Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter:innen beschäftigen, sind Sie dazu verpflichtet, eine Lohnabrechnung für diese zu erstellen. Wie Sie diese Pflicht erfüllen, bleibt jedoch zu einem großen Teil Ihnen selbst überlassen. Laut Gewerbeordnung sind Sie als Arbeitgeber:in lediglich zur Abrechnung in Textform verpflichtet. Eine einfache und günstige Methode ist die Erstellung der Entgeltabrechnung mittels eines entsprechenden Lohnabrechnungsprogramms.
Im Gegensatz zu einem ausgelagerten Lohnbüro, das diese Aufgabe für Sie übernimmt, bleiben die Vorgänge im Unternehmen. Außerdem ist es eine kostensparende Alternative, da die meisten Vorgänge schnell erlernt und innerhalb kürzester Zeit routiniert durchgeführt werden können. Welche Vorteile Ihnen die digitale Lohnabrechnung im Vergleich zur Abrechnung mit einer klassischen Lohnabrechnungssoftware bietet, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Lohnabrechnung online: Das müssen Sie beachten
Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung zukünftig online erstellen möchten, sollten Sie im Vorfeld einige Dinge beachten. Gerade wenn Sie zuvor noch nicht mit Lohnabrechnungsprogrammen gearbeitet haben, sollten Sie sich informieren, welche Anbieter den passenden Funktionsumfang für Ihre interne Lohn- und Gehaltsabrechnung bieten. Bei Cloud-Lösungen, mit denen Sie die Lohnabrechnung online erledigen, gibt es zudem spezielle Faktoren zu berücksichtigen, wie Datenspeicherung und Datenschutz oder die Verfügbarkeit von Servern für die technische Sicherheit.
Lohn- und Gehaltsabrechnung in der Cloud
Da Sie bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung alle Daten online in der Cloud speichern und auf die Daten via Browser zugreifen, sind selbstverständlich Themen wie Datenschutz, Datensicherheit und Datensicherung nicht außer Acht zu lassen. Folgendes sollten Sie zur Gehaltsabrechnung in der Cloud wissen oder berücksichtigen:
- Achten Sie bei der Wahl des Online-Programms auf eine:n zuverlässige:n Anbieter:in mit hohen Sicherheitsstandards.
- Sinnvoll ist eine Datenspeicherung auf deutschen Servern, um dem deutschen Datenschutzrecht zu entsprechen.
- Eine gut erreichbare Kund:innenservice-Hotline ist zusätzlich ein praktischer Helfer in Notfällen.
- Sie müssen keine eigene Infrastruktur für die Server bereitstellen, sondern mieten diese direkt bei dem oder der Anbieter:in, was Ihnen Aufwand und hohe Kosten erspart.
- Die Server des Rechenzentrums werden regelmäßig upgedatet und die Sicherheit geprüft und überwacht.
Ansonsten bietet eine Cloud-Lösung für die Lohnabrechnung Ihrer Mitarbeiter:innen vor allem viele Vorteile, wie den Zugriff von unterwegs oder von mehreren PCs aus.
Technische Voraussetzungen für die Gehaltsabrechnung online
Um aus technischer Sicht keine bösen Überraschungen zu erleben, sollten Sie sich vorab auch über dieses Thema informieren. Jedoch gibt es bei der Gehaltsabrechnung online nur wenige Anforderungen, die Ihr technisches Equipment erfüllen muss.
Da die Anwendung direkt im Webbrowser stattfindet, müssen Sie für die Erstellung von Lohnzettel & Co. lediglich ein internetfähiges Endgerät wie etwa einen Laptop, ein Tablet oder ein Smartphone mit aktiver Internetverbindung besitzen. So können Sie sich jederzeit von unterwegs in die Software einloggen und aktuelle Daten in Echtzeit abrufen. Hat ein:e Mitarbeiter:in der Lohnbuchhaltung gerade eine Änderung vorgenommen, so wird diese direkt angezeigt.
