Lohnarten
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Definition

Was sind Lohnarten?

Lohnarten definieren die abrechnungsrelevanten Merkmale für Lohn- und Gehaltsabrechnung, also die Steuer-, Sozialversicherungs- und Auswertungsmerkmale. Jeder Angestellte hat eine Lohnart, die bestimmt, wie seine Zahlungen abgerechnet werden und welche Beiträge für die Zahlungen abzuführen sind.

Der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt

Für Arbeitgeber ist es wichtig zu wissen, dass Lohn und Gehalt nicht synonym sind, obwohl sie oft gleichbedeutend verwendet werden:

Lohn
Gehalt
auf Stundenbasis summiertes Entgelt
bezieht ein Arbeitnehmer auf Grundlage eines festen Arbeitsvertrages
Lohnhöhe kann abhängig von den geleisteten Stunden schwanken
fest angestellte Arbeitnehmer erhalten ein festes und damit von der geleisteten Arbeit unabhängiges monatliches Entgelt
Arbeitsentgelt, bzw. der Stundenlohn, der zumeist an Arbeiter und Handwerker bezahlt wird
Lohnsteuer nicht automatisch abgeführt. Diese Verpflichtung trifft den Arbeitgeber erst am Ende des Monats.

Was sich jedoch nicht unterscheidet, ist die Zusammenstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Aus diesem Grunde werden die Begriffe „Lohnabrechnung”, „Gehaltsabrechnung” und „Entgeltabrechnung” im weiteren Sinne oft synonym verwendet.

Über Lohn und Gehalt hinaus gibt es noch weitere Begriffe für die Bezahlung von Arbeitnehmern:

  • Beamten im öffentlichen Dienst erhalten eine Besoldung.
  • Künstler beziehen zumeist eine Gage, die sie als Freiberufler ebenso erhalten wie im Angestelltenverhältnis an einem Theater oder anderen Kultureinrichtung.

Die drei Lohnarten

Will man sich als Arbeitgeber eine Übersicht über die Lohnarten verschaffen, helfen drei Kategorien:

1. Bruttolohnarten

Bruttobezug
Bruttoabzug
Sämtliche steuer- und sozialversicherungspflichtigen Lohnarten wie zum Beispiel Gehalt, Stundenlohn, ein Zuschlag, Lohnfortzahlung, Weihnachtsgeld und Urlaubsgeld.
Diese Lohnarten werden vom Bruttolohn abgezogen, so zum Beispiel Lohnkürzungen oder ein Gehaltsverzicht. Wenn ein Bruttoabzug als steuer- und sozialversicherungspflichtig gekennzeichnet ist, sinken damit Steuern und Sozialabgaben.

2. Nettolohnarten

Nettobezug
Nettoabzug
Alle Lohnarten, die nicht unter die Steuer- und Sozialversicherungspflicht fallen. Dabei werden Nettobezüge zum Nettolohn dazugerechnet, z.B. Fahrtkosten oder Verpflegungspauschalen.
Diese Lohnarten werden vom Nettolohn abgezogen. Steuer- und Sozialversicherungsberechnungen werden davon allerdings nicht berührt, wie z.B. der Überweisungsbetrag für vermögenswirksame Leistungen.

3. Statistiklohnarten

Mit der Erfassung der Statistiklohnart können bestimmte Werte wie zum Beispiel der Stundenlohn erfasst werden. Für Arbeitgeber ist es jedoch relevant zu wissen, dass die Statistiklohnarten eigentlich ausschließlich für interne Verrechnungszwecke verwendet werden und nicht in das gesamte Bruttogehalt mit einfließen. Daher werden die Statistiklohnarten zumeist in ein vom Arbeitgeber verwaltetes Arbeitszeitkonto erfasst.

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Effizienz eines Arbeitsvorgangs besser beurteilen

Es kann auch bei Mitarbeitern mit Festgehalt unter Umständen sinnvoll sein, die tatsächlich geleisteten Stunden (bspw. auf Projektebene) in einer Statistik zu erfassen, um z.B. die Effizienz eines Arbeitsvorgangs besser beurteilen zu können.

