt verfügen über digitale Personalakten, Tools für die Zeiterfassung und Urlaubsplanung und unterstützen Sie bei der Organisation verschiedenster Zahlungsvorgänge. Die Meldungen an die Krankenkassen oder das Finanzamt werden automatisch erstellt und sind mit einem Klick versendet. Dabei werden alle aktuellen Vorgaben des Gesetzgebers eingehalten. Denn professionelle Software-Lösungen sind immer auf dem neuesten Stand. Des Weiteren sind sie sehr intuitiv gestaltet, sodass sich selbst Laien schnell zurechtfinden.
Alle Vorteile eines modernen Lohnabrechnungsprogramms finden Sie hier.

Zusammenfassung

Das Wichtigste zur Auslagerung der Lohnbuchhaltung auf einen Blick

  • Das Auslagern der Lohn- und Gehaltsabrechnungen an eine:n Steuerberater:in oder ein Lohnbüro bringt einige Vor- und Nachteile mit sich.
  • Wenn Sie die Entgeltabrechnungen an Ihre:n Steuerberater:in auslagern, ist das mit relativ hohen Kosten verbunden. Mit welchen Beträgen müssen Sie rechnen?
  • Was Lohnbüros für die Erstellung der Entgeltabrechnungen berechnen, haben wir Ihnen beispielhaft zusammengestellt.
  • Die Entgeltabrechnungen mit einer Software zu erstellen, ist für die meisten kleinen Unternehmen kostengünstiger als das Outsourcing.