Was ist der Lohnsteuerbescheid?
Der Lohnsteuerbescheid ist die Bestätigung, wie viel Beschäftigte in einem Kalenderjahr verdient haben und wie viele Steuern und Abzüge das Unternehmen davon einbehalten hat. Als Unternehmen ist man verpflichtet, einen Lohnsteuerbescheid als elektronische Lohnsteuerbescheinigung an das zuständige Finanzamt zu übermitteln.
Dies ergibt sich aus § 1b Abschluss des Lohnsteuerabzugs, Einkommenssteuergesetz, EStG:
Bei Beendigung eines Dienstverhältnisses oder am Ende des Kalenderjahres hat der Arbeitgeber das Lohnkonto des Arbeitnehmers abzuschließen. Aufgrund der Aufzeichnungen im Lohnkonto hat der Arbeitgeber nach Abschluss des Lohnkontos für jeden Arbeitnehmer der für dessen Besteuerung nach dem Einkommen zuständigen Finanzbehörde nach Maßgabe des § 93c der Abgabenordnung neben den in § 93c Absatz 1 der Abgabenordnung genannten Daten zu übermitteln.
Die 3 Schritte beim Lohnsteuerbescheid
Sowohl Unternehmen als auch Beschäftigte sollten die drei Schritte kennen, wenn es um Lohn-, bzw. Einkommenssteuer und deren Erklärung beim Finanzamt geht:
Das Unternehmen übermittelt am Ende des Kalenderjahres an den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin den elektronischen Lohnsteuerbescheid. Dabei handelt es sich um eine formalisierte Lohnabrechnung mit dem Nachweis über Steuern und Abgaben des Unternehmens. Diesen Bescheid übermittelt das Unternehmen auch dem Finanzamt.
Alle steuerpflichtigen Personen übermitteln nach jedem Kalenderjahr eine Einkommenssteuererklärung an das Finanzamt. Diese Steuererklärung umfasst den Lohnsteuerbescheid, aber auch alle anderen steuerlich relevanten Sachverhalte und Daten des jeweiligen Arbeitnehmers oder Arbeitnehmerin. Wichtig: Bei der Kombination der Lohnsteuerklassen 3/5 besteht für Arbeitnehmer grundsätzlich die Pflicht zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung.
Das Finanzamt stellt schließlich einen Einkommenssteuerbescheid aus, der die Höhe der fälligen Steuern endgültig festsetzt. Diesen Einkommenssteuerbescheid sollten Sie – ebenso wie den Lohnsteuerbescheid – immer auf Richtigkeit prüfen.
Bei dem Nachweis der geleisteten Steuern durch das Unternehmen handelt es sich um dessen Verpflichtung dem Staat gegenüber. Die Tatsache, dass er dieser Verpflichtung nachgekommen ist, zeigt es seinen Beschäftigten gegenüber durch den Lohnsteuerbescheid an.
Das steht auf dem Lohnsteuerbescheid
Der Lohnsteuerbescheid weist neben dem Bruttolohn und dem Nettolohn noch diverse andere Daten auf:
- Steuer-Identifikationsnummer
- Steuerklasse
- Information zur Kirchensteuer
- Kinderfreibeträge
- Lohnsteuerfreibetrag
- Solidaritätszuschlag
- Beiträge zur gesetzlichen und privaten Kranken- und Pflegeversicherung
- Arbeitnehmerbeiträge zur Arbeitslosenversicherung
- Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil zur gesetzlichen und berufsständigen Rentenversicherung
In bestimmten Einzelfällen können noch weitere Informationen aufgeführt werden. Zum Beispiel:
- Versorgungsbezüge
- Kurzarbeitergeld
- Unterbrechungszeiträume ohne Gehaltsanspruch
- Verpflegungszuschüsse
- Arbeitgeberleistungen bei Auswärtstätigkeit und doppelter Haushaltsführung
Hat ein Arbeitgebender den Lohnsteuerbescheid korrekt zugeliefert, muss im Anschluss der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin die Steuererklärung, bzw. Einkommenssteuererklärung machen, und an das Finanzamt zuliefern. Auch hierfür laufen Fristen, die es zu beachten gilt.
Grundsätzlich gilt: Die Lohnsteuerbescheinigung ist für alle steuerpflichtigen Beschäftigten Vorschrift. Das trifft auf alle Ihre Angestellten zu, die Sie nach den individuellen Steuermerkmalen abrechnen (ELStAM) Und daher auch geringfügig Beschäftigte, die Sie mit der jeweiligen Steuerklasse im Vorjahr abrechnen.
