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Lohnbuchhaltung: Alles Wissenswerte für Unternehmer

Ohne gute Mitarbeiter kommt kein Unternehmen aus. Mit der Einstellung von Personal sind jedoch auch zahlreiche Vorgänge in der Lohnbuchhaltung verbunden. Angefangen von A wie Anmeldung bis Z wie Zahlungsabwicklung des monatlichen Gehalts. Wenn Sie diese Aufgaben ohne kaufmännisches Verständnis bewältigen möchten, werden Sie schnell an Ihre Grenzen kommen. Eine Möglichkeit besteht darin, die Lohnbuchhaltung komplett zu lernen. Alternativ können Sie diese Aufgabe aber auch gemeinsam mit Ihrem Steuerberater und einer passenden Lohnsoftware erledigen.

Erfahren Sie bei uns, welche Aufgaben in der Lohnbuchhaltung anfallen, welche Meldungen während der Beschäftigung eines Mitarbeiters anfallen und wie Sie die Lohnbuchhaltung erlernen können.

Vorschau

Das Wichtigste zur Lohnbuchhaltung auf einen Blick

  • Die Lohnbuchhaltung ist für die Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen in einem Unternehmen zuständig. Mehr lesen
  • Neben der Erstellung der Entgeltabrechnungen gehören u. a. die An- und Abmeldung der Mitarbeiter, die Verwaltung der Personalstammdaten, die Überweisung der Löhne und Gehälter und die Archivierung der relevanten Unterlagen zu den Aufgaben der Lohnbuchhaltung.  Mehr dazu hier
  • Für kleine und mittlere Unternehmen empfiehlt es sich, die Lohnbuchhaltung nicht auszulagern, sondern mit einem Lohnprogramm selbst in die Hand zu nehmen. Mehr erfahren
  • Wer als Lohnbuchhalter arbeiten möchte, sollte u. a. fundierte Kenntnisse in den Bereichen Arbeits-, Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht haben. Eine spezielle Ausbildung zum Lohnbuchhalter gibt es nicht. Mehr lesen
  • Um die Lohnbuchhaltung zu lernen, gibt es Seminare und Weiterbildungen. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, sich mit Hilfe einer Lohnabrechnungssoftware ins Thema einzuarbeiten. Hier mehr

Definition: Was ist die Lohnbuchhaltung?

Die Lohnbuchhaltung ist für sämtliche Sachverhalte in Bezug auf die An- und Abmeldung sowie die Entgeltabrechnung und -zahlung von Mitarbeitern verantwortlich. Hinzu kommt eine umfangreiche Dokumentationspflicht sämtlicher Unterlagen, die für die Lohnbuchhaltung relevant sind.

Lohnbuchhaltung selber machen: Welche Aufgaben fallen an?

Neben der An- und Abmeldung von Mitarbeitern, der pünktlichen Überweisung von Löhnen und Gehältern sowie Meldungen an das Finanzamt, die Krankenkassen und Berufsgenossenschaften müssen Sie sich auch mit dem Thema Jahresabschluss auseinandersetzen. Hinzu kommen regelmäßig anfallende Lohnsteueraußenprüfungen durch das Finanzamt sowie Prüfungen der Versicherungskonten durch die Rentenversicherungsträger. Auch die Pflege der Personalstammdaten, das Führen von Lohnkonten und die Beantragung von Mutterschaftsgeld oder Lohnfortzahlungen im Krankheitsfall sind Teil der Lohnbuchhaltung.

Der anfallende Aufwand für die Lohnbuchhaltung ist zum Großteil davon abhängig, ob es sich um Angestellte mit einem Stundenlohn oder einem festen monatlich wiederkehrenden Gehalt handelt.

Die wichtigsten Aufgaben der Lohnbuchhaltung auf einen Blick:

  • Mitarbeiter an- und abmelden
  • Mitarbeiterstammdaten in Lohnkonten pflegen
  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen
  • Löhne und Gehälter an die Mitarbeiter überweisen
  • Meldungen an das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger
  • Daten für den Jahresabschluss zusammenstellen
  • Betriebsprüfungen durch Finanzamt oder Rentenversicherungsträger vorbereiten
  • Mutterschaftsgeld, Lohnfortzahlungen etc. beantragen
Info-Grafik: Aufgaben der Lohnbuchhaltung

Lohnkonten führen und Personalstammdaten pflegen

Für jedes Kalenderjahr muss pro Mitarbeiter ein eigenes Lohnkonto erstellt und geführt werden. Hier sind sämtliche Personalstammdaten sowie Angaben zum Lohn oder Gehalt und zu den Bezügen hinterlegt. Auch für geringfügig Beschäftigte muss ein Lohnkonto angelegt werden.