Die Lohnartenliste erstellen

Bei der Definition von verschiedenen Lohnarten ist eine sogenannte Lohnartenliste hilfreich. Sie ist eine wichtige Grundlage für die jeweilige Finanzbuchhaltung und die sogenannte Entgeltabrechnung am Jahresende. Eine solche Liste stellt Ihnen die jeweilige Personalabteilung, das Lohnbüro oder der Steuerberater zur Verfügung.

Ein weiterer Aspekt ist die Untergliederung der Lohnformen in der Lohnbuchhaltung. Zu unterscheiden ist hier, für welche Mitarbeiter Löhne bezahlt werden, für welche Tätigkeiten oder im Rahmen welcher Auftragserledigung.

Beispiele für Lohnarten sind:

  • Bruttolohn
  • Nettolohn
  • Sozialabgaben
  • Lohnsteuern
  • Überstundenzuschläge
  • Sonderzahlungen
  • Einmalzahlungen
  • Fahrgelder
  • Provisionen
  • Dienstwagen
  • Lohnfortzahlung im Krankheitsfall

Ihre Arbeitnehmer sollten die Zusammensetzung ihres Monatslohns oder Gehalts eindeutig erkennen können. Daher sollten alle Lohnarten und Abzüge in der Lohn- und Gehaltsabrechnung einzeln aufgeführt sein. Die individuelle Berechnung ist sowohl für den Arbeitgeber, als auch den Arbeitnehmer sowie auch den freien Mitarbeiter ein hilfreicher Überblick und lässt sich am besten mit einem Lohnabrechnungsprogramm erledigen.

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Wie Sie eine Lohnabrechnung angehen sollten

Als Unternehmer und Arbeitgeber fragen Sie sich früher oder später, wie Sie am besten die Lohnabrechnung angehen. Hierbei ist oft buchhalterisches und arbeitsrechtliches Fachwissen erforderlich. Um Sie mit dieser Fragestellung nicht auf Dauer zu überfordern, zeigen Fortbildungsinstitute oder Onlineplattformen oft kostenfreie Leitfäden und Orientierungshilfen, die genau dieses Thema für Unternehmer individuell beantworten und Sie optimal in Ihrer Entscheidungsfindung unterstützen. Sicher ist, dass externe Hilfe, ein Angestellter im Unterhemen oder gar eine eigene Abteilung für die Lohnbuchhaltung ab einer gewissen Unternehmensgröße notwendig sind.

Die steuerfreien Lohnarten

Nicht jede Lohnart ist steuer- und sozialversicherungsrelevant. Dies ergibt sich aus §3 EStG, Einkommenssteuergesetz. Zu den steuerfreien Bezügen zählt beispielsweise eine freiwillige soziale Zuwendung des Arbeitgebers für die soziale Absicherung. Dennoch ist eine genaue Abgrenzung nicht immer eindeutig, wenn man als Arbeitgeber die jeweiligen Lohnformen berechnen möchte.

Beispiele für die solche Lohnformen gibt es zahlreiche:

  • Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschlag (§ 3b EStG).
  • Maßnahmen zur Gesundheitsförderung im und außerhalb des Betriebes sind bis zu 500 Euro pro Jahr steuerfrei (§ 3 Nr. 34 EStG), z.B. eine sogenannte Rückenschule. Hinweis: Der Mitgliedsbeitrag für einen Sportverein oder Fitnessstudio ist nicht steuerfrei.
  • Winterausfallgeld, bzw. seit 2006 das sogenannte Saison-Kurzarbeiterentgelt.
  • Mutterschaftsgeld gemäß den Grundsätzen des Mutterschutzes.
  • Aufwandsentschädigungen, z.B. nebenberufliche Tätigkeiten für Sportvereine bis zu einer bestimmten Obergrenze. Ehrenamtliche Tätigkeiten sind bis zu 840 Euro steuerfrei.
  • Vergütungen für den Verpflegungsmehraufwand auf Dienstreisen.
  • Kindergartenzuschuss als zusätzliche Arbeitgeberleistung, wenn das Kind eines Arbeitnehmers während der Arbeitszeit betreut werden muss. Hierfür muss der Arbeitnehmer die zweckentsprechende Verwendung nachzuweisen. Der Kindergartenzuschuss ist in der Höhe nicht begrenzt.
  • Werkzeuggeld für die Nutzung von Werkzeugen des Arbeitnehmers.
  • Sachbezüge bis 50 Euro pro Monat, zum Beispiel kostenloses Telefonieren oder kostenfreie Getränke.
  • Beiträge zu einer Pensionskasse.

