Lohnabrechnung erstellen
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Wer darf eine Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellen?

Für die Erstellung einer Lohn- oder Gehaltsabrechnung bist grundsätzlich du als Arbeitgeber verantwortlich. Eine spezielle Ausbildung benötigst du dafür nicht. Allerdings setzt die Lohnbuchhaltung ein gewisses kaufmännisches Grundverständnis voraus. Wer nicht über das nötige Know-how verfügt und die unzähligen Stolperfallen bei der Erstellung einer Entgeltabrechnung vermeiden möchte, kann die Lohnabrechnungen seiner Mitarbeitenden zum Beispiel von einem Steuerberater oder einem externen Lohnbüro erstellen lassen. Das ist jedoch relativ kostenintensiv. Eine bessere und kostengünstigere Alternative ist eine spezielle Lohn- und Gehaltssoftware. Diese ermöglicht es selbst Laien, eine Lohnabrechnung korrekt und sicher zu erstellen. Erfahre bei uns, was du dabei beachten musst.

Inhalt und Aufbau: Welche Bestandteile muss eine Lohnabrechnung enthalten?

Die Lohnabrechnung muss nach gesetzlicher Vorschrift eine ganze Reihe an verschiedenen Bestandteilen aufweisen. Nach § 108 Absatz 3 Satz 1 der Gewerbeordnung (GewO) müssen unter anderem folgende Bestandteile in einer Lohnabrechnung enthalten sein:

• Name, Anschrift des Arbeitgebers oder der Arbeitgeberin und des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin
  
• Steuerklasse, Steuer-Identifikationsnummer und Versicherungsnummer des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin
  
• Zeitraum der Abrechnung
  
• Bruttolohn und Nettolohn
  
• Krankenkassenbeitrag
  
• Beitrag zur Pflegeversicherung
  
• Solidaritätszuschlag
  
• Kirchensteuer
  

Neben den oben aufgeführten Daten gibt es noch einige weitere Pflichtangaben, die auf einer Lohnabrechnung enthalten sein müssen. So müssen beispielsweise auch Aufwandsentschädigungen oder Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge auf einer Lohn- oder Gehaltsbescheinigung vermerkt sein.

Gehaltsabrechnung erstellen: Gehe nach diesem Schema vor

Eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung zu erstellen, ist gar nicht so schwer. Wer sich dabei an einem Schema orientiert, dem gelingt die Abrechnung für Standardlöhne ohne große Schwierigkeiten. Natürlich ist es wichtig, dass du die Grundbegriffe der Lohnbuchhaltung kennst und dich bereits mit den Anforderungen von Finanzämtern, Behörden und Versicherungsträgern auseinandergesetzt hast. Ohne Grundwissen ist es nämlich kaum bis gar nicht möglich, die Richtigkeit einer Abrechnung zu überprüfen.
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Grundvoraussetzung für die korrekte Erstellung der Entgeltabrechnung ist, dass du den Unterschied zwischen Lohn und Gehalt kennst. Hier kannst du nachlesen, wie sich beide Begriffe unterscheiden.

Lohnabrechnung korrekt berechnen: So gehst du vor

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird immer nach einem bestimmten Schema erstellt:

1. Aufstellung des Gesamtbruttolohns/Gesamtbruttogehalts
   
2. Ermittlung der Steuern aus dem Steuerbrutto
   
3. Ermittlung der Sozialversicherungsbeiträge aus dem Sozialversicherungsbrutto
   
4. Berechnen des Nettolohns/Nettogehalts
   
5. Ermittlung des Auszahlungsbetrags
   

Das gesamte Schema für die Berechnung von Löhnen und Gehältern sieht folgendermaßen aus:

Grundlohn
zzgl. Zuschläge (Nachtarbeit, Wochenendzuschlag, Überstunden)
zzgl. Prämien und Provisionen
zzgl. Lohnfortzahlungen im Krankheitsfall, Lohnnachzahlungen
zzgl. Sachbezüge
zzgl. Weihnachtsgeld
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= Bruttolohn
abzgl. Lohnsteuer
abzgl. Kirchensteuer
abzgl. Solidaritätszuschlag
abzgl. Sozialversicherungsbeitrag
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= Nettolohn
abzgl. Nettolohnabzüge wie

• Vermögenswirksame Leistungen
  
• Vorschüsse, Sachbezüge/geldwerte Vorteile oder Pfändungen
  

= auszuzahlender Lohn- bzw. Gehaltsbetrag
Wenn du die Abrechnung vornimmst, musst du zudem die Lohnsteuertabelle anwenden. Welche das ist, ergibt sich aus den Angaben über die eingetragene Steuerklasse und eventuelle Steuerfreibeträge. Beide Angaben findest du auf der Lohnsteuerkarte des jeweiligen Mitarbeiters oder der jeweiligen Mitarbeiterin.