Zu den Personalstammdaten gehören beispielsweise:

  • Vor- und Nachname
  • Geburtsdatum
  • Wohnadresse
  • Lohnsteuerklasse
  • Freibeträge

Zu den Angaben der Bezüge gehören beispielsweise:

  • Tag der Lohnzahlung und Lohnzahlungszeitraum
  • Ausbezahltes Entgelt
  • Einbehaltene Lohnsteuer
  • Steuerfreie Bezüge und pauschal besteuerte Bezüge
  • Sonderzahlungen, wie z.B. Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld
  • Entgeltfortzahlungen

Welche Daten in einem Lohnkonto genauer fasst werden müssen, regelt § 41 Einkommensteuergesetz (EStG) für die Lohnsteuerabzüge und § 4 Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV) für die Personalstammdaten. Um an die zwingend benötigten Lohnsteuermerkmale zu gelangen, müssen Sie den Mitarbeiter lediglich beim Finanzamt für das sogenannte „ELStAM-Verfahren“ anmelden.

Definition

Was bedeutet ELStAM?

ELStAM ist die Abkürzung für elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale. Hierbei handelt es sich um die Besteuerungsmerkmale, die Sie für die Entgeltabrechnung Ihrer Mitarbeiter benötigen. Das ELStAM-Verfahren ersetzt seit 2013 die Lohnsteuerkarte aus Papier und wird auch elektronische Lohnsteuerkarte genannt. Seitdem liegen die ELStAM in einer Datenbank bei der Finanzverwaltung. Als Arbeitgeber können Sie diese über das ELStAM-Verfahren elektronisch abrufen. Mehr zum ELStAM-Verfahren hier.

Aufbewahrungsfristen für Lohnkonten beachten

Lohnunterlagen machen oft den Großteil aller Unterlagen in einem Unternehmen aus. Grund hierfür sind nicht nur die Anzahl der Mitarbeiter, sondern auch die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen von teilweise bis zu 10 Jahren.

Die Aufbewahrungsfristen unterteilen sich in drei große Bereiche:

  1. Aufbewahrungsfristen bei Lohnkonten (6 Jahre)
  2. Aufbewahrungsfristen der übrigen Unterlagen, die für den Lohnsteuerabzug gelten (6 Jahre)
  3. Aufbewahrungsfristen der Lohnunterlagen, wenn diese der betrieblichen Gewinnermittlung zuzuordnen sind (10 Jahre)

Lohnunterlagen machen oft den Großteil aller Unterlagen in einem Unternehmen aus. Grund hierfür sind nicht nur die Anzahl der Mitarbeiter, sondern auch die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen von teilweise bis zu 10 Jahren.

Hier die wichtigsten Aufbewahrungsfristen auf einen Blick:

Dokument
Aufbewahrungsfrist
Rechtsgrundlage
Lohnunterlagen für betriebliche Gewinnermittlung,
z.B. Lohnsteuer-unterlagen
10 Jahre
§ 147 AO, § 257 HGB
Arbeitsunfähigkeits-bescheinigungen
mind. 5 Jahre
Keine starre Frist vom Gesetzgeber vorgegeben. Es wird eine Aufbewahrung zur Bestimmung einer Regellöschfrist von mindestens 5 Jahren empfohlen.
Arbeitszeitnachweis für Stunden, die über die Arbeitszeit von 8 Stunden pro Werktag hinausgehen
2 Jahre
§ 16 Abs. 2 ArbZG
Betriebliche Altersvorsorge, Bescheinigungen, Berechnungen, Insolvenzsicherung, Gutachten
6 Jahre
§ 11 Abs. 2 BetrAVG
An-, Ab- und Ummeldung bei der Krankenkasse
bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres
§ 25 DEÜV
Beitragsberechnung der Sozialversicherungsträger
bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres
§ 28f Abs. 1 SGB IV
DEÜV-Meldungen
bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres
§ 25 Abs. 2 DEÜV
Gehaltsunterlagen, Provisionsabrechnungen, Sondergratifikationen, Zeiterfassungsbelege
bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres
§ 28f Abs. 1 SGB IV

Sofern erforderlich oder für die Gehaltsabrechnung relevant, kommen noch Aufbewahrungsfristen für Jugend- und Ausbildungsvertreter, Arbeitsvermittlungsunterlagen sowie Arbeits- und Betriebsschutzvorgänge hinzu.

Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellen und aushändigen

Jeder Arbeitgeber in Deutschland ist dazu verpflichtet seinen Mitarbeitern einen schriftlichen Nachweis über die Zahlung des Lohns oder Gehalts auszustellen und auszuhändigen. Zumindest dann, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung geändert haben. Was Sie alles beachten müssen, wenn Sie eine Lohnabrechnung erstellen, finden Sie hier.

Gehaltsabrechnung aushändigen – digital oder in Papierform?

Im Zuge der Digitalisierung steigen viele Unternehmen auf eine digitale Lohn- oder Gehaltsabrechnung um. Großer Pluspunkt im Gegensatz zur Entgeltabrechnung in Papierform ist die Einsparung an Kosten für Briefumschläge, Papier und ggf. Porto. Außerdem gibt es keine rechtliche Vorschrift, die Unternehmen dazu zwingt, eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung in Papierform auszustellen. Eine elektronisch übermittelte oder bereitgestellte Abrechnung unterliegt aber einer streng einzuhaltenden Sorgfaltspflicht. So muss die digitale Zustellung rechtssicher und DSGVO-konform erfolgen:

  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen müssen in Textform versendet werden: § 108 Gewerbeordnung
  • Durchgängige Verschlüsselung beim elektronischen Versand, um die persönlichen Daten Ihres Arbeitnehmers vor unberechtigtem Zugriff zu schützen:
    § 9 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
  • Nur Berechtigte dürfen auf Inhalte und Anhänge der E-Mail zugreifen: Anlage zu § 9 Satz 1 BDSG
  • Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, um mögliche Manipulationen zu vermeiden: Anlage zu § 9 Satz 1 BDSG

Sind die oben genannten Anforderungen erfüllt, können Sie Ihren Mitarbeitern beispielsweise ein persönliches Online-Postfach einrichten und die Entgeltbescheinigungen verschlüsselt als PDF zusenden. Ein internes Postfach ist jedoch nicht zwingend notwendig, da es keine Anforderungen an die genutzte E-Mail-Adresse gibt. Ihre Mitarbeiter können Ihnen also auch eine private E-Mail-Adresse für die Zustellung der digitalisierten Entgeltbescheinigungen nennen.

Hinweis

Einverständniserklärung der Mitarbeiter erforderlich!

Wenn Sie sich für den elektronischen Versand von Lohn- und Gehaltsbescheinigungen entscheiden, müssen Sie vorher eine schriftliche Einverständniserklärung von allen Angestellten einholen.

Meldungen an das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger

Meldungen an das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger fallen nicht nur bei der An- oder Abmeldung eines Mitarbeiters an. Auch während der Beschäftigungsdauer und zum Jahresende müssen Meldungen vorgenommen werden. Wir haben die notwendigen Meldungen für Sie zusammengefasst:

An- und Abmeldung von Mitarbeitern

Finanzamt
Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, muss dieser beim Finanzamt angemeldet werden. Die Anmeldung können Sie online über die elektronische Steuererklärung (ELSTER) durchführen und anschließend Ihren Mitarbeiter für das ELStAM-Verfahren anmelden. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Lohnsteuer Ihres Angestellten einbehalten und rechtzeitig ans Finanzamt abgeführt wird.

Sozialversicherung
Zudem muss eine Anmeldung bei der zuständigen Krankenkasse getätigt werden, um den Einzug der Sozialversicherungsabgaben für Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung zu gewährleisten.

Unfallversicherung
Hinzu kommt die Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft bzw. bei der für Sie zuständigen Deutschen gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV). Versichert sind dann Arbeitsunfälle, Berufskrankheiten sowie arbeitsbedingte Gesundheitsverfahren.

