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Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf einen Blick

Definition

Was ist die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (kurz AU-Bescheinigung, auch Krankschreibung oder Arztzeugnis genannt) ist ein Dokument, das Arbeitnehmer:innen bescheinigt, dass sie aufgrund einer Krankheit arbeitsunfähig sind. Im Arbeitsrecht ist verankert, dass Arbeitnehmer:innen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung als Erklärung  über eine ärztlich festgestellte Erkrankung Arbeitgeber:innen vorlegen müssen. Diese belegt, dass der- oder diejenige am Erbringen der Arbeitsleistung gehindert ist.

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Rechtlicher Rahmen zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Im Falle einer Krankheit sind Arbeitnehmer:innen dazu verpflichtet, sich von dem oder der Ärzt:in eine Krankschreibung ausstellen zu lassen. Das muss laut Gesetzgeber spätestens ab dem dritten Krankheitstag geschehen (Vorlagepflicht). Einige Unternehmen halten im Arbeitsvertrag individuelle Regelungen fest, so kann eine AU-Bescheinigung bereits ab dem ersten Krankheitstag bestehen. Die Krankheit und die damit verbundene Arbeitsunfähigkeit muss offiziell festgestellt werden. Gesetzlich ist in §5 EntgFG geregelt, dass bei Krankheit eine Entgeltfortzahlungspflicht besteht. Dauert die Erkrankung länger an, wird Krankengeld gezahlt.

Info

Wichtigkeit der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist ein amtliches Dokument, das ähnlichen Wert besitzt wie eine Urkunde. Dadurch erhält die AU Beweismittelcharakter. Sie kann gegebenenfalls auch vor Gericht als Anscheinsbeweisstück eingesetzt werden.

Was passiert bei nicht Vorlage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Kommt der oder die Arbeitnehmer:in der Vorlagepflicht im Betrieb nicht nach, kann das weitreichende Folgen haben. Wird die Nachweispflicht nicht eingehalten, können Arbeitgeber:innen die Entgeltfortzahlung einstellen und das Arbeitsverhältnis sogar kündigen.

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Unterschied Krankmeldung vs. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Umgangssprachlich werden die Begriffe „Krankmeldung“, „Arbeitsunfähigkeit“ und „Krankschreibung“ oft synonym gebraucht. Allerdings gibt es deutliche Unterschiede:

  • Eine Krankmeldung ist die Mitteilung an Arbeitgeber:innen über den Krankheitsfall
  • Die Krankschreibung oder Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dagegen ist das offizielle Dokument, das von Ärzt:innen ausgestellt wird, um die Arbeitsunfähigkeit zu bestätigen
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Rückwirkende Krankmeldung

Viele Unternehmen dulden eine rückwirkende Krankmeldung nicht. Im Arbeitsvertrag oder der Mitarbeitendenmappe können die Regelungen zur Krankmeldung und zur Vorlage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung individuell geregelt sein.

Wie und wann wird die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausgestellt?

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung muss immer von einem oder einer  Ärzt:in ausgestellt werden. Erlaubt ist die Ausstellung von:

  • Hausärzt:innen
  • Fachärzt:innen
  • Durchgangsärzt:innen

In einem Ärzt:innentermin wird festgestellt, ob der oder die Arbeitnehmer:in nur krank oder tatsächlich arbeitsunfähig ist (Erstbescheinigung). Auch der oder die Ärzt:in hat klare Richtlinien zur Ausstellung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung:

  • Die Dauer der voraussichtlichen Arbeitsunfähigkeit muss festgestellt werden.
  • Der oder die ausstellende Ärzt:in muss klar erkenntlich sein.
  • Bei gesetzlich Versicherten: Hinweis auf Information an die Krankenkasse
  • Datum
  • Handschriftlich getätigte Unterschrift
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Ausnahme: Telefonische Krankschreibung

Bis zum 31. Dezember 2021 können sich Patient:innen bei leichten Beschwerden der oberen Atemwege telefonisch krankschreiben lassen. Diese Regelung ist durch die Corona-Pandemie entstanden und daher auch zeitlich begrenzt. Die telefonische Krankschreibung kann für bis zu sieben Tagen erfolgen. Eine einmalige Verlängerung ist möglich.

