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Beachten Sie: Bis zum 31.12.2020 gelten die gesenkten USt.- bzw. MwSt.-Sätze von 16 % und 5 %.

ELStAM: Lohnsteuerabzugsmerkmale

Definition

Was ist eigentlich ELStAM?

Sechs Buchstaben kurz erklärt: Hinter ELStAM verbirgt sich der Begriff Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale. Diese sind in der sogenannten elektronischen Lohnsteuerkarte online erfasst. Damit ersetzt das digitale Format von ELStAM seit 2013 die frühere Lohnsteuerkarte aus Papier. Arbeitgeber:innen erhalten alle relevanten Daten ihrer Angestellten folglich auf elektronischem Weg in Form von ELStAM von den Finanzverwaltungen und können ihrerseits zum Beispiel Lohnsteuerbescheinigungen direkt an das Finanzamt übermitteln. In jedem Fall sind elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale die Grundlage für den Lohnsteuerabzug für jede Lohnabrechnung.  Zu den ELStAM von Beschäftigten gehören deren Steuerklasse, eventuell ein Kinderfreibetrag, aber auch Hinweise zur Kirchensteuerpflicht. Diese beim Bundeszentralamt für Steuern gespeicherten Infos sind für Unternehmer:innen verbindlich. Vor diesem Hintergrund ist es für Arbeitnehmer:innen wichtig zu wissen, dass sie bei ihrem oder ihrer Chef:in bzw. in der Finanzbuchhaltung keine Lohnsteuerkarte mehr abgeben müssen. Sie sind nach § 39e Absatz 4 EStG (Einkommensteuergesetz) vor Arbeitsantritt nur noch aufgefordert, ihre Steuer-ID, das Geburtsdatum sowie optional ihren Lohnsteuerfreibetrag anzugeben.

ELStAM: Bedeutung für Arbeitgeber:innen

Die Einführung von ELStAM hat für Arbeitgeber:innen organisatorische Veränderungen nach sich gezogen. Die Daten, die früher auf der Vorderseite von Lohnsteuerkarten in Papierform angegeben waren, sind heute beim Bundeszentralamt für Steuern digital gespeichert. Dort können sie von den Firmenverantwortlichen aus der Personal- bzw. Buchhaltungsabteilung elektronisch abgerufen werden.

Um die ELStAM-Daten von Beschäftigten abrufen zu können, müssen sich Arbeitgeber:innen beim Elster-Online-Portal der Finanzbehörden registrieren. Auf diese Weise erhalten sie ein sogenanntes Organisationszertifikat, das sie zur ELStAM-Abfrage berechtigt. Kümmert sich ein Steuerbüro um diese Aufgaben, muss sich dieses registrieren lassen, um seinerseits auf Arbeitnehmerdaten zugreifen zu können. Prinzipiell ist jede:r Arbeitgeber:in gesetzlich verpflichtet, seine Beschäftigten im ELStAM-Verfahren an- und abzumelden. Folgendes ist dabei zu beachten:

ELStAM: Anmeldung

Unternehmen müssen als Hauptarbeitgeber:innen neue Arbeitnehmer:innen innerhalb von sechs Wochen nach dem Datum anmelden, ab dem die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) abgegeben werden sollen. So erhalten Arbeitgeber:innen ELStAM-Daten rückwirkend zum Referenzdatum der Anmeldung. Bei Anmeldung neuer Angestellter müssen Firmen oder ihre Bevollmächtigten stets folgende Daten angeben, die im Rahmen von ELStAM für die Steuer bzw. deren Abzug wichtig sind:

  • Steuer-ID des oder der Beschäftigten
  • Geburtsdatum
  • Tag des Beschäftigungsbeginns
  • Datum, ab dem die hinterlegten ELStAM-Daten für den oder die Angestellte:n gelten sollen
  • Aussage, ob es sich um ein erstes oder ein weiteres Dienstverhältnis handelt
  • Angabe, ob ein Freibetrag  gemäß § 39a Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 EStG vorliegt
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Identifikationsnummer als Voraussetzung

