Was ist eine Lohnsteueranmeldung?
Die Lohnsteueranmeldung ist eine Form der Steuererklärung. Der Steuerpflichtige muss bei der Lohnsteueranmeldung die Steuer selbst ausrechnen. Gesetzliche Grundlage dafür ist der § 150 Abs. 1 S. 2 der Abgabenordnung (AO). Mit der Lohnsteueranmeldung kommt der Arbeitgeber, also auch ein Neugründer, seiner Pflicht gegenüber der Finanzverwaltung nach, die monatliche Vorauszahlung der zu erwartenden Lohn- bzw. Einkommensteuer beim Finanzamt zu melden. Die Lohnsteuervoranmeldung ist in § 41 a Einkommenssteuer-Gesetz (EStG) so geregelt, dass der Arbeitgeber bei jeder Lohnzahlung die Lohnsteuer, den Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls die Kirchensteuer vom Bruttolohn des Arbeitnehmers einbehält und die Anmeldung an das zuständige Betriebsstätten-Finanzamt richtet.
Grundlagen der Lohnsteueranmeldung
Die Lohnsteuer (LSt) ist eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer. Sie wird als Quellensteuer auf Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit erhoben. Der Arbeitgeber behält sie von Lohn und Gehalt des Arbeitnehmers ein und führt sie im Rahmen der Lohnsteueranmeldung an das Finanzamt ab. Die Grundlage des fiskalischen Anspruchs sind das Bestehen und der Inhalt eines vertraglichen Arbeitsverhältnisses. Das Gesetz regelt sehr genau, wann die Lohnsteueranmeldung zu erfolgen hat und welche Pflichten Arbeitgeber und Arbeitnehmer trifft. Für Arbeitnehmer ist die Lohnsteuererklärung schlussendlich relevant, wenn sie ihre gesamte Steuererklärung beim zuständigen Finanzamt einreichen.
Lohnsteuer des Vorjahres ausschlaggebend
Wichtig in diesem Zusammenhang ist auch die Frage, wie hoch die Lohnsteuer im Vorjahr war. Für das jeweils aktuelle Kalenderjahr gelten die Vordruckmuster für die "Lohnsteuer-Anmeldung" und die "Übersicht über die länderunterschiedlichen Werte in der Lohnsteuer-Anmeldung". Diese werden bereits im Vorjahr auf den Seiten des Bundesministeriums der Finanzen online bekanntgemacht. Die Lohnsteuer Anmeldung 2022 publizierte die Bundesbehörde somit bereits 2021.
Was sind die Pflichten des Arbeitgebers?
Geht es um den Lohnsteuerabzug, kommt dem Arbeitgeber eine wichtige Rolle zu. Folgendes muss er leisten bzw. beachten:
Was ist der Anmeldezeitraum für die Lohnsteuer?
Der Lohnsteueranmeldungszeitraum ist grundsätzlich der Kalendermonat. Hat die Lohnsteuer für das vorangegangene Jahr zwischen 800 und 3.000 Euro betragen, ist der Anmeldezeitraum das Quartal, bei weniger als 800 Euro das Kalenderjahr (§ 41a II EStG)."
- Abgabe von Lohnsteueranmeldungen bei Beginn eines Dienstverhältnisses
- Führung des Lohnkontos
- Erstellen von Lohnsteuerbescheinigungen
- Duldung von Lohnsteueraußenprüfungen und Mitwirkungspflicht (§§ 42 ff. EStG)
- Durchführung und Kontrolle der ordnungsgemäßen Lohnsteuerberechnung und der Abführung an das Finanzamt.
Was sind die Pflichten des Arbeitnehmers?
Arbeitnehmer haben keine Wahl. Sie müssen die gesetzlichen Vorgaben akzeptieren, die der Arbeitgeber umsetzt. Folgendes gilt für Beschäftigte:
- Duldung des Lohnsteuerabzugs.
- Abgabe der Lohnsteuerkarte zu Jahresanfang oder deren Beantragung, insbesondere wenn ein zweites oder mehrere Arbeitsverhältnisse bestehen.
- Rechtzeitige Bekanntgabe bei Änderung steuerrelevanter Verhältnisse. Im Fall der schuldhaften Nichtvorlage einer Steuerkarte treten für den Arbeitnehmer Nachteile ein. Grundsätzlich relevant ist die Anwendung der Lohnsteuertabelle nach Steuerklasse VI (§ 39c I EStG).
Wann ist die Lohnsteuer anzumelden?
