Was ist eine Entgeltumwandlung bzw. Gehaltsumwandlung?
Die Entgeltumwandlung, auch Gehaltsumwandlung genannt, ist eine staatlich geförderte Form der betrieblichen Altersvorsorge (bAV). Seit 2002 sind Sie als Arbeitgeber dazu verpflichtet, dem Wunsch eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin nach dieser Art der Altersvorsorge nachzukommen. Die Entgeltumwandlung bietet Arbeitnehmern die Möglichkeit, einen Teil ihres Bruttogehalts bzw. Bruttolohns in Beiträge zur bAV umzuwandeln.
Viele Arbeitnehmer nutzen z. B. das Urlaubsgeld, das Weihnachtsgeld oder eine Gehaltserhöhung, um es in die Entgeltumwandlung zu investieren. Dieser Teil des Bruttogehalts wird von Ihnen als Arbeitgeber einbehalten und gemäß § 1a Betriebsrentengesetz (BetrAVG) in eine betriebliche Altersvorsorge eingezahlt. Welche Möglichkeiten es gibt, lesen Sie hier.
Seit 2019 Pflicht: 15 % Zuschuss
Seit Januar 2019 sind Sie als Arbeitgeber außerdem dazu verpflichtet, bei neuen bAV-Verträgen 15 % Zuschuss auf die Beiträge Ihrer Mitarbeitenden zu gewähren. Seit 2022 müssen Sie diesen Zuschuss auch für bestehende Verträge bezahlen. Grund für diese Entscheidung ist, dass Sie als Arbeitgeber mit jedem von dem Arbeitnehmer umgewandelten Euro rund 20 Cent an Sozialabgaben einsparen. Daher hat der Gesetzgeber festgelegt, dass diese Einsparungen in Form eines Zuschusses in Höhe von 15 % zu einem Großteil an die Angestellten weitergegeben werden müssen.
Welche Möglichkeiten bietet die Gehaltsumwandlung?
Als Arbeitgeber sind Sie zwar dazu verpflichtet, Ihren Mitarbeitenden eine Bruttoentgeltumwandlung zu ermöglichen. Den Durchführungsweg können Sie jedoch selbst festlegen. Hier stehen Ihnen zum Beispiel diese Möglichkeiten zur Verfügung:
- Direktversicherung: Sie als Arbeitgeber schließen mit einer Versicherungsgesellschaft eine Lebensversicherung zugunsten eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin ab.
- Pensionsfonds: Anders als beispielsweise in den USA sind Pensionsfonds in Deutschland eigenständige Einrichtungen. Sie erbringen Vorsorgeleistungen für Sie als Arbeitgeber zugunsten eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin. Im Gegensatz zur Pensionskasse dürfen Pensionsfonds mehr Risiko bei der Anlage eingehen. Das bedeutet für Ihre Mitarbeitenden höhere Renditechancen, aber gleichzeitig auch höheres Risiko.
- Pensionskasse: Eine Pensionskasse wird von einem Unternehmen oder mehreren Firmen zusammen gegründet – mit der Aufgabe, den Mitarbeitern eine betriebliche Altersvorsorge anzubieten. Diese Form der bAV wird vor allem von großen Unternehmen genutzt.
Grundsätzlich können Sie den Durchführungsweg der Entgeltumwandlung vorgeben. Ansonsten steht es Ihren Mitarbeitenden zu, die Umsetzung über eine Direktversicherung zu verlangen.
Wann ist eine Entgeltumwandlung sinnvoll?
Der Staat fördert das Modell der betrieblichen Altersvorsorge als Entgeltumwandlung bis zu einer Höhe von monatlich 282 Euro (Stand 2022). Auf alle Beiträge der Gehaltsumwandlung bis zu dieser Summe müssen Arbeitnehmer keine Sozialabgaben leisten. Komplett steuerfrei sind die Beträge sogar bis zu 564 Euro pro Monat. Doch wann ist eine Entgeltumwandlung für die Rente überhaupt sinnvoll?