Vorteile der Lohnabrechnung online
Um die Lohnabrechnung selbst zu erstellen, können Sie zum einen zu einer On-Premise-Lösung greifen, die Sie lokal auf einem Rechner im Unternehmen installieren. Von hier aus können Sie oder die zuständigen Mitarbeiter:innen die monatlichen Entgeltabrechnungen erledigen. Allerdings besteht auch die Möglichkeit, die Lohnabrechnung online zu erstellen. In diesem Fall können Sie als Arbeitgeber:in flexibel mit einer Cloud-Lösung für die Lohnbuchhaltung arbeiten. Der entscheidende Unterschied: Sie können von verschiedenen Endgeräten – wie Tablet, Smartphone oder Laptop – auch von unterwegs jederzeit auf die Daten zugreifen, die Lohnabrechnung online erstellen oder sich einen Überblick verschaffen. Zudem profitieren Sie von einer ganzen Reihe an weiteren Vorteilen. Dazu gehören u. a.:
- Höhere Flexibilität dank Nutzung über den Browser
- Günstige Alternative zum Lohnbüro
- Schnelle Einarbeitung der zuständigen Mitarbeiter:innen
- Einfache Handhabung und Bedienung
- Überschaubarer Funktionsumfang
- Hoher Automatisierungsgrad
- Zeitersparnis durch weniger Aufwand
- Mobiler Zugriff auch von unterwegs oder aus dem Homeoffice
- Keine eigene IT-Infrastruktur notwendig
Wenn Sie die passende Lösung für sich suchen und noch unsicher sind, welche besser zu Ihnen passt, erfahren Sie hier mehr.
Lohnabrechnung online: Auch für Einsteiger:innen geeignet
Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Entgeltabrechnung mittels einer Online-Lohnabrechnungssoftware zu erledigen, können Sie nicht nur Kosten einsparen. Sie haben auch den Vorteil, dass Sie selbst oder Ihre Mitarbeiter:innen mit wenigen Vorkenntnissen im Bereich Lohnbuchhaltung direkt mit der Online-Lohnabrechnung starten können. Denn die digitale Lohnabrechnungslösung leitet Sie Schritt für Schritt durch die einzelnen Prozesse.
Da es sich in der Regel um wiederkehrende monatliche Vorgänge handelt, werden diese automatisiert erledigt und Sie müssen dafür nur wenige Klicks vornehmen. Sollten doch einmal Sonderfälle auftauchen, finden Sie im Hilfebereich nützliche Informationen oder Sie kontaktieren den Kund:innenservice mit Ihrer Frage.
Automatische Meldungen und Verbuchung der erstellten Lohn- und Gehaltsabrechnung
Wie bei einer On-Premise-Lösung verfügt auch eine Online-Lohnabrechnungssoftware wie z. B. lexoffice Lohn & Gehalt über integrierte Schnittstellen zu Finanzamt und Steuerberater:in. Dadurch schaffen Sie kurze Wege und gesetzlich verpflichtende Meldungen übermittelt die Software automatisch und fristgerecht für Sie.
Maßgeschneidert für kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeiter:innen
Gerade wenn Ihr Unternehmen nur wenige Mitarbeiter:innen umfasst, reicht eine Software für die einfache Erstellung der Lohnzettel und Gehaltsabrechnungen. Eine Lösung wie lexoffice ermöglicht es Ihnen trotz übersichtlichem Funktionsumfang, alle Pflichten zu erfüllen:
- schnell und einfach Löhne und Gehälter abrechnen
- monatliche Abwesenheiten (z. B. Krankheit, Urlaub etc.) Ihrer Mitarbeiter:innen erfassen
- die Arbeitszeiterfassung erledigen
- Zuschläge und Abgaben berechnen
- Meldungen an Sozialversicherung, Krankenkasse und andere Institutionen versenden
- Gehaltsabrechnung (auch) digital versenden
Einfacher Austausch mit dem oder der Steuerberater:in
Viele Cloud-Lösungen für die Verdienstabrechnung sind über eine Schnittstelle direkt mit der firmeneigenen Buchhaltungssoftware verbunden. Dadurch werden Löhne und Gehälter auch automatisch auf die richtigen Kostenstellen verbucht. Sollten Sie gerade am Anfang nochmal mit Ihrem oder Ihrer Steuerberater:in Rücksprache halten wollen, können Sie ihm über den Steuerberater:innen-Zugang der Buchhaltungssoftware Zugriff auf relevante Daten geben. Dadurch können Änderungen oder Anpassungen schnell vorgenommen und direkt wieder gespeichert werden. Dies spart lange Telefonate oder das Warten auf einen Termin mit dem oder der Steuerberater:in.
Lohnabrechnung online: Das Wichtigste auf einen Blick
- Neben der Datensicherheit gibt es weitere Faktoren, die Sie beachten sollten, wenn Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungen online erstellen möchten.
- Lohnprogramme in der Cloud bieten überzeugende Vorteile, wie z. B. das mobile und flexible Arbeiten auf verschiedenen Endgeräten, da nur ein Internetzugang und Webbrowser nötig sind.