Steuerfreie Lohnarten sind ebenfalls kein Arbeitslohn im Fall von dienstlich bedingten Reise- und Umzugskosten. Auch eine betriebliche Zuwendung bis zu 110 Euro ist steuerfrei. Darüber hinaus sind kleinere Aufmerksamkeiten, wie zum Beispiel Warengutscheine (innerhalb der 50-Euro-Freigrenze), oder der sogenannte Auslagenersatz ebenfalls steuerfrei. Sie sollten jedoch stets dabei beachten, dass die steuerfreien Lohnarten zwischen den einzelnen Branchen variieren können. Zum Beispiel ist nicht jede Form der Berufskleidung steuerfrei, beziehungsweise gibt es hier oft Obergrenzen.

Lohnartennummern und Lohnartenschlüssel

Grundsätzlich kann jede Lohnart durch eine vierstellige Nummer, die sogenannte Lohnartennummer, erkannt werden. Diese Nummern geben stets Aufschluss darüber, ob die jeweilige Lohnart zum Beispiel in den Brutto- oder Nettolohn zählt. Die Lohnabrechnung schlüsselt alle Lohnarten nach Nummern auf und stellt diese in einer bestimmten Sortierung dar. Darüber hinaus gibt es auch die sogenannten Subnummern bei bestimmten Arten. Dabei handelt es sich um automatisch generierte Sozialabzüge sowie technische Lohnarten, also sogenannte Sekundärlohnarten.

Grundsätzlich gilt: Die jeweiligen Lohnarten bestimmen sich durch abrechnungsrelevante Eigenschaften der Lohn- und Gehaltszahlungen. Dazu zählen auch die jeweiligen Steuer-, Sozialversicherungs- und Auswertungsmerkmale des jeweiligen Arbeitnehmers. Die Kategorisierung der Lohnart führt dann zu den schlussendlichen Auszahlungen des Nettolohns beziehungsweise zeigt, welche Beiträge an die Steuer oder Versicherungen abzuführen sind.

Wichtig zu wissen:

  • Die jeweilige Lohnart wird im Lohnartenstamm jeweils nur mit einer Basisnummer angezeigt.
  • Der Versicherungscode eines Mitarbeiters wird als Subnummer gekennzeichnet, damit die Versicherungsart erkennbar ist.
  • Versicherungscodes werden als Subnummer sowie auch als bei der Bezeichnung der Lohnart ergänzt.

Beispiel für Lohnartennummern in einer Tabelle bzw. Lohnabrechnung

Lohnart
100
112
160
402
Berechnung
Stundenlohn
Feiertagslohn
Urlaubslohn
Urlaubsgeld
Einheit
Std.
Std.
Std.
Std.
Menge
104
8
40
40
Faktor
13,50
13,50
13,50
3,60
St.
L
L
L
S
Sv.
L
L
L
E
GB
J
J
J
J
Betrag
1.404
108,00
540,00
72,00

Abkürzungen bei Lohnarten

Gb = Gesamt-Brutto
E = Einmalbezug
J = Bestandteil des Gesamt-Brutto
L = Laufender Bezug
LSt. = Lohnsteuer
P = Pauschalierung
PGRS = Personengruppenschlüssel
St = Steuer
SV = Sozialversicherung
Z = Einschl. Beitragszuschlag zur PV für Kinderlose

Personengruppenschlüssel und Beitragsgruppenschlüssel

Die Lohnarten sind in Personengruppenschlüssel aufgeteilt. Der Personengruppenschlüssel 101 steht zum Beispiel für einen sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten ohne besondere Merkmale. Mit dem Schlüssel 102 werden grundsätzlich Auszubildende erfasst.