Natürlich müssen Arbeitnehmer am Ende mehr Nutzen aus der Entgeltumwandlung ziehen können, als ihnen Nachteile entstehen. Was bedacht werden muss: Wenn die Betriebsrente höher als 164,50 Euro pro Monat ist, müssen gesetzlich krankenversicherte Rentner den vollen Beitrag zur gesetzlichen Krankenversicherung und den Beitrag zur Pflegeversicherung zahlen. Diese Abzüge sollten durch die eingesparten Sozialabgaben, die Steuervergünstigungen sowie die Arbeitgeberzuschüsse kompensiert werden.
Sind die Abzüge später höher als der finanzielle Nutzen, lohnt sich eine bAV womöglich gar nicht. Manche Sparer müssen schon ein immens hohes Alter weit über 90 erreichen, um die damaligen eingezahlten Beiträge wieder herausbekommen zu können.
Unterstützung vom Arbeitgeber erforderlich
Im Regelfall ist die Entgeltumwandlung für die Rente nur sinnvoll und rentabel, wenn Sie als Arbeitgeber sich mit mindestens 20 % an den Sparbeiträgen beteiligen.
Wie profitieren Sie als Arbeitgeber von der Gehaltsumwandlung?
Der Hauptvorteil für Sie als Arbeitgeber besteht bei einer Entgeltumwandlung darin, dass Sie sich einen Teil der Lohnnebenkosten sparen. Denn wandelt der oder die Angestellte einen Teil seines Bruttogehalts um, fällt dieses geringer aus und die Lohnnebenkosten sinken automatisch mit. So sparen Sie bei den Sozialversicherungsbeiträgen ein. Doch wie oben bereits erwähnt, müssen Sie sich mit mindestens 15 % an der Entgeltumwandlung Ihrer Angestellten beteiligen. Das schmälert die Einsparung erheblich.
Ein weiterer Vorteil: Erfahrungsgemäß sind Unternehmen, die eine betriebliche Altersvorsorge anbieten, für Mitarbeitende und Fachkräfte interessanter. Wer sich also als Arbeitgeber recht großzügig an der Gehaltsumwandlung für die Altersvorsorge der Mitarbeitenden beteiligt, bindet diese noch effektiver und bietet für neue Mitarbeitende einen überzeugenden Anreiz.
Entgeltumwandlung in der Lohnbuchhaltung am Beispiel privater Altersvorsorge
Eine Gehalts- bzw. Lohnabrechnung am Beispiel eines konkreten Modells der betrieblichen Altersvorsorge kann einem interessierten Mitarbeiter verdeutlichen, ob sich die Entgeltumwandlung für ihn rentiert. Auch zeigt das Beispiel, welcher „neue“ Netto- bzw. Auszahlungsbetrag sich aufgrund der Gehaltsumwandlung ergibt. Mit einem Lohnabrechnungsprogramm wie Lexware lohn+gehalt gelingt dies mit wenigen Klicks. Ein Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch alle nötigen Eingaben.