Verlässt ein Angestellter Ihr Unternehmen, muss eine entsprechende Abmeldung beim Finanzamt, bei der Krankenkasse sowie der Berufsgenossenschaft bzw. Unfallversicherung erfolgen.

Meldepflichten während der Beschäftigung

Finanzamt
Während der Beschäftigungsdauer muss die Lohnbuchhaltung dem Finanzamt für jeden Mitarbeiter die einbehaltenen Steuern – inklusive Soli-Zuschlag – monatlich melden. Überwiesen wird jedoch die Gesamtsumme für alle Mitarbeiter.

Sozialversicherung
Die monatliche Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge sowie die Umlagen für Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall erfolgt an die jeweiligen Krankenkassen. Diese verteilen die einzelnen Beiträge an die entsprechenden Abgabestellen wie Arbeitslosenversicherung, Rentenversicherung und Pflegeversicherung.

Lohnsteuerjahresausgleich

Am Ende jedes Kalenderjahres müssen Sie einen Lohnsteuerjahresausgleich für Ihre Mitarbeiter durchführen. Hierfür müssen die Summen aller abgeschlossenen Lohnkonten an das zuständige Finanzamt übermittelt werden. Anhand des Lohnsteuerjahresausgleichs lässt sich überprüfen, ob eine Differenz zwischen abgeführter und tatsächlicher Lohnsteuer besteht. Differenzen sind relativ normal, da der Lohn eines Arbeitnehmers im Laufe des Jahres Schwankungen unterliegt. Diese entstehen beispielsweise durch unterschiedlich ausfallende Monatsgehälter, Einmalzahlungen, Entgeltanpassungen oder Zulagen.

Info

Pflicht zum Lohnsteuerjahresausgleich ab 10 Mitarbeitern

Gemäß § 42b Einkommensteuergesetz sind alle Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitern zum Lohnsteuerjahresausgleich verpflichtet. Haben Sie weniger Angestellte, können Sie den Lohnsteuerjahresausgleich freiwillig beantragen.

Lohnbuchhaltung auslagern oder selber machen?

Die meisten Gründer sowie kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) fühlen sich schnell überfordert, wenn sie sich mit den anfallenden Aufgaben in der Lohnbuchhaltung beschäftigen. Aus diesem Grund entscheiden sich einige dazu, die Lohnabrechnung auszulagern. Die Verantwortung wird also an ein externes Lohnbüro oder an einen Steuerberater abgegeben. Doch nicht immer ergibt sich daraus auch eine Zeit- und Kostenersparnis.

Lohnbuchhaltung mit Software selber machen

Insbesondere für KMU lohnt sich der Einsatz eines Lohnprogramms. Denn moderne Lösungen sind unterm Strich nicht nur kostengünstiger als der Steuerberater oder das Lohnbüro. Sie zeichnen sich auch durch eine sehr einfache Bedienung aus. So sind Sie in der Lage, auch ohne fundiertes Fachwissen die Lohn- und Gehaltsabrechnungen Ihrer Mitarbeiter in kürzester Zeit zu erstellen. Die gesetzlichen Vorgaben werden von der Software automatisch berücksichtigt.

Bei der Wahl einer passenden Lohnsoftware sollten Sie ein eventuelles Wachstum Ihrer Firma nicht vergessen. Entscheiden Sie sich also am besten von Beginn an für eine Lohnsoftware, die sich den Anforderungen eines wachsenden Unternehmens anpasst. Zudem sollte das Programm anwenderfreundlich und leistungsfähig sein.

Finden Sie hier heraus, welches Lexware Lohnabrechnungsprogramm das richtige für Ihr Unternehmen ist.

Als Lohnbuchhalter arbeiten

Lohnbuchhalter sind der wichtigste Ansprechpartner für Angestellte und die Geschäftsführung, wenn es um Lohnsteuer-, Sozialversicherungs- und arbeitsrechtliche Fragen geht. Zudem sind sie für die Durchführung aller notwendigen Prozesse der Lohn- und Gehaltsabrechnung verantwortlich.

Die Stellenbeschreibung eines Lohnbuchhalters

Jede gute Jobbeschreibung enthält neben dem Jobtitel die Aufgaben, das gewünschte Erfahrungsniveau und sämtliche Anforderungen.