Haben Arbeitnehmer:innen jedoch noch keine Identifikationsnummer zugeteilt bekommen, können ELStAM-Daten auch nicht generiert oder von den Arbeitgeber:innen abgerufen werden. In diesem Fall müssen Beschäftigte bei ihrem zuständigen Finanzamt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug beantragen. Diese ELStAM-Bescheinigung ist ein wichtiges Dokument für Arbeitgeber:innen. Es muss deshalb während des Arbeitsverhältnisses im Unternehmen aufbewahrt bleiben. Seit 2021 kann jene Bescheinigung zu ELStAM auch von Arbeitgeber:innen bei der zuständigen Finanzbehörde beantragt werden, sofern Beschäftigte damit einverstanden sind.

ELStAM: Verpflichtende Abmeldedaten

Wenn eine Kündigung das Arbeitsverhältnis beendet, müssen Arbeitgeber:innen bzw. deren Bevollmächtigte betroffene Angestellte bei den Finanzbehörden digital wieder abmelden. Dazu sind folgende Angaben nötig:

  • Steuer-ID des oder der Beschäftigten
  • dessen Geburtsdatum
  • Datum an dem das Beschäftigungsverhältnis endet
  • Datum, ab dem beim Unternehmen keine ELStAM-Daten mehr erhoben werden
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Denken Sie an das Organisationszertifikat

Arbeitgeber:innen benötigen ein sogenanntes Organisationszertifikat sowie am besten eine Buchhaltungssoftware, die systemtechnisch ELStAM unterstützt. Alternativ bietet sich die kostenfreie Software der Finanzverwaltung Elster Formular an. Auf diese Weise können Unternehmer:innen ganz bequem ihren gesetzlich vorgeschriebenen Vorgaben nachkommen.

Datenkorrekturen und Änderungen

Haben Unternehmen An- oder Abmeldungen ihres Personals vorgenommen, erhalten sie umgehend Rückmeldung von den Finanzbehörden. Sind bei ELStAM Fehlermeldungen ersichtlich, müssen beispielsweise Anmeldungen wiederholt werden, denn es gibt keine Korrekturfunktion im System.

Darüber hinaus müssen sich Unternehmen monatlich mithilfe sogenannter Änderungslisten informieren, ob es aktualisierte ELStAM-Daten zu ihren jeweiligen Beschäftigten gibt. Diese Listen werden ihnen jeweils am 5. Werktag eines Folgemonats von den Finanzbehörden zur Verfügung gestellt. Auf diese Weise sind Arbeitgeber:innen immer in der Lage, aktuelle ELStAM-Daten zur korrekten Lohnabrechnung zu verwenden.

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Arbeitgeber:innen werden automatisch über Änderungen benachrichtigt

Über Änderungen wie einen Wechsel der Steuerklasse von Beschäftigten, informieren zuständige Finanzämter Arbeitgeber:innen automatisch. Nutzen Unternehmen eine moderne Buchhaltungssoftware können sie damit eine ELStAM-Abfrage bei der Behörde durchführen. Gleichzeitig aktualisieren sich vorhandene Daten nach jeder Änderung.

Pflichten von Arbeitnehmer:innen bezüglich ELStAM

Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) werden in der Datenbank des Bundeszentralamts für Steuern aufgebaut und verwaltet. Durch die Digitalisierung hat sich die Kommunikation zwischen Arbeitnehmer:innen, Arbeitgeber:innen und den Finanzbehörden vereinfacht, weil jeglicher Papierkram überflüssig wurde. Demnach müssen Beschäftigte heute eine elektronische Lohnsteuerkarte auch nicht beantragen. Seit Einführung von ELStAM gelten für Angestellte folgende Pflichten und Rechte:

Angestellten-Pflichten im ELStAM-Verfahren

Arbeitnehmer:innen müssen ihren Arbeitgeber:innen alle persönlichen Daten mitteilen. Das sind:

  • Steuer-ID
  • Geburtsdatum
  • Angabe, ob es sich um ein erstes oder weiteres Arbeitsverhältnis handelt
  • Angabe, ob ein nach § 39a Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 EStG eingetragener Freibetrag gelten soll.
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Daten müssen auf dem neuesten Stand sein

Für die Aktualität von ELStAM ist es relevant, dass persönliche Daten von Beschäftigten immer auf dem neuesten Stand sind. Ändern sich zum Beispiel Familienstand durch die Geburt von Kindern oder die Meldeadresse, werden all diese Daten werden Unternehmer:innen durch das Melderegister automatisch übermittelt. Kommt es zu dauerhafter Trennung oder Scheidung müssen Beschäftigte dem Finanzamt im Rahmen der ELStAM-Bestimmungen Meldung machen und den Zeitpunkt bekanntgeben, ab wann sie entweder dauernd getrennt leben oder geschieden sind. Die dafür notwenigen interaktiven ElStAM-Formulare gibt es für solche Fälle online bei der Bundesfinanzverwaltung. Gemeldet werden muss dann auch, wenn ein bislang eingetragener Freibetrag nicht mehr gilt.

Angestellten-Rechte im ELStAM-Verfahren

  • Wer sich einen Überblick über seine persönlichen Daten machen möchte, die beim Bundeszentralamt für Steuern gespeichert sind, kann bei seiner zuständigen Finanzbehörde nachfragen. Außerdem können Sie auf diesem Weg Mitteilung erhalten, wer in den vergangenen zwei Jahren jene persönlichen Daten abgerufen hat.
  • Angestellte haben das Recht, bestimmte ungünstigere Lohnsteuermerkmale wie z. B. Lohnsteuerklasse I zu beantragen. So verhindern sie, dass Unternehmen beispielsweise Rückschlüsse auf ihren Familienstand ziehen können.
  • Auf Antrag können Arbeitnehmer:innen ihre ELStAM-Daten für bestimmte Arbeitgeber:innen sperren lassen bzw. mithilfe einer sogenannten Positivliste festlegen, welche Unternehmen abrufberechtigt sind. Liegt jedoch ein Arbeitsverhältnis bei einem gesperrten Unternehmen vor, so muss dieser für den Lohnsteuerabzug die Steuerklasse VI anwenden.

Arbeitnehmer:innen, können Ihre Steuer-ID (bei Verlust o.ä.) beim zuständigen Finanzamt ihres Wohnortes oder bei der Bundeszentralstelle für Steuern erfragen. Ohne Steuer-ID kann ein Unternehmen den Abruf der ELStAM-Daten nicht durchführen. In solch einem Fall müssten Arbeitgeber:innen Lohn oder Gehalt dieser Person immer nach Steuerklasse VI abrechnen.

Zusammenfassung

ELStAM – Alles Wichtige auf einen Blick

  • ELStAM ist die Abkürzung für elektronische Steuerabzugsmerkmale.
  • ELStAM-Daten werden beim Bundeszentralamt für Steuern digital erfasst und verwaltet.
  • Das digitale Format von ELStAM ersetzt seit 2013 die Lohnsteuerkarte in Papierform.
  • Arbeitgeber:innen können jene Lohnsteuerabzugsmerkmale zur Berechnung der Lohnsteuer für jeden Angestellten elektronisch abrufen und müssen sich dazu über das Software-System ELSTER registrieren lassen.
  • Die beim Bundeszentralamt gespeicherten Daten sind für Arbeitgeber:innen verbindlich.
  • Zu einem ELStAM-Datensatz gehören die Steuer-ID der betreffenden Arbeitnehmer:innen, deren Steuerklasse, optional Kinderfreibeträge und Hinweis zur möglichen Kirchensteuerpflicht.
  • Beim Arbeitsantritt oder bei einem Jobwechsel müssen Arbeitnehmer:innen zusätzlich ihr Geburtsdatum und ihren Familienstand angeben. Eine Lohnsteuerkarte in Papierform gibt es nicht mehr.