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Entgeltumwandlung: Beispiel mit einem Bruttogehalt von 2.800 Euro
Jens Mustermann ist 28 Jahre alt, ledig und kinderlos. Damit fällt er in Steuerklasse I. Die Steuern und Abgaben, die von seinem Bruttogehalt in Höhe von 2.800 Euro abgezogen werden, sehen wie folgt aus:
- 380 Euro Lohnsteuer
- 20,90 Euro Solidaritätszuschlag
- 34,20 Euro Kirchensteuer
- Gesamt: 435,10 Euro
Jens möchte monatlich 250 Euro in eine private Rentenversicherung investieren. Dadurch werden nun statt einem Gehalt von 2.800 Euro nur noch 2.550 Euro versteuert. Somit ergeben sich anstatt 435,10 Euro steuerlicher Abzüge lediglich noch 364 Euro. Diese teilen sich folgendermaßen auf:
- Lohnsteuer: 318,25 Euro
- Solidaritätszuschlag: 17,50 Euro
- Kirchensteuer: 28,64 Euro
- Gesamt: 364,39 Euro
Ergänzt wird diese Berechnung noch um die Sozialabgaben. Denn auch hierauf wirkt sich die Entgeltumwandlung positiv aus. In Bezug auf unser Beispiel ergibt sich Folgendes:
- Netto- und Auszahlungsbetrag ohne Entgeltumwandlung
Nach Abzug aller Steuern und Sozialabgaben (Renten-, Pflege-, Arbeitslosen- und Krankenversicherung) bleibt bei einem Bruttogehalt von 2.800 Euro folgender Netto- und Auszahlungsbetrag:
2.800 Euro - 435,10 Euro Steuern - 582 Euro Sozialabgaben = 1.782,90 Euro - Netto- und Auszahlungsbetrag mit Entgeltumwandlung
Wenn nun allerdings anstatt eines Bruttolohns von 2.800 Euro aufgrund der Gehaltsumwandlung nur 2.550 Euro brutto versteuert werden müssen, ergibt sich folgender Nettobetrag:
2.800 - 364,39 Euro Steuern - 531 Euro Sozialabgaben = 1.904, 61 Euro
Abzüglich der 250 Euro für die bAV ergibt sich folgender Auszahlungsbetrag:
1.904,61 Euro - 250 Euro Entgeltumwandlung = 1.654,61 Euro
Die 250 Euro zahlen Sie als Arbeitgeber direkt in den entsprechend vereinbarten Sparplan der bAV ein.
In unserem Beispiel für eine Entgeltumwandlung investiert Jens insgesamt 250 Euro als Zukunftssicherung von seinem Bruttogehalt. Netto kostet ihn das letztendlich aber nur 121,71 Euro, also die Differenz zwischen den beiden Nettobeträgen in den beispielhaften Lohnabrechnungen:
1.904,61 Euro – 1.782,90 Euro = 121,71 Euro
Staatliche Förderung
Rund 51 % werden vom Staat in Form von eingesparten Steuern und Sozialabgaben beigesteuert. Dafür muss Jens jedoch akzeptieren, dass fortan etwas weniger auf seinem Girokonto landet.
Viele Arbeitnehmer wissen gar nicht, was durch eine recht einfache Entgeltumwandlung möglich ist. Anhand eines solchen Rechenbeispiels für eine Gehaltsumwandlung samt Möglichkeiten sind Mitarbeitende immer wieder positiv überrascht und denken dadurch aktiv über eine betriebliche Altersvorsorge in dieser Form nach.
Brutto und Netto zur Entgeltumwandlung per Klick berechnen – mit einer Lohnsoftware
Mit einer professionellen Lohnsoftware ist ein Beispiel für die Entgeltumwandlung und deren Auswirkung auf die Lohnabrechnung schnell und einfach erstellt. So sind Sie in der Lage, Ihren Mitarbeitenden zu veranschaulichen, welchen Effekt eine konkrete Gehaltsumwandlung auf deren Brutto- und Nettolohn hätte. Dadurch können diese viel leichter entscheiden, ob diese Form der betrieblichen Altersvorsorge sich für sie lohnt.
Für Arbeitgeber, die ein mitarbeiterorientiertes Unternehmen führen, ist daher ein modernes Lohnprogramm zu empfehlen. Es gehört quasi zum Inventar für eine professionelle Lohnbuchhaltung. Außerdem können Sie Ihre Mitarbeitenden mit einer entsprechenden Software immer optimal beraten und gemeinsam die bestmögliche Lösung finden – wie am Beispiel der Entgeltumwandlung gezeigt.
Das Wichtigste zur Entgeltabrechnung auf einen Blick
- Die Entgeltumwandlung ist eine Form der betrieblichen Altersvorsorge (baV), die vom Staat gefördert wird und die Sie als Arbeitgeber auf Wunsch eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin verpflichtend anbieten müssen.
- Eine Entgeltumwandlung rechnet sich in der Regel nur für den Mitarbeiter, wenn Sie sich als Arbeitgeber mit mindestens 20 % beteiligen.
- Eine Entgeltabrechnung, in der die gewünschte bAV beispielhaft dargestellt wird, zeigt dem Mitarbeiter anschaulich, ob sich das Modell für ihn rentiert.