Die Lohnsteueranmeldung muss mit einer Frist von zehn Tagen nach Ablauf des Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums bei dem zuständigen Betriebsstätten-Finanzamt eingehen. Dabei ist der jeweilige Lohnsteueranmeldezeitraum grundsätzlich der Kalendermonat. Ist der zehnte Tag kein Arbeitstag, so ist die Lohnsteuer-Anmeldung noch fristgerecht eingereicht, wenn sie am nächsten Arbeitstag eingeht.
In diesem vorgegebenen Anmeldezeitraum müssen Arbeitgeber die Abzugsbeträge aller beschäftigten Angestellten in einer Lohnsteueranmeldung zusammenfassen, dann an die Finanzverwaltung übermitteln und die einbehaltenen Beträge überweisen.
Rein theoretisch gibt es die Möglichkeit, eine sogenannte versetzte Lohnsteueranmeldung zu erklären. In diesem Fall verschiebt der Arbeitgeber die Lohnsteueranmeldung dauerhaft um einen Monat, was jedoch voraussetzt, dass der Arbeitnehmer damit einverstanden ist. Bei verspäteter Zahlung der Lohnsteuer erhebt das Finanzamt einen Säumniszuschlag.
Lohnsteueranmeldung: Grenzen und Abgabetermine
- Die Lohnsteueranmeldung erfolgt einmal pro Vierteljahr, wenn die abzuführende Lohnsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 1000 Euro, aber nicht mehr als 4000 Euro betragen hat.
- Die Abgabefrist ist jeweils am 10. April, 10. Juli, 10. Oktober, 10. Januar.
- Die Lohnsteueranmeldung erfolgt jährlich, wenn die abzuführende Lohnsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr nicht mehr als 1.000 Euro betragen hat.
- Die Abgabefrist der jährlichen Lohnsteueranmeldung ist der 10. Januar des jeweiligen Kalenderjahres.
- Hat die Betriebsstätte nicht während des ganzen vorangegangenen Kalenderjahrs bestanden, so ist die für das Vorjahr abzuführende Lohnsteuer auf einen Jahresbetrag umzurechnen.
- Bei Neugründung einer Betriebsstätte ist im Rahmen der Lohnsteueranmeldung der erste volle Kalendermonat auf einen Jahresbetrag umzurechnen. Dieser Betrag ist dann maßgebend für die Bestimmung des Lohnsteueranmeldezeitraums.
Elektronische Lohnsteuerbescheinigung
Am Ende eines Kalenderjahres übermittelt der Arbeitgeber schließlich sämtliche Daten des Jahres und reicht die Lohnsteuerbescheinigung in elektronischer Form ein. Diese gebündelte Übermittlung an die Finanzverwaltung ist ebenfalls gesetzlich vorgeschrieben und erfolgt authentifiziert digital über ELSTER Lohnsteueranmeldung. Darüber hinaus gibt es noch eine Vielzahl von gewerblichen Softwareprodukten, die ELSTER im Rahmen der Lohnsteueranmeldung unterstützen.
Wie wird die Höhe der Lohnsteuer ermittelt?
Als Grundlage dienen hierfür die Angaben, die in den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM), der früheren Lohnsteuerkarte, hinterlegt und in § 39 EStG geregelt sind. Diese können Unternehmer mithilfe einer Arbeitgeberberechtigung in einer Datenbank beim Bundeszentralamt für Steuern abrufen. Der Lohnsteuerabzug erfolgt anhand der Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers. Das sind beispielsweise die jeweilige Steuerklasse, ein individueller Kinderfreibetrag, ein sonstiger Grundfreibetrag oder Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren sowie Kirchensteuerabzugsmerkmale.
Verschiedene Informationen sind notwendig, um alle lohnsteuerrelevanten Informationen für die Steuererklärung abzurufen. Voraussetzung dafür ist ein Zugang zu ELSTER, sowie ein Lohnprogramm, das ELStAM unterstützt. Folgende Daten sind relevant:
- Geburtsdatum
- Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID)
- Angabe zu weiteren Dienstverhältnissen
- Beginn des Beschäftigungsverhältnisses
Weiterführende Informationen zur Lohnsteueranmeldung
Arbeitgeber erhalten, soweit sie nicht die Lohnsteueranmeldung durch einen Steuerberater vornehmen lassen, mit der „Offiziellen Vorlage des Bundesfinanzministeriums“ alle relevanten Informationen. Nur in Härtefällen kann das Finanzamt auf die elektronische Übermittlung der Lohnsteueranmeldung verzichten. In diesem Fall darf der Arbeitgeber die Lohnsteueranmeldung auf einem amtlichen Vordruck übermitteln. Dieser Vordruck ist dann von ihm oder von einer zu seiner Vertretung berechtigten Person zu unterschreiben (§ 41a I EStG).