Minijob und Lohnsteuerbescheid: Eine besondere Konstellation
Eine besondere Konstellation für den Lohnsteuerbescheid gilt beim Minijob bzw. der geringfügigen Beschäftigung. Als Arbeitgebender müssen Sie eine Lohnsteuerbescheinigung für geringfügig Beschäftigte erstellen – es sei denn, Sie rechnen diese pauschal mit 2 Prozent und nicht mit ihrer Steuerklasse ab. Es fallen außerdem keine Arbeitnehmerbeträge zur gesetzlichen Krankenversicherung an. Daher ist für Minijobber die Mindestvorsorgepauschale in Zeile 28 der Lohnsteuerbescheinigung zu melden. Die Pauschale beträgt 12 Prozent des Arbeitslohns, höchstens jedoch 3.000 Euro in Steuerklasse III bzw. 1.900 Euro in den übrigen Steuerklassen.
Die Steuernummer auf dem Lohnsteuerbescheid
In Deutschland hat jede steuerpflichtige natürliche oder juristische Person eine Steuernummer. Die Existenz der Steuernummern ergibt sich aus verschiedenen gesetzlichen Regelungen, wie zum Beispiel aus §8 der „Buchungsordnung für Finanzämter“ (BuchO) und §139a Abs. 1, S. 1 Abgabenordnung.
Insgesamt gibt es drei verschiedene steuerliche Zuordnungen:
- Steuer-Identifikationsnummer: Sie wird grundsätzlich für natürliche Personen gemäß §139b Abgabenordnung seit 2008 bundeseinheitlich zentral vergeben.
- Wirtschafts-Identifikationsnummer: Sie wird für wirtschaftlich tätige natürliche oder juristische Personen sowie Personenvereinigungen gemäß §139c Abgabenordnung vom den jeweils zuständigen Finanzämtern vergeben.
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Sie wurde für Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes in der Europäischen Union eingeführt.
Jeder Lohnsteuerbescheid muss demnach die Steuernummer des Arbeitnehmers ausweisen. Beschäftigte müssen dem Unternehmen zu Beginn des Beschäftigungs- oder Anstellungsverhältnisses ihre Steuernummer mitteilen.
Steuernummer wird vom Finanzamt zugeteilt
Die Steuernummer müssen Sie nicht selbst beantragen. Wenn Sie zum ersten Mal eine Steuererklärung abgeben, lassen Sie das Feld „Steuernummer“ einfach leer. Das zuständige Finanzamt teilt Ihnen dann automatisch die individuelle Steuernummer zu.
Was genau ist die Steuernummer?
Die Steuernummer ist eine zehn bis 13-stellige Zahl, die sich immer oben links auf dem Steuerbescheid des Finanzamtes befindet. Je nach Bundesland setzen sich die Zahlen unterschiedlich zusammen. Allerdings wurde nach der Einführung des elektronischen ELSTER-Verfahrens ein weitgehend einheitliches Schema entwickelt, um die Arbeit der Finanzbehörden zu erleichtern.
Das übliche Schema der Steuernummern in den einzelnen Bundesländern variiert zwar, doch auf Bundesebene hat man sich auf 12 Ziffern geeinigt. In diesem Fall spricht man von einer Bundesfinanzamtsnummer, bei der jedes Bundesland am Anfang der Nummer eine eigene Kennzahl hat. In der Folge stehen die BBBB-Ziffern für den jeweiligen Bezirk des betreffenden Finanzamtes sowie die UUUU-Ziffern als Unterscheidungsmerkmal.
Beispiel für eine Berliner Steuer-ID:
Prüfung des Lohnsteuerbescheids
Auch beim Lohnsteuerbescheid gilt der Grundsatz: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Lohnsteuerbescheide enthalten diverse Daten und Informationen, die alle Beschäftigten nach Erhalt noch einmal durchgehen und auf Richtigkeit prüfen sollte.
Wie bei jedem Steuerbescheid ist ein zentraler Faktor bei dem Lohnsteuerbescheid die laufende Frist. Je nachdem, wann Sie einen Lohnsteuerbescheid als Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerin erhalten, fangen Fristen an zu laufen. So wie man einen Antrag auf Änderung eines Steuerbescheids stellen kann, ist auch eine Änderung des Lohnsteuerbescheids möglich.
Wie läuft die Prüfung des Lohnsteuerbescheids ab?
