Schema zur Abrechnung der Gehaltsabrechnung
Gehaltsabrechnung Schema

Schema zur Abrechnung der Gehaltsabrechnung: So berechnen Sie Löhne und Gehälter

Eine Gehaltsabrechnung zu erledigen, ist gar nicht so schwer. Wer sich beim Erstellen der Gehaltsabrechnung an einem Schema orientiert, dem gelingt die Abrechnung für Standardlöhne ohne große Schwierigkeiten. Natürlich ist es wichtig, dass Sie die Grundbegriffe der Lohnbuchhaltung kennen und sich bereits mit den Anforderungen von Finanzämtern, Behörden und Ämtern auseinandergesetzt haben. Ohne Grundwissen ist es nämlich nicht möglich, die Richtigkeit einer Abrechnung zu überprüfen.

Folgendes sollte Sie wissen: Erstellen Sie die Gehaltsabrechnung für Ihre Angestellten selbst, sind sie haftbar. Die Haftung besteht gegenüber den Finanzbehörden und den Sozialversicherungsträgern. Auch Mitarbeiter können Sie für Fehler haftbar machen. Das gilt auch, wenn Sie die Abrechnung mit einer Buchhaltungs- oder Lohnbuchhaltungssoftware erstellen oder sie vom Steuerberater anfertigen lassen. Sorgfalt lohnt sich somit immer.

Eine Lohn- und Gehaltsabrechnung folgt im Prinzip immer einem bestimmten Schema. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie Löhne oder Gehälter abrechnen. Zuerst müssen Sie den Bruttoverdienst auflisten. Dieser besteht aus mehreren Teilen.

Eine Gehaltsabrechnung nach Schema erfolgt immer in diesen vier Schritten:

  • Aufstellung des Gesamtbrutto

  • Ermittlung der Steuern aus dem Steuerbrutto

  • Ermittlung der Sozialversicherungsbeiträge aus dem Sozialversicherungsbrutto

  • Berechnen des Nettolohns/Nettogehalts und des Auszahlungsbetrags

Das gesamte Schema für die Berechnung von Lohn und Gehalt sieht wie folgt aus:

Grundlohn

zzgl. Zuschläge (Nachtarbeit, Wochenendzuschlag, Überstunden)
zzgl. Prämien und Provisionen
zzgl. Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Lohnnachzahlungen
zzgl. Sachbezüge
zzgl. Weihnachtsgeld

= Bruttolohn

abzgl. Lohnsteuer
abzgl. Kirchensteuer
abzgl. Solidaritätszuschlag
abzgl. Sozialversicherungsbeitrag

= Nettolohn

abzgl. Nettolohnabzüge wie

  • vermögenswirksame Leistungen,

  • Vorschüsse, Sachbezügen/geldwerte Vorteile oder Pfändungen

= auszuzahlender Lohn- bzw. Gehaltsbetrag

Wenn Sie die Abrechnung vornehmen, müssen Sie zudem die Lohnsteuertabelle anwenden. Welche das ist, ergibt sich aus den Angaben der Lohnsteuerkarte. Dort finden Sie die eingetragene Steuerklasse. Außerdem ist auf der Lohnsteuerkarte auch zu finden, ob Steuerfreibeträge bereits bei der Abrechnung zu berücksichtigen sind.

1. Das Gesamtbrutto ermitteln

Um den Gesamtbruttolohn zu ermitteln, müssen Sie alle Positionen zusammentragen, die den laufenden Bruttolohn bzw. das laufende Bruttogehalt ergeben. Auch Einmalzahlungen, wie Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld, gehören zum Bruttolohn. Zudem sind Arbeitgeberleistungen zu berücksichtigen. Dazu gehören

  • vermögenswirksame Leistungen (VWL)
  • Zuschläge für Feiertags- oder Sonntagsarbeit, Schmutzzulagen und Lärmzulagen
  • Sachbezüge wie Firmenwagennutzungen oder Tankgutschein
  • Leistungsprämien
  • Urlaubsgeld
  • Weihnachtsgeld
  • Jubiläumszuwendungen
  • Abfindungen
Entgeltabrechnung Schema Urlaubsgeld

2. Entgeltabrechnung nach Schema: Ermittlung der Steuern aus dem Steuerbrutto

Im 2. Schritt des Gehaltsabrechnung-nach-Schema-Verfahrens benötigen Sie das Steuerbrutto, um Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschläge zu errechnen. Das Steuerbrutto ergibt sich, wenn das Gesamtbrutto durch Freibeträge, Altersentlastungsbeträge, Versorgungsfreibeträge und weiteren Zuschlägen zum Versorgungsfreibetrag gemindert wird.

Zudem ist es relevant, lohnsteuerfreie Bezüge zu beachten. Diese sind, wie der Zusatz „lohnsteuerfreie“ ausdrückt, nicht Bestandteil der Bemessungsgrundlage, um Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag zu berechnen.