Lohnsteueranmeldung korrigieren
Eine Korrektur der Lohnsteueranmeldung in einem Vormonat kann Auswirkungen auf Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge haben. Üblich ist, dass die entstehenden Differenzen mit den ursprünglichen Beträgen im aktuellen Abrechnungsmonat verrechnet werden. Für den korrigierten Monat erhält der Arbeitnehmer eine geänderte Lohnabrechnung.
Die Haftung im Rahmen der Lohnsteuererklärung
Arbeitgeber haften gegenüber dem Finanzamt, wenn es um folgende Zusammenhänge geht:
- für die Lohnsteuer, die sie einzubehalten und abzuführen haben.
- für die Lohnsteuer, die beim Lohnsteuer-Jahresausgleich zu Unrecht erstattet wurde.
- für die aufgrund fehlerhafter Angaben im Lohnkonto, in der Lohnsteuer-Bescheinigung oder im Lohnzettel verkürzte Lohnsteuer. Bei Arbeitnehmerüberlassungen kann der Entleiher unter bestimmten Voraussetzungen haftungsweise für die Lohnsteuer der geliehenen Arbeitnehmer in Anspruch genommen werden (§ 42d EStG).
Der Arbeitnehmer kann im Rahmen der Gesamtschuldnerschaft nur in Anspruch genommen werden, wenn:
- der Arbeitgeber die Lohnsteuer nicht vorschriftsmäßig vom Arbeitslohn einbehalten hat.
- der Arbeitnehmer weiß, dass der Arbeitgeber die einbehaltene Lohnsteuer nicht vorschriftsmäßig angemeldet hat.
Haftungsbescheide vom Finanzamt
Dem Arbeitgeber oder Arbeitnehmer werden, wenn sie in Anspruch genommen werden, Haftungsbescheide vom Finanzamt erlassen. Es sei denn, der Zahlungsverpflichtete hatte die Haftung schriftlich anerkannt oder der Arbeitgeber eine Lohnsteueranmeldung abgegeben.
Die konsolidierte Lohnsteueranmeldung
Die Abgabe im Rahmen der Lohnsteueranmeldung kann auch zu einer sogenannten Konsolidierung führen. Eine solche Konsolidierung meint im Finanzwesen die Zusammenfassung von Jahresabschlüssen. Sie erfolgt jedoch immer nur bei der monatlichen Lohnsteueranmeldung. Im Falle einer vierteljährlichen oder jährlichen Lohnsteueranmeldung wird nicht konsolidiert. Eine Konsolidierung bei einem vierteljährlichen oder jährlichen Anmeldezeitraum ist ausschließlich über die Nebenbuchführung möglich. Insgesamt ist eine Konsolidierung immer im Fall von mehreren Mandanten möglich.
Die Voraussetzungen für eine Konsolidierung:
- Die Teilnehmer einer Konsolidierung sind in derselben Datenbank erfasst.
- Für die Teilnehmer sind die gleiche Steuernummer und Finanzamtsnummer hinterlegt.
- Der Anmeldezeitraum ist bei allen Teilnehmern gleich.
- Alle Teilnehmer haben den gleichen Abrechnungsstand.
Lohnsteueranmeldung – Alles Wichtige auf einen Blick
- Die Lohnsteuer ist eine Erhebungsform der Einkommenssteuer und eine Vorauszahlung, die sich im Hinblick auf die im Steuerjahr abzusehende gesamte Einkommenssteuer ergibt.
- Der Arbeitgeber muss mittels der Lohnsteueranmeldung die Summe der einzubehaltenden Lohnsteuer aufführen.
- Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Lohnsteuer seines Arbeitnehmers an das Finanzamt zu überweisen.
- Die Angaben hierfür sind als Grundlage in den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (EStAM) hinterlegt.
- Die Lohnsteuer berechnet sich mithilfe unterschiedlicher Steuerklassen.
- Die Überführung der üblicherweise monatlichen Abgaben durch den Arbeitgeber erfolgt an das zuständige Betriebsstätten-Finanzamt.
- Im Fall von mehreren Mandanten ist es möglich, die Lohnsteueranmeldung zu konsolidieren.