Die Prüfung sollte in zwei Schritten erfolgen:
- Überprüfung des Ergebnisses im Arbeitgeber-Bescheid mit eigenen Berechnungen. Es ist ratsam auch hier einen Experten oder Steuerfachkraft einzubeziehen. Zudem ist zu bedenken, ob sich bei den persönlichen Verhältnissen etwas geändert hat, was dem Arbeitgebenden eventuell nicht bekannt ist.
- Auf dem Lohnsteuerbescheid gibt es Hinweise oder Erläuterungen, die Sie im Detail lesen und prüfen sollten. Oft machen Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen in der Lohnbuchhaltung eigene Angaben, die Grundlage für bestimmte Berechnungen sind und individuell geklärt werden können.
Ab wann gilt ein Lohnsteuerbescheid als bekannt gegeben?
Für die Frist gilt: Die Rechtsbehelfsfrist beginnt nach Bekanntgabe des Steuerbescheids gemäß §122 Abgabenordnung, AO, und beträgt grundsätzlichen einen Monat, und nicht etwa – wie oft vermutet - vier Wochen. Da in vielen Fällen Bescheide noch per Post verschickt werden, gilt ein Lohnsteuerbescheid im Inland am dritten Tag nach Aufgabe zur Post als bekannt gegeben. Gehen Bescheide ins Ausland, läuft die Frist ebenfalls einen Monat. Die laufende Frist umfasst nicht nur die Überprüfung des Lohnsteuerbescheids, sondern auch die Einlegung eines Einspruchs.
Nachträgliche Änderungen des Lohnsteuerbescheids
Voraussetzung ist bei der Erklärung des Lohnsteuerbescheids die Einhaltung der Formalien und Fristen. In der Regel dauert es nur wenige Tage, bis ein Lohnsteuerbescheid erstellt ist – insbesondere, wenn Sie einen elektronischen Lohnsteuerbescheid erhalten.
Wenn ein Unternehmen Lohnsteuerdaten eines oder einer Angestellten fehlerhaft an das Finanzamt übermittelt hat, will nicht nur der Arbeitnehmer, sondern vor allem das Finanzamt die notwendigen Korrekturen vornehmen. Die Frage, ob nachträgliche Änderungen im Steuerbescheid möglich sind, ergibt sich auch im Hinblick auf elektronisch übermittelte Lohnsteuerdaten im Rahmen der Steuererklärung.
In einigen Fällen kann ein Steuerbescheid tatsächlich nicht mehr geändert werden. Dies ergibt sich unter anderem aus einem Urteil des Bundesfinanzhofs vom 16. Januar 2018 (VI R 41/16, BStBl 2018 II S. 378). Ebenso wie ein Finanzgericht hatte auch der Bundesfinanzhof die Änderung verweigert, weil das Finanzamt bei einer Papiererklärung den elektronisch übermittelten und der Steuererklärung beigestellten Arbeitslohn nicht mit dem vom Steuerpflichtigen in der Einkommensteuererklärung erklärten Arbeitslohn abgeglichen hat.
Wann muss ein Steuerbescheid aufgehoben oder geändert werden?
In Bezug auf Änderungen der Steuererklärung gibt es seit 2017 eine neue Rechtslage. 175 b Abgabenordnung schreibt vor, dass ein Steuerbescheid aufzuheben oder zu ändern ist, wenn von der mitteilungspflichtigen Stelle übermittelte Daten bei der Steuerfestsetzung gar nicht oder nicht hinreichend vom Finanzamt berücksichtigt wurden. Hierzu gehören insbesondere die durch das Unternehmen übermittelten Lohnsteuerdaten.
Was ist bei der Prüfung des Lohnsteuerbescheid besonders wichtig?
Bei der Frage, woher der Lohnsteuerbescheid kommt, sollte also nicht nur die Vorlage, bzw. Übermittlung des Bescheids geprüft werden, sondern auch der Inhalt.
Zu prüfen sind insbesondere:
- Freibeträge
- Bruttoarbeitslohn
- Versorgungsbezüge
- Sämtliche durch das Unternehmen übermittelten Daten
Zu beachten ist, dass Rechtsmittel immer schriftlich eingereicht werden müssen!