Verlängerung der Arbeitsunfähigkeit

Arbeitnehmer:innen können die Krankschreibung bis spätestens zum letzten Tag der ursprünglichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verlängern. Auch dafür muss der oder die Betroffene nochmals in der Praxis vorstellig werden. Ausnahme ist das Wochenende: Gilt die AU-Bescheinigung bis zu einem Freitag und der gesundheitlicher Zustand verbessert sich über das Wochenende nicht, dann ist es zulässig am Montag einen Ärzt:innentermin für die Verlängerung der Krankschreibung wahrzunehmen. Dieses Dokument wird dann Folgebescheinigung genannt.

“Krank machen“ ist kein Kavaliersdelikt

Wer die Arbeitsunfähigkeit vorschiebt, um beispielsweise Freizeitaktivitäten nachgehen zu können, der riskiert seinen Arbeitsplatz. Es handelt sich dabei um einen Bruch der arbeitsvertraglichen Pflichten. Arbeitgeber:innen können Arbeitnehmer:innen aufgrund dieses Vertragsbruchs fristlos kündigen. Außerdem droht folgendes:

  • Rückforderungsansprüche von Seiten der Arbeitgeber:innen
  • Strafrechtliche Forderungen: Das Erschleichen von Entgeltfortzahlung wird als Straftatbestand (Betrug) gewertet

Auch Ärzt:innen können beim fälschlichen Ausstellen der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung von Arbeitgeber:innen rechtlich belangt werden. Allerdings nur dann, wenn der oder die Patient:in den Betrug offen kommuniziert hat und die AU-Bescheinigung dennoch ausgestellt wurde. Wenn Patient:innen Erkrankungen vorgaukeln, die nicht diagnostisch ausgeschlossen werden können, müssen Ärzt:innen auf die Aussagen von Patient:innen vertrauen. Dabei sind sie nicht belastbar.

Arbeitsunfähigkeit – was ist erlaubt?

Während einer andauernden Krankschreibung mit Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dürfen Mitarbeitende alles tun, was sich nicht negativ auf den Heilungsprozess auswirkt. Das bedeutet Tätigkeiten wie:

  • Einkaufen gehen
  • Spazieren
  • Kinobesuche

Teilweise sind sogar Reisen, die der Erholung dienen können, erlaubt. Bei Bronchitis oder Asthma beispielsweise können Luftkurreisen förderlich sein. Eine Pflicht Arbeitgeber:innen oder die Krankenkasse zu informieren besteht für den oder die Arbeitnehmer:in nicht.

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Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist kein Arbeitsverbot

Arbeitnehmer:innen entscheiden selbst, ob sie innerhalb der ausgestellten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung arbeitsfähig sind oder nicht. Arbeitgeber:innen können allerdings nicht verlangen, dass innerhalb der Dauer der AU-Bescheinigung gearbeitet wird. Auch können erkrankte Mitarbeitende, die trotzdem im Büro auftauchen nach Hause geschickt werden. Die Fürsorgepflicht von Arbeitgeber:innen gegenüber den Anstellten gilt hierbei.

Bestandteile der AU-Bescheinigung

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung besteht insgesamt aus vier Teilen, die meist jeweils eine Papierbescheinigung darstellen.