Was ist Bruttolohn und wie berechne ich ihn?

Als Bruttolohn bzw. Bruttogehalt wird die Gesamtvergütung vor Steuern und Abgaben zur Sozialversicherung bezeichnet. Um den Gesamtbruttolohn zu ermitteln, musst du alle Positionen zusammentragen, die den laufenden Bruttolohn ergeben. Auch Einmalzahlungen, wie Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld, gehören zum Bruttolohn. Zudem sind Arbeitgeberleistungen zu berücksichtigen. Dazu gehören:

• vermögenswirksame Leistungen (VWL)
  
• Vorschüsse, Sachbezüge/geldwerte Vorteile oder Pfändungen
  
• Sachbezüge wie Firmenwagennutzungen oder Tankgutschein
  
• Leistungsprämien
  
• Urlaubsgeld
  
• Weihnachtsgeld
  
• Jubiläumszuwendungen
  
• Abfindungen
  

Steuerabzüge für die Lohn- und Gehaltsabrechnung berechnen

Um die Steuerabzüge für die Entgeltabrechnung zu ermitteln, benötigst du das Steuerbrutto. Damit lassen sich dann alle Steuerabzüge berechnen, und zwar für die:

• Lohnsteuer
  
• Kirchensteuer
  
• Solidaritätszuschläge
  

Das Steuerbrutto ergibt sich aus dem Gesamtbrutto abzüglich der Freibeträge, Altersentlastungsbeträge, Versorgungsfreibeträge und weiterer Zuschläge zum Versorgungsfreibetrag.

Zudem ist es relevant, lohnsteuerfreie Bezüge zu beachten. Wie der Begriff schon ausdrückt, sind sie nicht Bestandteil der Beitragsbemessungsgrundlage, um Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag zu berechnen.

Ist das Gesamtbrutto um die aufgezählten Positionen gekürzt, wird dir das steuerpflichtige Entgelt angezeigt. Anhand der Grundtabelle (tarifliche Steuertabelle für unverheiratete Steuerpflichtige) bzw. Splitting-Tabelle (tarifliche Steuertabelle für Verheiratete) kannst du nun ablesen, wie hoch die Belastung mit Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag ausfällt. Die Berechnungsformel beider Tabellen ergibt sich aus § 32a Absatz 1 Einkommensteuergesetz (EStG).

Die Lohnsteuerkarte

Bis 2011 bekam jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin eine Lohnsteuerkarte bei der zuständigen Gemeinde. Auf der Lohnsteuerkarte machte die Gemeinde spezifische Angaben, die Arbeitgeber für die Erstellung der Lohnabrechnung sowie der daran gekoppelten Meldungen an die Sozialversicherungsträger benötigten. Heute wird das elektronische ELStAM-Verfahren angewendet. Der Arbeitnehmer muss dir lediglich seinen Namen, die Steuer-Identifikationsnummer und das Geburtsdatum mitteilen. Die weiteren Informationen zu dem Arbeitnehmer rufst du online beim Finanzamt ab:

• die gültigen Adressdaten
  
• Steuerklasse
  
• Kinderfreibeträge
  
• Steuerabzugsbeträge
  
• Konfession
  

Die Lohnsteuertabelle

In der Lohnsteuertabelle findest du Angaben dazu, welche Lohnsteuerabzüge der Bruttolohn auslöst. Die Angaben sind nach den verschiedenen Steuerklassen gruppiert. Die Lohnsteuerklasse beeinflusst somit die Höhe des Lohnsteuerabzugsbetrages, der bei der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung zu berücksichtigen ist.

Lohnsteuer

Die Lohnsteuer wird nach den Vorgaben des sogenannten „Programmablaufplans“ des Bundesfinanzministeriums für die maschinelle Berechnung des Lohnsteuerabzugs berechnet und macht den größten Anteil der Steuerabzüge aus. Die Höhe der abzuführenden Lohnsteuer ist von der jeweiligen Lohnsteuerklasse sowie der Höhe des Einkommens abhängig. Allerdings gibt es für jeden Arbeitnehmer einen jährlichen Grundfreibetrag, der steuerfrei bleibt.

Kirchensteuer

Mitglieder der katholischen und evangelischen Kirche sowie der jüdischen Kultusgemeinde, die in Deutschland leben, sind kirchensteuerpflichtig. Beschäftigte, die kein Mitglied einer dieser Kirchengemeinschaften sind, müssen auch keine Kirchensteuer zahlen.