Lohnsteuerfreie Bezüge, die zu Fehlern in der Abrechnung führen können, wenn sie nicht überprüft werden, sind:

  • Zuschläge für Sonntagsarbeit, Feiertagsarbeit und Nachtarbeit bis zu einer bestimmten Höhe
  • Zuschüsse für Kindergarten oder Betriebsveranstaltungen
  • Pauschale Lohnbestandteile
  • gesetzlich verankerte Zuschüsse zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung

Diese sollten Sie im Einzelfall gesondert überprüfen. Ist das Gesamtbrutto durch die aufgezählten Positionen gekürzt, wird Ihnen das steuerpflichtige Entgelt angezeigt. Anhand der Grundtabelle können Sie nun ablesen, wie hoch die Belastung mit Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag ausfällt.

Die Lohnsteuertabelle

In der Lohnsteuertabelle finden Sie Angaben dazu, welche Lohnsteuerabzüge der Bruttolohn auslöst. Die Angaben sind nach den verschiedenen Steuerklassen gruppiert.

Die auf der Lohnsteuerkarte angegebene Lohnsteuerklasse beeinflusst somit die Höhe des Lohnsteuerabzugsbetrages, der bei der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung zu berücksichtigen ist.

Die Lohnsteuerkarte

Jeder Arbeitnehmer bekam bei der zuständigen Gemeinde bis zum Jahr 2011 eine Lohnsteuerkarte. Auf der Lohnsteuerkarte machte die Gemeinde spezifische Angaben, die Arbeitgeber für die Erstellung der Lohnabrechnung sowie der daran gekoppelten Meldungen an die Sozialversicherungsträger benötigten. Heute wird das elektronische ELStAM-Verfahren angewendet. Der Arbeitnehmer muss Ihnen lediglich seinen Namen, die Steuer-Identifikationsnummer und das Geburtsdatum mitteilen. Daraufhin rufen Sie die weiteren Informationen online ab:

  • die gültigen Adressdaten des Arbeitnehmers

  • sein Geburtsdatum

  • Informationen zur Eingruppierung innerhalb der Steuerklassen

  • Kinderfreibeträge

  • Steuerabzugsbeträge

  • Konfession

3. Ermittlung der Sozialversicherungsbeiträge aus dem sozialversicherungspflichtigen Brutto

Im Bereich der Sozialversicherung sind keine speziellen Freibeträge zu berücksichtigen. Dafür sind eine ganze Reihe von Bestandteilen beitragsfrei. Diese sind vom Gesamtbrutto abzuziehen, um die Besteuerungsgrundlage für die Sozialversicherung zu ermitteln.

Zu den beitragsfreien Bestandteilen gehören Zuschüsse für Kindergärten und Betriebsveranstaltungen sowie Gutscheine und anderes.

Gehaltsabrechnung Schema - Zuschuss Kindergarten

Gedeckt wird der Beitrag zur Sozialversicherung durch die jährlich festgelegte Beitragsbemessungsgrenze. Eine professionelle Lohnbuchhaltungssoftware verfügt jeweils über die aktuellsten Informationen, da regelmäßige Updates zum Standard gehören.

Erfassen Sie die Gehaltsabrechnung mit einer Software, dann vergessen Sie gewiss keine Position. Denn die Software fragt alle Einzelheiten ab. Ist das Sozialversicherungsbrutto ermittelt, werden auf dieser Grundlage die Beiträge zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung ermittelt.

4. Gehaltsabrechnung nach Schema: Berechnung des Nettolohns

Im letzten Schritt der „Entgeltabrechnung nach Schema“-Berechnung wird der Nettolohn ermittelt. Die Berechnung des Nettolohns beziehungsweise Nettogehalts als Auszahlungsbetrag ergibt sich aus folgender Rechenkette: Gesamtbrutto minus Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag, Arbeitnehmeranteile, Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung ist gleich Nettolohn.

Der Nettolohn wird durch weitere Abzüge wie vermögenswirksame Leistungen, Vorschüsse, Sachbezüge und Pfändungen gemindert oder beispielsweise durch Zuschüsse zur Kranken- oder Pflegeversicherung nach oben korrigiert. Unterm Strich ergibt sich daraus schlussendlich der Auszahlungsbetrag für den Arbeitnehmer.

Weitere To-Do’s beim Erstellen der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Am Ende des Kalenderjahres übermitteln Sie dem Finanzamt Daten zum Bruttoarbeitslohn inklusive der Sachbezüge, der einbehaltenen Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, der Kirchensteuer und des Anteils des Arbeitgebers an den Gesamt-Sozialversicherungsbeiträgen. Die Angaben generieren sich anhand der Daten, die Sie während des Jahres Monat für Monat sorgfältig eingetragen haben.

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