  • Eine Ausfertigung zur Vorlage bei der Krankenkasse: Dieser Teil muss schnellstmöglich bei der Versicherung ankommen. Besonders, wenn Erkrankungen länger anhalten, ist es wichtig, dass die AU zeitnah bei der Krankenkasse ist. Auf der Basis der Krankschreibung durch die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kann der Anspruch auf Krankengeld geltend gemacht werden.
  • Eine Ausfertigung zur Vorlage bei Arbeitgebern oder der Agentur für Arbeit: Dieser Teil muss, außer es ist im Arbeitsvertrag anders geregelt, bei andauernder Krankheit über drei Tage spätestens am vierten Tag vorgelegt werden. Eine Diagnose ist auf dieser Version der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht enthalten.
  • Eine Durchschlag für Versicherte: Hierauf ist die Diagnose explizit benannt. Dieser Schein ist für die Unterlagen der Versicherten.
  • Eine Ausfertigung für den oder die Ärzt:in: Diesen Teil behalten Ärzt:innen, er wird meist in der Krankenakte hinterlegt.
Tipp

Einführung elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Ab dem 01. Oktober 2021 sind Versicherte nicht mehr verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung per Post an ihre Versicherung zu schicken. Stattdessen tritt die sogenannte elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) in Kraft. Dabei informieren die Ärzt:innenpraxen die Versicherungen auf dem elektronischen Weg. Ab Juli 2022 soll dann auch die Version für Arbeitgeber:innen elektronisch übermittelt werden.

Lohnfortzahlung bei Arbeitsunfähigkeit

Die Entgeltfortzahlung für Mitarbeitende, die eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegen, kann bis zu sechs Wochen andauern. Danach springt die Krankenkasse mit dem sogenannten Krankengeld ein (Krankengeldfall). Das umfasst bei gesetzlich Versicherten 70 Prozent des Bruttolohns. Festgehalten ist diese Regelung im Entgeltfortzahlungsgesetz. Privatversicherte haben Anspruch auf das Krankentagegeld, das hängt aber davon ab, ob dieses mitversichert ist oder nicht.

Lohnfortzahlung im Krankheitsfall – ist diese steuerpflichtig?

Wenn Mitarbeitende eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegen, dann sind Arbeitgeber:innen verpflichtet, für diese Dauer eine Entgeltfortzahlung anzusetzen. Der im Rahmen dieser Lohnfortzahlung gezahlte Bruttolohn ist ganz regulär steuerpflichtig. Das gilt auch, wenn nach den gesetzlich festgelegten sechs Wochen Entgeltfortzahlung weiterhin Lohn oder ein Zuschuss zum Krankengeld getätigt wird. Hier greift die Lohnsteuer.

Tipp

Steuerfreiheit bei tariflichen Aufstockungsbeiträgen

Mitarbeitende in Altersteilzeit beziehen gerade bei Tarifverträgen zum Teil Aufstockungsbeiträge statt Krankengeldzuschüssen. Diese Zahlungen sind dann steuerfrei.

Das sollten Arbeitgeber:innen hinsichtlich der Sozial- und Krankenversicherung beachten

Arbeitnehmer:innen sind während der in der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausgezeichneten Dauer der Lohnfortzahlung sozialversicherungspflichtig. Das gilt bis zur gesetzlich festgehaltenen Beitragsbemessungsgrenze.

Bei der Krankenversicherung gilt für Beschäftigte, die Anspruch auf bis zu sechs Wochen Entgeltfortzahlung haben, der allgemeine Beitragssatz. Es gibt allerdings auch Ausnahmen: Mitarbeitende, die diesen Anspruch nicht haben, haben Anspruch auf den ermäßigten Beitragssatz. Dieser Fall tritt hauptsächlich ein bei:

  • Selbstständigen ohne Anspruch auf Krankengeld
  • Hausfrauen und -männer
  • Arbeitslose
  • Student:innen

Dauer der Arbeitsunfähigkeit

Ärzt:innen schätzen die Arbeitsunfähigkeit eines oder einer Angestellt:in aufgrund der Erkrankung ein. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kann daher unterschiedliche Dauern angeben. Gesetzlich festgehalten ist in §5 Absatz 4 der Arbeitsunfähigkeits-Richtlinien, dass der Zeitraum der Krankschreibung nicht länger als zwei Wochen betragen soll. Ausnahmen gibt es für bestimmte Krankheiten. So kann die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei Depressionen beispielsweise bis zu 65 Tagen anhalten. Der Durchschnitt für Krankschreibungen bei Depressionen liegt bei 38,2 Tagen.