Solidaritätszuschlag

Ende 2019 hat der Bundestag das Gesetz zur Rückführung des Solidaritätszuschlags beschlossen. Für den Großteil der in Deutschland lebenden Arbeitnehmer bedeutet dies, dass für sie seit Januar 2021 kein Soli-Zuschlag mehr anfällt. Denn die jährliche Freigrenze, bis zu der kein Soli-Zuschlag anfällt, steigt von 16.956 € auf 18.130 pro Jahr für Alleinstehende und von 33.912 € auf 36.086 € für Zusammenlebende und Ehepaare.

Sozialversicherungsbeiträge ermitteln

Zu den Sozialversicherungen zählen:

• Krankenversicherung
  
• Rentenversicherung
  
• Arbeitslosenversicherung
  
• Pflegeversicherung
  
• Unfallversicherung
  

Die Summe der Beiträge zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung bilden den Gesamtversicherungsbeitrag, der überwiegend zu je 50 Prozent von dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer abzuführen ist. Sozialversicherungsbeiträge (SV-Beiträge) werden durch die jährlich festgelegten Beitragsbemessungsgrenzen in der maximalen Höhe gedeckelt.

Im Bereich der Sozialversicherungen sind keine speziellen Freibeträge zu berücksichtigen. Dafür sind aber einige Bestandteile beitragsfrei, die vom Gesamtbrutto abgezogen werden müssen. Daraus lässt sich dann die Besteuerungsgrundlage für die Sozialversicherung ermitteln. Zu den beitragsfreien Bestandteilen gehören zum Beispiel:

• Zuschüsse für Kindergärten
  
• Betriebsveranstaltungen
  
• Gutscheine
  

Krankenversicherung

Die Krankenversicherung gehört in Deutschland zu den Pflichtversicherungen. Das bedeutet, dass jede in Deutschland lebende Person dazu verpflichtet ist, sich krankenversichern zu lassen – unabhängig davon, ob man angestellt oder arbeitslos ist.

Für Beschäftigte und Arbeitgeber gilt in Bezug auf die Krankenversicherungsbeiträge das Paritätsprinzip.

Ist ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin nicht gesetzlich pflichtversichert, sondern in einer privaten Krankenversicherung (PKV), sieht die Verteilung ähnlich aus. Es gibt jedoch Sonderregeln. Zwar beteiligst du dich als Arbeitgeber am PKV-Beitrag, allerdings nur bis zu einer gewissen Höhe. Der maximale Arbeitgeberzuschuss beläuft sich höchstens auf die Summe, die du nach der Beitragsbemessungsgrenze auch für die gesetzliche Krankenversicherung beisteuern müsstest.
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Eine wichtige Rolle bei der Berechnung der abzuführenden Krankenversicherungsbeiträge ist die sogenannte Beitragsbemessungsgrenze.

Rentenversicherung

Auch die Beiträge zur Rentenversicherung werden mit jeweils 50 Prozent anteilig von dir und vom Beschäftigten getragen. Zudem gibt es ebenfalls eine Beitragsbemessungsgrenze für Rentenversicherungsbeiträge. Diese wird jährlich im Voraus für das nächste Kalenderjahr festgesetzt.

Arbeitslosenversicherung

Ähnlich wie schon bei den Beiträgen zur Krankenversicherung und Rentenversicherung, werden auch die Beiträge zur Arbeitslosenversicherung solidarisch zwischen dir als Arbeitgeber und Arbeitnehmer geteilt.Der Beitragssatz wird durch den Gesetzgeber in § 341 Drittes Buch Sozialgesetzbuch (SGBIII) festgelegt.

Pflegeversicherung

Seit der Pflegereform im Jahr 2008 gilt für die gesetzliche Pflegepflichtversicherung ein einheitlicher Beitragssatz. Auch diese Sozialabgabe teilst du dir zu gleichen Teilen mit deinem Angestellten. Für die Pflegeversicherung gibt es ebenfalls eine Beitragsbemessungsgrenze, bei der der Beitrag ab einer gewissen Einkommenshöhe nicht mehr steigt, sondern gedeckelt ist.

Unfallversicherung

Die Unfallversicherung bildet die fünfte und damit letzte Säule der Sozialversicherungen und wird ausschließlich von dem Arbeitgeber getragen. Die Beiträge führst du direkt an den zuständigen Unfallversicherungsträger ab. Sie dienen dazu, dass deine Angestellten im Falle eines Wege- oder Arbeitsunfalls abgesichert sind. Ebenfalls versichert sind Berufskrankheiten, die in der Verordnung für Berufskrankheiten als anerkannt gelten.

Was ist Nettolohn und wie berechne ich ihn?