Abruf und Aufbewahrung des Lohnsteuerbescheids
Normalerweise übermitteln Unternehmen die komplette Lohnsteuerbescheinigung am Ende des Jahres, spätestens bis Ende Februar des Folgejahres. Natürlich können Angestellte den Lohnsteuerbescheid auch online abrufen. Normalerweise verschickt die Personalabteilung die Lohnsteuerbescheinigungen zum Ende des Kalenderjahres. Um diesen Sachverhalt zu vereinfachen, bietet es sich an, diese Unterlage zusammen mit der monatlichen Lohnabrechnung zu versenden.
Wenn Sie als Unternehmen eine Human Ressource Software mit sogenannten Mitarbeiter-Self-Services nutzen oder ein Lohnabrechnungsprogramm, haben Sie es einfacher. Sie können Ihren Mitarbeitenden die fertig erstellten Lohnsteuerbescheinigungen digital zur Verfügung stellen. Vereinfacht können die Angestellten sich mit ihren Zugangsdaten einloggen und sich ihre Dokumente jederzeit herunterladen und ausdrucken. Hierdurch können Sie weiterhin vermeiden, dass Sie Fristen versäumen. Angestelle können den Lohnsteuerbescheid auch nachfordern, wenn dieser verloren ging oder Sie diesen zu spät zugestellt haben.
Aufbewahrung der Lohnsteuerbescheide
Als Arbeitnehmer oder Arbeitnehmerin sollten Sie die elektronischen Lohnsteuerbescheide mindestens bis zum Renteneintritt an einem geeigneten Ort aufbewahren. Die Bescheide können bei der Rentenberechnung die entscheidende Grundlage sein und auch zur Anfechtung falscher Berechnungen dienen. Aber auch vor Eintritt in das Rentenalter ist der Rentenbescheid von zentraler Bedeutung. Er ist Grundlage bei der Beantragung von Elterngeld, für den BAföG-Antrag eines Kindes im Studium oder bei der Pflege von Angehörigen. Als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin sind Sie verpflichtet, den Lohnsteuerbescheid zehn Jahre aufzubewahren.
Sollte ein Arbeitsverhältnis bereits in der Mitte des Jahres enden, ist es ratsam, dass Sie Ihrem ausscheidenden Mitarbeiter oder Mitarbeiterin die Lohnsteuerbescheinigung nicht erst am Ende des Jahres übermitteln. Die Bescheinigung kann bei der Bemessung von Arbeitslosengeld relevant sein, daher sollten Sie ehemaligen Mitarbeitern diese zeitnah zur Verfügung stellen. Wenn neue Angestellte Arbeitslosengeld bezogen haben, übermittelt das zuständige Arbeitsamt ihnen eine Lohnbescheinigung. Diese kann auch schriftlich beim Arbeitsamt beantragt werden.
Lohnsteuerbescheid – Alles Wichtige auf einen Blick
- Jedes Jahr müssen Unternehmen die Lohnsteuerbescheinigung für ihre sozialversicherungspflichtigen Angestellten ans Finanzamt übermitteln und den jeweiligen Angestellten einen Ausdruck der Daten zukommen lassen.
- Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung zeigt dem Finanzamt und dem Angestellten, welche Lohnsteuerabzüge das Unternehmen tatsächlich vom Gehalt seiner Angestellten abgeführt hat. Der Lohnsteuernachweis dient als Beweis gegenüber den Finanzbehörden.
- Der Lohnsteuernachweis zeigt neben Steuerabzügen und Sozialabgaben auch weitere Informationen zu Freibeträgen, Steuerklasse und Steuermerkmalen. Für Angestellte ist dies die Grundlage für ihre Steuererklärung.
- Früher gab es Lohnsteuerkarten. Seit 2013 erfolgt die Bearbeitung insgesamt digital. Die Finanzämter haben hierfür die Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale (ELSTAM) eingeführt, die in einer zentralen Datenbank gespeichert werden. Die ELSTAM enthalten die Daten, die früher auf der Vorderseite der Papierkarte standen.
- Den Lohnsteuernachweis können Beschäftigte im besten Fall online abrufen. Wer wissen möchte, woher der Lohnsteuerbescheid kommt, sollte sich an die Personalabteilung bzw. den Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin wenden.
- Angestellte können ihren Lohnsteuerbescheid nachfordern, wenn dieser verloren gegangen ist. Ebenso können sie den Steuerbescheid nachträglich ändern lassen, wenn dieser falsche Angaben enthält.
- Beschäftigte sollten sämtliche Lohnsteuerbescheide bis zum Rentenalter aufbewahren, da sie Grundlage der Rentenbemessung sind. Zudem müssen Arbeitgebende die Lohnsteuerbescheide über zehn Jahre verwahren.