Arbeit­geber:in­nen

Vor­teile
Nach­teile
Nicht auf un­­gewis­­se Zeit  an Arbeit­neh­mer:in­nen ge­bunden
Even­tuell de­­motivie­rende Wirkung auf Arbeit­neh­mer:in­nen
Mehr Flexibilität bei personellen oder wirt­schaft­lichen Änder­ungen
Geringere Bindung von Arbeit­neh­mer:in­nen an das Unter­nehmen
Erschwing­liche Lösung für Elternzeit- oder Krankheits­ver­tretungen
Höhere Kosten, um wiederholt neue Arbeiter:in­nen einzulernen

Arbeit­nehmer:in­nen

Vor­teile
Nach­teile
Simpler Einstieg in die Arbeitswelt nach Studium oder Ausbildung
Unsicherheit durch die zeitliche Befristung
Erwerb diverser Soft- und Hard Skills
Zukunftsplanung deutlich schwierige
Ermöglichen Wiedereinstieg in Arbeitsmarkt nach Krankheitsphase, Elternzeit oder Arbeitslosigkeit
Erneute Stellensuche nach Ablauf des Vertrags nötig
Realistische Chancen auf ein fortführendes unbefristetes Verhältnis

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in der Lohnabrechnung

Die Krankheitstage der Mitarbeitende werden in der Lohnbuchhaltungssoftware festgehalten. Sie tauchen dann auch auf der jeweiligen Lohnabrechnung auf. Vermerkt werden die genauen Tage der Abwesenheit und bei Entgeltfortzahlung auf Stundenbasis der Stundenlohn.

Zusammenfassung

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – Alles Wichtige auf einen Blick

  • Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist ein offizielles Dokument, das Arbeitnehmer:innen bescheinigt, aufgrund einer Krankheit nicht arbeitsfähig zu sein.
  • Der AU-Schein muss laut gesetzlicher Regelung spätestens ab dem dritten Krankheitstag in Folge dem oder der Arbeitgeber:in vorgelegt werden. Manche Unternehmen legen Sonderregelungen fest, beispielsweise die Krankschreibungspflicht ab dem ersten Krankheitstag.
  • Sollten Arbeitnehmer:innen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht innerhalb der Fristen vorlegen, können Arbeitgeber:innen die Entgeltfortzahlung verweigern oder eine fristlose Kündigung einreichen.
  • Bis zu sechs Wochen Krankheit, die mit der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung belegt wird, sind Arbeitgeber:innen verpflichtet, eine Entgeltfortzahlung zu leisten. Nach dem Ablauf der sechs Wochen übernimmt die Krankenkasse mit dem sogenannten Krankengeld. Bei Privatversicherten ist das Krankentagegeld möglich.
  • Der AU-Schein muss immer von einem Arzt oder einer Ärztin ausgestellt werden. Teilweise gibt es Ausnahmen, wann eine telefonische Krankschreibung möglich ist.
  • Ist ein:e Mitarbeiter:in über die Erstbescheinigung hinaus arbeitsunfähig, wird eine Anschlussbescheinigung benötigt.
  • Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung besteht aus vier Teilen, die dem oder der Betreffenden, der Krankenkasse, dem oder der Arbeitgeber:in sowie dem oder der Ärzt:in ausgehändigt werden müssen.
  • Betroffene müssen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei Arbeitgeber:innen sowie bei der Krankenkasse vorlegen.
  • Lohnfortzahlungen im Falle einer Arbeitsunfähigkeit sind innerhalb der gesetzlichen Richtlinien steuer- sowie sozialversicherungspflichtig.
  • In der Lohnbuchhaltung werden Krankentage notiert. Sie tauchen auch auf der Lohnabrechnung auf.