Vom Brutto- zum Nettolohn bzw. -gehalt durchläuft das Entgelt eines Beschäftigten innerhalb der Lohnbuchhaltung einen mehrstufigen Prozess. Die Berechnung des Nettoentgelts als Auszahlungsbetrag ergibt sich aus folgender Rechenkette:

Gesamtbrutto

• Lohnsteuer
  
• Kirchensteuer
  
• Solidaritätszuschlag
  
• Arbeitnehmeranteile
  
• Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung
  

= Nettoentgelt

Der Nettolohn bzw. das Nettogehalt wird durch weitere Abzüge wie vermögenswirksame Leistungen, Vorschüsse, Sachbezüge und Pfändungen gemindert oder beispielsweise durch Zuschüsse von Kranken- oder Pflegeversicherung nach oben korrigiert. Unterm Strich ergibt sich daraus schlussendlich der Auszahlungsbetrag für den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin. Das Nettoentgelt ist jedoch nicht immer identisch mit dem Auszahlungsbetrag.

Fälligkeit der Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge

Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge (SV-Beiträge) solltest du stets fristgerecht überweisen. Ansonsten drohen Säumniszuschläge oder sogar Zwangsgelder. Streng genommen kannst du selbst entscheiden, ob du die Steuern und SV-Beiträge selbst überweist oder vom Finanzamt und den Krankenkassen einziehen lässt.

Fälligkeit der Lohnsteuer

Die Anmeldung und Zahlung der Lohnsteuer wird in § 41a Absatz 1 Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt. Das bedeutet: Du musst die Lohnsteuer des laufenden Monats bis zum 10. des Folgemonats an das für dein Unternehmen zuständige Finanzamt abgeführt haben. Fällt der Abgabetermin auf einen Samstag, Sonntag oder einen Feiertag, verlängert sich die Frist auf den nächsten Werktag.
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Hast du die Lohnsteuer verspätet gezahlt, kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag und Säumniszuschlag nach § 240 Abgabenordnung (AO) erheben. Ebenfalls möglich ist es, dass die fällige Lohnsteuer geschätzt und ein Zwangsgeld verordnet wird.

Fälligkeit der Sozialabgaben

Die Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge wird in § 23 des vierten Sozialgesetzbuch (SGB IV) geregelt. So müssen geschuldete Sozialabgaben bis spätestens zum drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Beschäftigungsmonats bei der Einzugsstelle eingegangen sein. Die Beitragsnachweise dagegen müssen der Einzugsstelle zu Beginn des zweiten Arbeitstages vor Fälligkeit vorliegen. Eine dreitätige Schonfrist wie bei der Lohnsteuer gibt es bei den SV-Beiträgen im Übrigen nicht. Solltest du diese nicht bis zum Tag der Fälligkeit bezahlt haben, wird ein Säumniszuschlag in Höhe von 1 % des ausstehenden Beitrags erhoben.

Lohnabrechnung erstellen: Diese Besonderheiten gelten für geringfügig Beschäftigte

Bei Minijobbern handelt es sich um Mitarbeitende mit „geringfügiger Beschäftigung“ im gewerblichen Bereich oder im Privathaushalt, die nicht mehr als 538 Euro pro Monat verdienen. Im Gegensatz zu Voll- oder Teilzeitbeschäftigten wird der 538-Euro-Kraft jedoch in der Regel ein Bruttogehalt ohne Abzüge ausgezahlt.

Lohnabrechnung selbst erstellen: Mit einem Lohnprogramm geht's einfach

Leider machen sich Lohnabrechnungen nicht von selbst und sind jeden Monat aufs Neue ein zeitintensiver Prozess. Deutlich schneller und einfacher lassen sich Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit einer entsprechenden Software selber erstellen. Dabei hast du die Wahl, ob du die Lohnabrechnung online erstellen oder ein klassisches Lohnabrechnungsprogramm für den Desktop nutzt. Beide Lösungen bieten praktische Funktionen, wie zum Beispiel die korrekte Berechnung der gesamten Abzüge oder den automatischen Versand aller Pflichtmeldungen an das Finanzamt und die Krankenkassen.

Brutto-Netto-Rechner: Nettogehalt einfach berechnen

Um eine Lohnabrechnung zu erstellen, ist die Ermittlung des richtigen Nettogehalts essenziell. Das Nettogehalt ist recht komplex und hängt dabei von verschiedenen Faktoren ab. Unser Brutto-Netto-Rechner hilft dir dabei, das richtige Nettogehalt zu ermitteln – egal ob für Arbeitnehmer zur Orientierung oder als Unterstützung für Arbeitgeber bei der Erstellung der Lohnabrechnung. Probier es gleich aus!