Info

Hier einige Aufgaben, die normalerweise in der Stellenausschreibung eines Lohnbuchhalters angegeben werden:

  • Vorbereitung und Durchführung von Lohn- und Gehaltsbescheinigungen mittels Lohnbuchhaltungssoftware
  • Umsetzung des TVÖD
  • Durchführung des Melde- und Bescheinigungswesens inkl. Schriftverkehr
  • Erstellung, Bearbeitung und Pflege von digitalen Personalakten
  • Führen von Zeitkonten und Erfassen von täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Stundennachweisen
  • Berechnung und Abwicklung von Zulagen, Prämien und der betrieblichen Altersvorsoge
  • Hilfestellung bei Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen
  • Erstellung der Jahresabschlüsse nach HGB
  • Ansprechpartner für Ämter, Behörden, Versorgungswerke, Krankenversicherungen und Sozialversicherungsträger

Welche Voraussetzungen muss ein Lohnbuchhalter erfüllen?

Grundvoraussetzungen, um als Lohnbuchhalter zu arbeiten, sind in der Regel:

  • eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Bereich Finanz- und Versicherungswirtschaft
  • fundierte Kenntnisse in den Bereichen Arbeits-, Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht
  • Erfahrung mit gängigen Office- und EDV-Programmen, Lohnbuchhaltungssoftware sowie DATEV

Zu den Softskills und sozialen Kompetenzen eines Lohnbuchhalters gehören:

  • Verschwiegenheit, aufgrund der Arbeit mit sensiblen und persönlichen Daten
  • gute Englischkenntnisse
  • kommunikatives Geschick
  • analytische und exakte Arbeitsweise
  • ein professionelles Auftreten

Diese Voraussetzungen werden grundsätzlich von jedem Unternehmen gefordert, das einen Lohnbuchhalter einstellt.

Ausbildung zum Lohnbuchhalter

Lohnbuchhalter/in ist kein anerkannter Ausbildungsberuf. Wer jedoch eine Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich abgeschlossen hat oder nachweislich bereits mehrere Jahre in einer Lohnbuchhaltung tätig war, hat die Möglichkeit, eine Weiterbildung zum Lohnbuchhalter zu absolvieren. Die Ausbildung zum Lohnbuchhalter wird von vielen Bildungsinstitutionen angeboten. Die Kosten für den Kurs trägt man entweder selbst oder der Arbeitgeber.

Lohnbuchhaltung lernen: Wo finde ich Hilfe?

Ganz egal ob Sie sich als Anfänger Grundkenntnisse in der Lohnbuchhaltung aneignen oder Ihr Know-how erweitern wollen – im Grunde gibt es zwei Möglichkeiten, die Lohnbuchhaltung zu lernen:

  1. Seminare oder Weiterbildungen zum Thema Lohnbuchhaltung besuchen
  2. Ein Lohnprogramm nutzen
Info

Hier eine kleine Auswahl von Anbietern zertifizierter Seminare:

Lohnbuchhaltung mit Software lernen

Mit einer modernen Lohnabrechnungssoftware wie Lexware lohn+gehalt ist es relativ einfach, die Lohnbuchhaltung selbst durchzuführen. Das Programm unterstützt Sie dabei, den Lohn sowie Abzüge, Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer richtig aufzuschlüsseln.

Schritt für Schritt führt Sie die Software durch den Erfassungsprozess und gibt wertvolle Unterstützung beim Ausfüllen der Formulare. Wenn Sie den Hilfen und Programm-Assistenten folgen, lernen Sie das Erstellen der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Handumdrehen. Integrierte Plausibilitätsprüfungen verhindern dabei, dass Sie Angaben falsch zuordnen oder gar vergessen.

Egal ob es um das Anmelden der Lohnsteuer, das Abführen der Sozialversicherungsbeiträge, das Erstellen des Lohnsteuer-Jahresausgleichs oder das Verwalten der Mitarbeiterstammdaten geht: Ein Lohnprogramm erleichtert den gesamten Prozess rund um die Lohnbuchhaltung. Schritt für Schritt machen Sie sich so mit der Software vertraut, vertiefen Ihr Fachwissen und lernen, worauf bei der Entgeltabrechnung zu achten ist.

Die Lexware Akademie bietet zu den Lexware Lohnprorammen zahlreiche Einsteigerschulungen an, die das Erlernen der Lohnbuchhaltung mit einer Software vereinfachen.