Darüber hinaus gibt es den sogenannten Beitragsgruppenschlüssel. Dieser gibt Hinweise darauf, für welche Art von Versicherungszweigen Beiträge abgeführt werden müssen. Die Zahl 1 steht zum Beispiel dafür, dass ein voller Beitrag geleistet wird. Die verschiedenen Stellen geben die unterschiedlichen Versicherungsarten, also Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung an.

In der Gehaltsabrechnung werden Brutto- und Netto-Werte des Entgelts eines Arbeitnehmers übersichtlich dargestellt. Sie schlüsselt die verschiedenen Lohnarten auf und dient dazu, die finanziellen Ansprüche des Arbeitnehmers darzulegen. Es ist die gesetzliche Verpflichtung von Arbeitgebern, einmal im Monat dem Arbeitnehmer eine schriftliche Entgeltabrechnung zur Verfügung zu stellen sowie einmal jährlich als Lohnsteuerbescheid.

Die Kontierung der Lohnarten mit Datev

Die sogenannte Kontierung der Soll- und Haben-Konten, also die Erfassung von Zahlen und weiteren Informationen auf Konten und Kontoblättern, richtet sich nach einem Grundtyp. Dabei handelt es sich zum Beispiel um die Registerkarte der Lohnstammdaten, die Gruppe der Stammdaten oder den Lohnartenstamm. Je nachdem, ob sich eine Lohnart als Zulage oder Abzug definiert, muss die jeweilige Kontierung umgekehrt werden.

Die Kontierung der gesamten Personal- und Gehaltsdaten sowie der Lohnarten erfolgt in den meisten Fällen über Datev. Dabei handelt es sich um einen IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte. Auch viele mittelständische Unternehmen, Kommunen, Vereine und Institutionen verwenden diese digitale Datenverarbeitung. Ob bei der Kontierung der jeweiligen Lohnart durch Datev schließlich ein positiver oder negativer Wert ermittelt wird, ist unerheblich. Das Programm kann dies automatisch richtig buchen.

Zusammenfassung

Lohnarten – Alles Wichtige auf einen Blick

  • Ein Lohn ist grundsätzlich jede Form der Entgeltzahlung für Arbeitsleistungen jeder Art.
  • Es gibt Unterscheidungen zwischen den Lohnarten für verschiedene Beschäftigungsformen. Lohn ist in den meisten Fällen daher das Arbeitsentgelt der Arbeiter und Handwerker und wird in der Regel in Form von Zeit- und Leistungslohn bezahlt.
  • Grundsätzlich unterscheidet man drei Lohnarten: Bruttolohnarten, Nettolohnarten und Statistiklohnarten.
  • Lohnarten können durch sogenannte Lohnartenlisten definiert werden. Diese stellen die Basis für die Finanzbuchhaltung dar.
  • Die meisten Lohnarten sind steuerpflichtig. Die nicht steuerpflichtigen Lohnarten ergeben sich aus der Aufzählung des §3 EStG, Einkommenssteuergesetz. Zu den steuerfreien Bezügen zählt beispielsweise eine freiwillige soziale Zuwendung des Arbeitgebers für die soziale Absicherung.
  • Alle Formen der Lohnart werden durch eine vierstellige Nummer, die sogenannte Lohnartennummer, erkannt. Lohnartennummern informieren darüber, ob die jeweilige Lohnart zum Beispiel in den Brutto- oder Nettolohn zählt.
  • Als Leistungslohn bezeichnet man eine Lohnart, bei der die tatsächliche Arbeitsleistung und nicht die Stundenleistung erfasst wird.
  • In den meisten Fällen erfolgt die Kontierung der Lohnarten durch Datev, eine digitale Lösung zur Buchhaltung von Unternehmen und Institutionen.